Come accedere ai tuoi file di progetto e organizzarli

All'interno di ogni progetto, nella sezione "File e foto" vengono visualizzati tutti i file e le foto associati che sono stati caricati e allegati attraverso strumenti e documenti. Qui è possibile organizzare i file con cartelle, caricare più file contemporaneamente, visualizzare l'anteprima di ogni file con un clic, lasciare commenti e gestire le autorizzazioni dei file con facilità.

Accedere a file e foto

Per accedere ai file e alle foto di un progetto specifico, naviga nella pagina di panoramica del progetto, quindi fai clic su "File e foto" nella sezione "Gestione" della navigazione a sinistra. È anche possibile fare clic sul titolo del riquadro "File e foto" nella pagina del progetto.

Caricare file

Ci sono diversi modi per caricare nuovi file ed è possibile caricare più file contemporaneamente. I tipi di file che possono essere caricati sono: immagini, video, PDF, documenti Word, fogli di calcolo Excel e file di testo, oltre alla possibilità di integrazione con Google Drive. Tutti i file aggiunti al progetto tramite allegato in un documento, in una shopping list o in un appunto quotidiano, ad esempio, appariranno anche nella sezione "File e foto".

Nota: le immagini HEIC visualizzeranno solo un'anteprima se caricate direttamente dal dispositivo mobile.

Trascinare e rilasciare: è possibile trascinare e rilasciare i file direttamente dal computer alla pagina "File" del progetto. Seleziona e trascina più file contemporaneamente per risparmiare tempo.

Caricare file locali: per caricare i file locali dal browser del sistema, fai clic su "Carica file" in alto a destra, quindi seleziona "Dai file locali". Seleziona gli elementi da caricare dai file del computer.

Caricare file aziendali: per caricare file già presenti nella raccolta di file aziendale, clicca su "Carica file" in alto a destra, quindi seleziona "Da file aziendali". Seleziona gli elementi che desideri aggiungere al tuo progetto.

Per saperne di più sull'utilizzo dei file aziendali, clicca qui.

Caricare da Google Drive: per caricare i file da Google Drive, fai clic su "Carica file" in alto a destra, quindi seleziona "Da Google Drive". Per continuare, potrebbe essere necessario accedere al tuo account Google tramite Houzz Pro. Seleziona gli elementi che desideri caricare dal tuo drive.

Per saperne di più sulla connessione a Google Drive, clicca qui.

Organizzare con cartelle

Crea cartelle e sottocartelle per organizzare al meglio i tuoi progetti. A questo proposito, basta fare clic sul pulsante "Crea la cartella" in alto a destra, aggiungi un nome e premi "Crea". Puoi personalizzare i nomi delle cartelle, visualizzarne i permessi e marcarli quali preferiti.

Cercare e filtrare i file

Puoi cercare il nome di un file o una cartella oppure filtrare per data di caricamento, tipo di file e documento al quale è allegato, quali preventivi, fatture o appunti quotidiani. Puoi anche attivare l'opzione "Mostra solo elementi speciali" per vedere nella lista solo i file e cartelle preferiti.

Cambiare la visualizzazione di file e foto

Puoi passare facilmente dalla visualizzazione dei file e delle foto in modalità elenco o a griglia utilizzando le icone in alto a destra.

Visualizzazione elenco: puoi visualizzare una rapida panoramica di tutte le informazioni rilevanti relative a ciascun elemento, tra cui chi ha aggiunto il file, la data di caricamento, il tipo di file, la dimensione del file, con chi è condiviso e l'eventuale allegato a documenti. Fai clic sull'intestazione di una colonna per ordinare i file in base alla categoria.

Visualizzazione a griglia: le miniature di ogni file sono più grandi e ti consentono di trovare facilmente le foto o le anteprime dei file senza doverle aprire tutte. Puoi ordinare per data di caricamento (dalla più vecchia alla più recente o dalla più recente alla più vecchia) nella visualizzazione a griglia utilizzando il menu "Ordina" in alto a destra.

Anteprima dei file

Basta cliccare su un file per aprirne l'anteprima. Qui puoi visualizzare i commenti relativi al file: seleziona "Cliente" per visualizzare i commenti dei clienti o "Team" per visualizzare i commenti del team.

Nella parte superiore dell'anteprima puoi:

• selezionare l'icona dei commenti per tornare ai commenti;
• selezionare l'icona a forma di stella per aggiungere un file ai preferiti;
• selezionare l'icona di download per scaricare un file;
• selezionare l'icona "i" per visualizzare i dettagli del file, come la data di caricamento, la data dell'ultima modifica, il proprietario del file, il tipo di file, la dimensione del file, con chi è condiviso il file e la posizione del file;
• selezionare l'icona con i tre puntini per gestire le autorizzazioni, spostare, duplicare, rimuovere/aggiungere ai preferiti, rinominare o rimuovere.

Gestire l'accesso ai file

Puoi controllare chi ha il permesso di visualizzare file specifici e intere cartelle in diversi modi.

Accesso a singoli file

Per gestire i permessi d'accesso a un singolo file, passa con il mouse sopra il file desiderato e poi fai clic con il tasto destro o cliccare sui tre puntini orizzontali. Seleziona dal menu a discesa la voce "Gestisci i permessi". Puoi anche accedere a i permessi selezionando la casella di controllo accanto a ogni singolo file e cliccando l'icona "Team" in alto a destra della pagina.

Cambiare l'accesso ai file in blocco

Questo metodo è ideale per gestire molteplici file in un'unica azione. Se desideri effettuare modifiche ai permessi di più file contemporaneamente, basta spuntare la casella accanto ai file in questione e fare clic con il tasto destro o cliccare sui tre puntini orizzontali a destra. Seleziona dal menu a discesa la voce "Gestisci i permessi". Puoi anche cliccare l'icona "Team" in alto a destra della pagina. Questo metodo applicherà gli stessi permessi a tutti i file selezionati.

Accesso a cartelle

Puoi condividere un'intera cartella e il suo contenuto con il cliente o i subappaltatori seguendo la stessa procedura utilizzata per le autorizzazioni dei singoli file: posiziona il cursore sulla cartella e fai clic con il pulsante destro del mouse, oppure fai clic sui tre puntini orizzontali e seleziona "Gestisci i permessi" dal menu a discesa. Puoi inoltre accedere a queste autorizzazioni selezionando la casella di controllo su una singola cartella e facendo clic sull'icona del team in alto a destra nella pagina.

Da qui puoi gestire i permessi alle cartelle di clienti e di subappaltatori che attualmente hanno accesso al progetto in questione.

Importante:

• Condividendo una cartella, verranno condivisi anche tutti i file al suo interno.
• La rimozione dei permessi a livello di cartella rimuoverà i permessi a livello di file (per i file contenuti in tale cartella), ma non rimuoverà i permessi dei file in tale cartella che sono stati condivisi manualmente in precedenza. Esempio: se hai condiviso manualmente il File 1 dalla Cartella A pannello di controllo del cliente, poi hai condiviso la Cartella A al pannello di controllo e successivamente hai rimosso la Cartella A dal pannello di controllo, il File 1 rimarrà comunque condiviso.

Accesso ai clienti

Se consenti al cliente di accedere a un file (o più file) o a cartelle nei loro progetti, egli sarà in grado di visualizzarlo all'interno del pannello di controllo clienti. Seleziona "Pubblicato" per rendere visibile il file/la cartella nel pannello di controllo clienti o "Non pubblicato" per revocare l'accesso a file/cartelle. Per ulteriori informazioni sul pannello di controllo clienti, consulta questo articolo: Come fare l'anteprima del pannello di controllo clienti e condividerlo.

Accesso ai subappaltatori

Per i subappaltatori è possibile concedere l'accesso ai file su base individuale. Per impostare l'accesso individuale, seleziona "Accesso subappaltatore" nella finestra di condivisione. Verranno elencati i subappaltatori attualmente invitati al progetto e potrai impostare l'accesso/nessun accesso per ciascuno di essi.

Facendo clic su "Mostra altro" puoi visualizzare i subappaltatori non invitati al progetto, aggiungendoli con un clic e impostandone l'accesso. Puoi anche invitare un nuovo subappaltatore nel tuo team facendo clic su "Invita subappaltatore" in alto a destra.

Per saperne di più sull'accesso dei subappaltatori, leggi questo articolo: Come invitare i subappaltatori a collaborare su Houzz Pro.

Commentare su file e foto

Puoi comunicare con i clienti e i membri del team direttamente su file e foto utilizzando la funzione di commento. Per lasciare un commento su un file, procedi come segue:

• Apri l'anteprima facendo clic sul titolo del file.
• Sul lato destro dell'anteprima è presente la sezione "Commenti". Assicurati di scegliere "Cliente" o "Team", a seconda di chi desideri che visualizzi i commenti.
• Digita il commento nella casella di testo e fai clic su "Invia" al termine.
• Il cliente o il membro del team riceverà una notifica del commento e potrà aprire il file per rispondere.

Consiglio: per menzionare un cliente o un membro del team in un commento, digita "@" o fai clic sull'icona "@" a sinistra della casella di testo e seleziona la persona desiderata. Questo è utile sei vuoi essere sicuro che un membro specifico del team o un cliente veda il commento, in quanto anche lui verrà avvisato.

Quando un cliente o un membro del team aggiunge un commento a un file, riceverai una notifica via e-mail e vedrai un indicatore di notifica rosso sul titolo del file, come mostrato nell'immagine seguente.

Accedere a file cestinati

Premendo sul pulsante "Cartella Cestino" in alto a destra, puoi accedere in qualsiasi momento ai file cestinati.

Passando con il mouse su un file rimosso, appariranno sulla destra tre puntini, fai clic su di essi per accedere al menu dove hai l'opzione di ripristinare il file o rimuoverlo definitivamente. Puoi selezionare più file usando la casella di controllo a sinistra di ogni file e successivamente ripristinarli o rimuoverli in blocco usando i pulsanti in fondo a destra.

Accedere ad altre azioni

Fai clic su un file con il tasto destro del mouse per aprire un menu dal quale puoi vedere gli allegati, aprire il file, gestirne i permessi di visualizzazione, spostare il file in o rimuoverlo da una cartella, duplicare e rinominare il file, scaricarlo sul tuo computer, aggiungerlo ai preferiti o cestinarlo. Per accedere a queste stesse azioni puoi anche passare col mouse sopra il file e cliccare sui tre puntini che appariranno sulla destra oppure spuntare la casella a sinistra del file o della cartella e selezionare le azioni che appariranno in alto a destra.

Allegare file e foto

In Houzz Pro sono disponibili numerosi punti per allegare file e foto di progetti esistenti o caricarne di nuovi, tra cui:

• Documenti finanziari (preventivi, fatture, ecc.)
• Shopping list
• Appunti quotidiani
• Attività
• Tempi e spese

Cerca l'icona dell'allegato o l'area "Allega file" su documenti, appunti quotidiani, attività e tempo/spese.

Negli strumenti di progettazione e shopping list, seleziona l'icona "File" per aggiungere file e foto nuovi ed esistenti.