Come aggiungere colonne personalizzate, descrizioni e immagini agli elementi dei documenti

Houzz Pro consente di personalizzare i documenti finanziari per garantire che vengano mostrate tutte le informazioni pertinenti ai clienti o ai contatti. È possibile aggiungere facilmente colonne personalizzate, descrizioni di elementi, immagini e persino regolare la visualizzazione del documento da parte del cliente prima dell'invio.

Aggiungere colonne personalizzate

Se nel formato attuale del documento manca una colonna rilevante, puoi aggiungerne una personalizzata. Puoi creare una nuova colonna da due punti diversi:

Scorri all'estrema destra dello schermo fino alla fine di tutte le colonne del documento. Nell'intestazione delle colonne è presente un'icona "+". Fai clic su questa icona per aggiungere una nuova colonna.

Puoi accedervi anche cliccando sull'icona "Personalizza" nella parte superiore della tabella degli elementi, quindi selezionando "Aggiungi nuova colonna" nella parte inferiore della finestra modale.

Immetti il nome della colonna e il tipo di colonna: Campo di testo, Casella di spunta, Selezione singola, Data, Durata o Link. Il tipo di colonna determina il formato che è possibile utilizzare nella colonna e potrebbe richiedere l'aggiunta di ulteriori informazioni di formattazione (ad es., la denominazione delle opzioni disponibili per la selezione singola). Una volta completato, fai clic su "Crea".

La nuova colonna viene ora visualizzata nel documento. È possibile aggiungere contenuti facendo clic direttamente su ciascuna cella e inserendo le informazioni pertinenti.

Aggiungere descrizioni a voci di riga

Puoi aggiungere descrizioni personalizzate per le singole voci di fattura, al fine di spiegare meglio al cliente il prodotto, il materiale, la manodopera o il servizio.

Vai alla voce di fattura e clicca direttamente nel campo della descrizione per iniziare a digitare. Premi il tasto "Invio" sulla tastiera per salvare la descrizione, oppure clicca sul segno di spunta. In alternativa, puoi cliccare su "Espandi" per aprire la finestra modale della descrizione con un'area di inserimento testo più ampia e ulteriori opzioni.

Se non vedi queste opzioni, assicurati che l'opzione "Mostra descrizione dell'elemento" sia attivata in "Impostazioni", accessibile tramite il pulsante "Personalizza".

Se clicchi su "Espandi", apparirà una finestra in cui potrai inserire la descrizione, utilizzando opzioni di formattazione del testo quali grassetto, corsivo, elenchi e link. Clicca su "Salva" e la descrizione della voce apparirà direttamente nel tuo documento.

Aggiungere immagini

È possibile aggiungere fino a 5 immagini per ogni singola voce, inclusi loghi o icone.

Vai alla voce e clicca sull'icona "Immagine".

Se questa opzione non è visibile, assicurati che l'opzione "Mostra immagini" sia attivata nella sezione "Impostazioni", accessibile tramite il pulsante "Personalizza".

Si aprirà una finestra in cui potrai aggiungere fino a cinque immagini. Clicca su "+ Immagine" e scegli tra le opzioni disponibili per caricare un'immagine, selezionare un'icona o utilizzare il tuo logo.

L'immagine più grande a sinistra verrà visualizzata come immagine di copertina della voce. Per cambiare l'immagine di copertina, passa con il mouse su una delle immagini più piccole e clicca su "Imposta come immagine di copertina". Una volta aggiunte le immagini, clicca su "Salva": le immagini delle voci appariranno ora direttamente nel tuo documento.

Personalizzare il formato del documento

Puoi personalizzare il formato di un documento in base alle esigenze della tua azienda, ad esempio aggiungendo o rimuovendo colonne, riordinandole, impostando l'altezza della riga e regolando la larghezza delle colonne.

Le impostazioni relative al formato del documento vengono salvate automaticamente come predefinite per la prossima volta, compresi i nomi delle colonne e il loro ordine. Il salvataggio avviene in base all'ultimo documento creato per ciascun tipo di documento.

Aggiungere/rimuovere colonne

Per aggiungere o rimuovere colonne dalla visualizzazione del documento, come descrizioni degli elementi, immagini o numerazioni, seleziona il pulsante "Personalizza" nella parte superiore del documento.

Da qui puoi attivare o disattivare colonne, descrizioni degli elementi, immagini e numerazione automatica in base alle informazioni di cui hai effettivamente bisogno. Puoi anche riorganizzare le colonne trascinandole nell'ordine desiderato utilizzando i sei puntini situati a sinistra del nome di ciascuna colonna.

Riorganizzare le colonne

Per modificare l'ordine delle colonne, hai due opzioni. Puoi aprire le impostazioni delle colonne e trascinarle nell'ordine desiderato, come spiegato sopra, oppure puoi cliccare sui sei puntini presenti direttamente sull'intestazione della colonna nel documento e trascinarla a sinistra o a destra fino alla posizione desiderata.

Impostare l'altezza della riga

Per impostare l'altezza della riga delle voci, clicca sull'icona dell'altezza della riga nella parte superiore della tabella degli elementi e imposta l'altezza desiderata.

Regolare la larghezza delle colonne

Per regolare la larghezza delle colonne, posiziona il cursore sul bordo destro della colonna che desideri ridimensionare, quindi clicca e trascinalo verso sinistra o verso destra fino a ottenere la dimensione desiderata.

Testo troncato o completo

Puoi scegliere di visualizzare il contenuto abbreviato (testo troncato) o il contenuto completo (testo completo) in ciascuna colonna. Per farlo, clicca sull'icona a forma di freccia nella parte superiore della colonna per cui desideri impostare questa opzione, quindi seleziona "Mostra tutto il contenuto" (testo completo) o "Accorcia il contenuto" (testo troncato). L'opzione "Mostra tutto il contenuto" è utile per le colonne con molto testo, come descrizioni o appunti, in modo da poter visualizzare tutti i dettagli senza dover cliccare avanti e indietro.

Esempio di contenuto abbreviato:

Esempio di contenuto completo:

Personalizzare la visualizzazione cliente

Con pochi semplici clic nella modalità anteprima, puoi regolare facilmente i dettagli che i clienti possono o non possono vedere nel documento. Questa funzione garantisce che le informazioni rilevanti rimangano nel documento per i tuoi archivi, ma che possa comunque nascondere elementi al cliente, se necessario.

Leggi questo articolo per saperne di più su questo processo: Come personalizzare ciò che il cliente può vedere nei documenti finanziari.