Come creare e condividere appunti quotidiani

Con gli appunti quotidiani, puoi registrare ciò che accade ogni giorno nel tuo cantiere e condividere facilmente queste informazioni con il tuo cliente. Puoi anche chiedere al tuo team o ai subappaltatori di aggiungere appunti quotidiani per riassumere i loro progressi, in modo da tenerti aggiornato anche se non sei sul posto.

Come creare appunti quotidiani

Per accedere agli appunti quotidiani, vai all'icona "Progetti" nella navigazione a sinistra e apri il progetto corrispondente. Seleziona "Appunti quotidiani" dal menu del progetto.

Se si tratta del primo appunto quotidiano, puoi selezionare il pulsante "Nuovo appunto quotidiano" al centro dello schermo o il pulsante "Crea appunto quotidiano" in alto a destra.

Se hai già creato degli appunti quotidiani, questi saranno elencati qui. Per creare un nuovo appunto quotidiano, seleziona il pulsante "Crea appunto quotidiano" in alto a destra dello schermo.

Una volta creato un nuovo appunto quotidiano, puoi digitare gli appunti nella casella di testo "Panoramica". Aggiungi tutte le informazioni pertinenti, come i progressi compiuti, le domande o i dubbi emersi, i subappaltatori che si sono fermati, ecc. È possibile aggiungere la formattazione del testo e allegare link, foto o file, se necessario.

Sotto la sezione "Panoramica", puoi vedere ulteriori sezioni quali il bollettino meteo, il programma del progetto, le entrate di tempo dei membri del team e un elenco di attività o problemi da risolvere. Usa il pulsante "Personalizza" nella parte superiore dell'appunto per attivare/disattivare determinate sezioni se necessario.

Nel menu a tendina "Azioni", puoi selezionare "Duplica e modifica" se desideri riutilizzare questo formato per un altro appunto quotidiano. Puoi altresì selezionare "Pubblica nel pannello di controllo clienti" se vuoi condividere l'appunto con il tuo cliente o "Rimuovi dal pannello di controllo clienti" per annullare la condivisione oppure "Rimuovi" per rimuovere l'appunto quotidiano.

Seleziona il pulsante "Anteprima" se desideri visualizzare l'appunto quotidiano come lo visualizzerebbe un cliente.

Definire impostazioni predefinite per gli appunti quotidiani

Puoi definire facilmente le impostazioni predefinite per gli appunti quotidiani, in modo che tu e il tuo team non perdiate mai un dettaglio importante, comprese le sezioni da includere e il testo all'interno della sezione "Panoramica".

Sezioni predefinite: seleziona il pulsante "Personalizza" nella parte superiore di ogni appunto quotidiano per attivare/disattivare le sezioni pertinenti, quindi fai clic su "Applica come predefinito" per mantenere queste impostazioni per tutti i tuoi appunti quotidiani futuri.

Testo predefinito della panoramica: per impostare il testo predefinito della sezione "Panoramica", è sufficiente digitare il testo desiderato e fare clic su "Salva come predefinito" in fondo alla sezione. Il testo di riepilogo impostato apparirà automaticamente su tutti gli appunti quotidiani futuri, come un template per il tuo team, che potrà compilare rapidamente i dettagli degli aggiornamenti di cui hai bisogno.

Come condividere appunti quotidiani

Per condividere un appunto quotidiano, fai clic sul pulsante "Condivisione" nella parte superiore dell'appunto quotidiano.

Quando selezioni "Condividi", puoi regolare l'accessibilità sia per i clienti che per i subappaltatori. I membri del team assegnati al progetto avranno accesso per impostazione predefinita.

Accesso ai clienti

Se consenti al cliente di accedere a un appunto quotidiano, egli sarà in grado di visualizzarlo all'interno del pannello di controllo clienti. Puoi modificare l'accesso al pannello di controllo clienti nel menu a tendina "Azioni" in alto del tuo appunto quotidiano.

I clienti riceveranno un'e-mail quando un appunto quotidiano viene condiviso (devi dapprima condividere il pannello di controllo). Per ulteriori informazioni sul pannello di controllo clienti, consulta questo articolo: Come fare l'anteprima del pannello di controllo clienti e condividerlo.

Accesso ai subappaltatori

Per i subappaltatori è possibile concedere l'accesso alla visualizzazione di un appunto quotidiano su base individuale. Per impostare l'accesso individuale, seleziona "Accesso subappaltatore" nella finestra di condivisione. Verranno elencati i subappaltatori attualmente invitati al progetto e potrai impostare l'accesso/nessun accesso per ciascuno di essi.

Facendo clic su "Mostra altro" puoi visualizzare i subappaltatori non invitati al progetto, aggiungendoli con un clic e impostandone l'accesso. Puoi anche invitare un nuovo subappaltatore nel tuo team facendo clic su "Invita subappaltatore" in alto a destra.

I subappaltatori riceveranno un'e-mail quando un appunto quotidiano viene condiviso Per saperne di più sull'accesso dei subappaltatori, leggi questo articolo: Come invitare i subappaltatori a collaborare su Houzz Pro.

Come aggiungere commenti agli appunti quotidiani

La funzione di commento negli appunti quotidiani consente di comunicare con il cliente, i membri del team e i subappaltatori su qualsiasi dettaglio specifico dell'appunto. Per aggiungere un commento a un appunto quotidiano, fai clic sull'icona "Commento" in alto a destra dell'appunto.

Si aprirà il pannello dei commenti e potrai scegliere se comunicare con il cliente o con i membri del tuo team tramite le schede in alto. Digita il messaggio nel campo di testo e premi "Invia". Ti facciamo notare che l'appunto quotidiano deve essere condiviso nel pannello di controllo clienti per poterlo visualizzare.

Una volta che hai inviato il commento, il destinatario riceverà una notifica con la possibilità di visualizzarlo e rispondere. Se il commento è stato inviato a un cliente, quest'ultimo potrà visualizzarlo nel suo pannello di controllo nella sezione dell'appunto quotidiano.

Come visualizzare tutti gli appunti quotidiani

Quando visualizzi gli appunti quotidiani, hai l'opzione di visualizzare una lista di tutti gli appunti all'interno di un singolo progetto oppure di tutti i tuoi progetti.

Appunti quotidiani per singolo progetto

Per visualizzare una lista di tutti gli appunti quotidiani per un progetto specifico, seleziona "Progetto" dalla navigazione a sinistra, apri il progetto in questione e clicca "Appunti quotidiani" nel menu.

Qui puoi apportare modifiche a un ogni appunto quotidiano individuale selezionando i tre punti sul lato destro. Nel menu a tendina puoi selezionare se modificare, duplicare e modificare, condividere, pubblicare nel o rimuovere dal pannello di controllo clienti oppure rimuovere.

Appunti quotidiani per tutti i progetti

Per visualizzare una lista di tutti gli appunti quotidiani relativi a tutti i tuoi progetti, individua l'icona "Cerca" nella barra di navigazione a sinistra, quindi seleziona "Tutti gli appunti quotidiani" dal menu.

Nella parte superiore di questa pagina, puoi utilizzare la barra di ricerca per trovare un appunto quotidiano pertinente per parola chiave oppure puoi utilizzare i filtri "Progetti" o "Data di creazione" per restringere le opzioni. Per creare un nuovo appunto quotidiano, seleziona "Crea appunto quotidiano" in alto a destra.

Per apportare modifiche a un appunto quotidiano individuale, seleziona i tre punti sul lato destro. Nel menu a tendina puoi selezionare se modificare, duplicare e modificare, condividere, pubblicare nel o rimuovere dal pannello di controllo clienti oppure rimuovere.