Come personalizzare ciò che il cliente può vedere nei documenti finanziari

Con soli pochi clic puoi facilmente selezionare quali dettagli i tuoi clienti, fornitori e subappaltatori possono vedere o meno nei tuoi documenti finanziari, compresi preventivi, fatture, ordini di acquisto e richieste di modifica.

Personalizzare nella modalità "Modifica"

Puoi nascondere al tuo destinatario elementi specifici del documento mentre sei in modalità di modifica, incluse le colonne, i totali delle categorie e sezioni aggiuntive (file, termini e condizioni, promemoria e firme).

Ti facciamo notare che mostrare/nascondere qualcosa nella modalità di modifica si rifletterà anche nella modalità di anteprima e viceversa.

Nascondere colonne

Per nascondere un'intera colonna al destinatario, passa con il mouse sul nome della colonna e fai clic sulla freccia. Seleziona "Non mostrare al cliente/fornitore/subappaltatore" nelle opzioni del menu.

Una volta nascosta la colonna, vedrai una piccola icona a forma di occhio che indica che la colonna è visibile solo a te (in modalità di modifica) e non al tuo cliente/fornitore/subappaltatore.

Nascondere i totali delle categorie

Quando scegli di organizzare il tuo documento per categoria, spazio, ecc. utilizzando il menu a tendina "Visualizza per", per impostazione predefinita ogni riga della categoria includerà i totali in determinate colonne (Quantità, Costo, ecc.). Per nascondere questi totali delle categorie e creare una visualizzazione più chiara del documento, è sufficiente passare con il mouse sul nome di una colonna e cliccare sulla freccia. Seleziona "Nascondi gli importi totali" nelle opzioni del menu.

Una volta nascosti, i totali non saranno più visibili a te o al tuo destinatario a livello di categoria. Puoi visualizzare nuovamente i totali in qualsiasi momento selezionando "Mostra gli importi totali" nel menu della colonna corrispondente.

Nascondere sezioni aggiuntive

Puoi nascondere sezioni aggiuntive del documento in modalità di modifica, inclusi "File", "Termini e condizioni", "Promemoria" e "Firme", facendo clic sull'icona a forma di occhio in alto a destra di ciascuna sezione. Passa il mouse sull'icona per visualizzare l'impostazione corrente.

Personalizzare nella modalità "Anteprima"

La modalità "Anteprima" ti permette di visualizzare il documento esattamente come lo visualizzerà il tuo destinatario una volta che lo avrai inviato. Nella modalità di anteprima puoi personalizzare in modo più dettagliato quello che vedrà o meno il tuo destinatario.

Ti facciamo notare che mostrare/nascondere qualcosa nell'anteprima rifletterà l'azione anche nella modalità di modifica e viceversa.

Per accedere all'anteprima, clicca sul pulsante "Anteprima" in alto a destra dello schermo (accanto a "Invia").

Sul lato destro dell'anteprima del documento, vedrai "Personalizza ciò che il cliente (fornitore o subappaltatore) può vedere". Puoi mostrare/nascondere i singoli componenti utilizzando le caselle di controllo accanto a ciascuno di essi, per un controllo granulare.

Se desideri nascondere qualcosa al tuo destinatario, assicurati di togliere il segno di spunta accanto all'impostazione in questione. Mettendo il segno di spunta nella casella, permetti al tuo destinatario di vedere l'elemento in questione. Quando effettui una modifica, il tuo documento viene automaticamente aggiornato e salvato e tu potrai visualizzarlo come lo vedrà il tuo cliente/fornitore/subappaltatore.

Se non vedi il pannello destro nella pagina di anteprima, clicca sull'icona di personalizzazione in alto a destra per aprire le impostazioni di visualizzazione.

Visualizzare le impostazioni dettagliate

Le impostazioni di visualizzazione cliente/fornitore/subappaltatore sono suddivise in più sezioni, a seconda del tipo di documento su cui ti trovi. Diamo un'occhiata a cosa fa ciascuna di esse.

Mostra per

Questa sezione include una o più delle seguenti opzioni, a seconda di come hai impostato "Mostra per" in modalità di modifica (categoria, spazio, sezione ecc.).

• Totali categoria/spazio/sezione: se abilitata, verranno visualizzati i totali per ciascuna categoria/spazio/sezione.
• Ripartizione per categoria/spazio/sezione: se abilitata, verrà mostrata la ripartizione dei singoli articoli in ciascuna categoria/spazio/sezione.
• Prezzo dettagliato dell'elemento: se abilitata, verranno mostrati i dettagli dei prezzi di ciascun elemento (costo, margine di ricarico, ecc.). Per un ulteriore controllo dei prezzi dettagliati, utilizza la sezione "Colonne" per scegliere esattamente quali colonne dei prezzi visualizzare.

Colonne

Nella sezione delle colonne, hai il pieno controllo sulla visibilità di ciascuna colonna nel documento. Le colonne in questa sezione variano a seconda del tipo di documento su cui ti trovi, ma includono immagini, descrizioni, quantità e vari componenti di prezzo.

Totali

Puoi mostrare o nascondere l'intera ripartizione del totale utilizzando l'interruttore nella parte superiore di questa sezione. Per controllare i singoli elementi del totale, utilizza le caselle di controllo accanto a ciascuno di essi.

• Ripartizione del subtotale: se abilitata, verranno visualizzati il subtotale e gli eventuali totali dell'IVA.
• Totale: se abilitata, verrà visualizzato il totale del documento.
• Totali pagamenti: se abilitata, verranno visualizzati l'importo pagato e il saldo dovuto.

Approvazione

• Firma elettronica: se abilitata, verrà visualizzata la sezione relativa alla firma elettronica.
• Approva per voce (preventivi): se abilitata, il destinatario potrà approvare o rifiutare singolarmente le voci.
• Emetti al momento dell'invio (fatture): se abilitata, la fattura verrà emessa (bloccata dalla modifica) al momento dell'invio.