Creare e inviare richieste di modifica

È praticamente inevitabile che in un progetto non vi siano dei cambiamenti: può aumentare o diminuire l'entità del progetto, cambiare il materiale o anche le decisioni. Quando ciò accade, Houzz Pro ti permette di creare richieste di modifica direttamente dai tuoi preventivi già approvati e inviarli al tuo cliente per essere approvati.

La richiesta di modifica addebita al cliente solo la differenza tra il costo previsto e quello aggiornato. Questo ti permette di inviare una richiesta di pagamento per l'importo previsto e ottenere separatamente nella richiesta di modifica il pagamento per i costi aggiornati.

Creare una richiesta di modifica

Ci sono vari modi per creare una richiesta di modifica. Puoi crearne una da zero, da un template oppure da un preventivo approvato.

Creare una richiesta di modifica da zero

Per creare una richiesta di modifica da zero, seleziona l'icona "Progetti" dalla navigazione a sinistra e poi il progetto in questione. Seleziona "Richieste di modifica" e poi premi il pulsante "Nuova richiesta di modifica" in alto a destra. Seleziona "Da zero" dal menu a tendina.

Creare una richiesta di modifica da un template

Per creare una richiesta di modifica da un template esistente, fai clic sull'icona "Progetti" nella navigazione a sinistra, quindi seleziona il progetto in questione. Seleziona "Richieste di modifica" nel menu a sinistra del progetto, quindi fai clic sul pulsante "Nuova richiesta di modifica" in alto a destra. Seleziona "Dal template" dal menu a tendina.

Per saperne di più sulla creazione di un nuovo template, vai alla sezione "Creare un template per richieste di modifica".

Creare una richiesta di modifica da un preventivo approvato

Per creare una richiesta di modifica da un preventivo approvato, apri il documento. Puoi creare una richiesta di modifica con tutte le voci del preventivo incluse, oppure seleziona singolarmente le caselle di controllo accanto alle voci specifiche che desideri modificare.

A questo punto, puoi selezionare "Crea richiesta di modifica" proprio sopra le voci di riga, oppure seleziona "Crea richiesta di modifica" dal menu a tendina "Azioni" nella parte superiore del preventivo.

Modificare una richiesta di modifica

Una volta che hai creato la richiesta di modifica, puoi effettuare le modifiche necessarie: aggiornare quantità e prezzi, aggiungere appunti per ogni singolo elemento o aggiungere nuovi elementi. Successivamente puoi inviarla al tuo cliente per essere approvata.

Modifica delle voci di riga

Se crei una richiesta di modifica da zero o da un template, puoi modificare direttamente gli elementi, come in qualsiasi altro documento.

Se crei una richiesta di modifica da un preventivo approvato, la richiesta di modifica avrà una riga per le quantità pianificate e una riga per le quantità aggiornate, i materiali, la manodopera e i profitti.

I valori previsti provengono direttamente dal preventivo approvato e non possono essere modificati. I valori aggiornati, invece, possono essere modificati cliccando sul valore desiderato. Puoi anche modificare il nome dell'elemento nonché aggiungere appunti. Quando effetti modifiche, noterai che le parti modificate vengono marcate in giallo. In questo modo puoi vedere a colpo le tue modifiche.

Nell'esempio soprastante: il costo delle piastrelle è aumentato da 75,40 € a 80 € per metro quadrato. I costi per la manodopera sono aumentati da 75,40 € a 77 € per ora. Il costo complessivo per il materiale e la posa del pavimento è aumentato dunque da 2940,40 € a 3081,00 €. La differenza dei costi per queste voci è riportata nel costo totale che si trova in basso della richiesta di modifica.

Aggiungere nuovi elementi

Oltre a modificare gli elementi esistenti, puoi aggiungere nuovi elementi alla richiesta di modifica. A tale scopo, fai clic sul campo "Aggiungi elemento" nel documento per aggiungere manualmente le informazioni. Puoi creare un nuovo elemento o cercare e selezionare un elemento esistente. Vedrai gli elementi provenienti da "I miei elementi" o dagli elementi di progetto.

Il menu sulla destra del tuo documento ti dà accesso a elementi da varie fonti:

• I miei elementi: elementi dalla tua raccolta di prodotti ed elementi
• Template: elementi da template di documento esistenti
• Preventivi recenti: elementi da preventivi di altri progetti

Utilizza i filtri e la barra di ricerca per trovare rapidamente gli elementi desiderati, quindi fai clic sugli elementi da aggiungere alla richiesta di modifica. Una volta aggiunto, è possibile aggiornare manualmente i dettagli, come le descrizioni, la quantità o la marcatura di un elemento imponibile.

Creare gruppi da elementi

Gli elementi della richiesta di modifica possono essere raggruppate per creare un elemento principale. Questo è particolarmente utile per la creazione di pezzi personalizzati o per la fatturazione di elementi composti da più componenti, quando non desideri mostrare al cliente ogni minimo dettaglio. Per saperne di più, consulta l'articolo Come creare gruppi.

Altre azioni

Nel menu a tendina "Azioni" vi sono molte altre modifiche che puoi effettuare nella tua richiesta di modifica. Queste includono:

• Approva
• Crea fattura
• Crea ordine di acquisto
• Salva come template
• Pubblica nel pannello di controllo clienti
• Scarica quale PDF
• Esporta in Excel
• Stampa
• Unisci
• Scarica schede prodotto
• Archivia
• Rimuovi

Aggiornare i dettagli dei pagamenti

Nella sezione "Pagamenti" puoi modificare alcuni dettagli, come il numero dei pagamenti, il nome del pagamento, i termini di pagamento e la data di scadenza. Una volta approvato una richiesta di modifica, non sarà più possibile modificare questi dettagli senza riaprire il documento per la modifica.

Per impostazione predefinita, il piano di pagamento includerà un solo pagamento. Se desideri aggiungere altri pagamenti, fai clic sul pulsante "Programma pagamento".

I pagamenti aggiuntivi appariranno automaticamente nella sezione "Pagamenti" - è possibile modificare il nome, l'importo, i termini di pagamento e la data di scadenza direttamente nel documento facendo clic sulla riga corrispondente.

Se disponi di più pagamenti e desideri riordinarli, basta fare clic e trascinare un pagamento finché non si trova nell'ordine desiderato.

Per quanto riguarda l'importo del pagamento, puoi regolare il menu a tendina per selezionare un importo in euro o una percentuale. Effettua le modifiche e fai clic sul segno di spunta per salvare.

Rimuovere un pagamento

Se devi modificare un pagamento, puoi cambiare facilmente i dettagli del pagamento direttamente nel documento, facendo clic sulla riga corrispondente e apportando le modifiche.

Per rimuovere un pagamento, passa il mouse sul pagamento e fai clic sull'icona con i tre puntini a destra. Da qui, selezionare "Rimuovi pagamento".

Registrare un pagamento

Per registrare manualmente un pagamento, clicca su "Registra il pagamento" nella sezione "Pagamenti" oppure leggi il seguente articolo per saperne di più: Come registrare un pagamento.

Creare un template per richieste di modifica

Se disponi di un modello standard per la tua attività che desideri utilizzare più volte, puoi anche creare un template per richieste di modifica personalizzato.

Una volta che hai creato la richiesta di modifica con il formato preferito, seleziona il menu a discesa "Azioni" e seleziona "Salva come template".

Da qui puoi assegnare un nome al template e selezionare tutte le sezioni che desideri mantenere per il template di richiesta di modifica. Fai clic su "Salva".

Una volta creato il template, potrai accedervi nel "Centro template" ogni volta che ne hai bisogno: basta guardare nella sezione "I miei template".

Condividere la richiesta di modifica con il cliente

Prima di condividere la richiesta di modifica con il cliente, assicurati di selezionare "Anteprima" per visualizzare la vista del cliente. Apparirà un'anteprima dove potrai rivedere il formato del documento e verificare che tutte le informazioni siano corrette nonché personalizzare quali informazioni desideri mostrare al cliente nel pannello a destra "Personalizza ciò che il cliente può vedere".

Per saperne di più sulle opzioni di anteprima nelle richieste di modifica, leggi Come personalizzare ciò che il cliente può vedere nei documenti finanziari.

Quando sei pronto a condividere il documento con il cliente e ad ottenerne l'approvazione, seleziona "Invia" nella parte superiore della richiesta di modifica.

Ora puoi personalizzare l'e-mail che il cliente riceverà.

Per un'e-mail, puoi modificare l'oggetto e il testo dell'e-mail. Se disponi di un template di e-mail che desideri utilizzare, puoi selezionarlo nel link "I miei template" in fondo alla casella di testo.

Quando l'e-mail è pronta, fai clic su "Invia".

Il tuo cliente riceverà un'e-mail dove può approvare la richiesta di modifica. A tale scopo, deve aprire la richiesta di modifica, controllarla e cliccare su "Approva e firma".

Il tuo cliente può aggiungere la sua firma elettronica alla richiesta di modifica e premere "Salva". Una volta completato questo passo, la richiesta di modifica sarà approvata e tu riceverai una notifica.

Se il cliente apporta delle modifiche ed è necessario modificare la richiesta di modifica, devi riaprirla per la modifica. A tale scopo, fai clic su "Azioni", quindi seleziona "Riapri per modificare" dal menu a discesa.

Quando riapri una richiesta di modifica, perdi la firma elettronica del cliente e pertanto devi richiedere nuovamente l'approvazione.

Puoi inoltre approvare la richiesta di modifica tu stesso, invece di inviare e richiedere l'approvazione del cliente. A tale scopo, seleziona "Approva" dal menu a tendina "Azioni" nella parte superiore della richiesta di modifica.

Aggiungere commenti nelle richieste di modifica

Una volta condivisa la richiesta di modifica con il cliente, puoi comunicare con lui (e con i membri del team) direttamente sul documento utilizzando la funzione di commento in alto. In questo modo è possibile fare facilmente riferimento ai dettagli del documento di cui si sta discutendo e mantenere le conversazioni organizzate. Per saperne di più, consulta Come aggiungere un commento nei documenti in Houzz Pro.