Come approvare singole voci in un preventivo

Approvare singole voci nei preventivi è una funzione che garantisce che i tuoi clienti siano d'accordo con ogni singola scelta da te proposta. Una volta che attivi questa opzione nelle impostazioni documento, tu o il tuo cliente potete approvare o rifiutare ogni singola voce, un gruppo di voci o tutte le voci in una volta.

Le approvazioni per voci funzionano anche con i pagamenti programmati: i pagamenti si adeguano automaticamente in base ai costi delle voci approvate/rifiutate.

Come attivare l'approvazione per voce

Se desideri che il cliente abbia la possibilità di approvare e/o rifiutare alcune voci del preventivo, è necessario consentirgli di visualizzare questa funzione.

Come procedere:

1. Apri il tuo preventivo e seleziona il pulsante "Anteprima" in alto a destra.

2. Sulla destra della schermata di anteprima è presente un pannello denominato "Personalizza ciò che il cliente può vedere". Scorri verso il basso fino alla sezione "Approvazione" e assicurati di selezionare la casella accanto a "Approva per voce". In questo modo, nell'anteprima del documento verranno aggiunte le opzioni di approvazione/rifiuto.

Come il tuo cliente può approvare/rifiutare per voce

Una volta impostate le approvazioni per voce in anteprima e inviato il documento al tuo cliente, questo potrà visualizzare il preventivo e approvare o rifiutare ogni voce.

Il cliente utilizzerà i segni di spunta e le x per approvare o rifiutare ogni voce o un gruppo di voci. Lo status della voce apparirà direttamente sotto il titolo della voce. Il cliente può anche approvare, rifiutare o azzerare tutte le voci usando il menu a tendina in alto.

Se il cliente commette un errore durante il processo di approvazione, può selezionare il pulsante "Annulla" per ripristinare la voce o il gruppo. Al termine, può fare clic sul pulsante "Invia e firma" in alto a destra.

Consiglio: se desideri vedere la visualizzazione del processo di approvazione/rifiuto da parte del cliente prima dell'invio, fai clic sul pulsante "Anteprima" del documento e copiare il link condivisibile. Quindi incolla il link nel tuo browser in modalità incognito e vedrai il documento come se fossi il cliente.

Come tu puoi approvare/rifiutare per voce

Se desideri approvare/rifiutare le voci per conto del cliente, è possibile farlo direttamente nella colonna "Status" del documento. Per le voci in sospeso, è sufficiente selezionare lo stato "In attesa" e apparirà un menu a tendina che consentirà di modificare lo stato in "Approvato" o "Rifiutato".

È possibile approvare/rifiutare anche dal menu a tendina "Azioni". Seleziona "Approva per voce" dal menu.

Accedi così a una schermata in cui è possibile approvare o rifiutare ogni voce, ogni gruppo di voci o tutte le voci in una volta sola.

Nella parte inferiore di questa schermata, è possibile fare clic sul pulsante "Salva" per salvare per il momento, oppure fare clic sul pulsante "Salva e invia" per finalizzare le approvazioni, bloccando così la possibilità di approvare/rifiutare ulteriormente il documento.

Come i pagamenti programmati interagiscono con le approvazioni per voce

Se hai già impostato i pagamenti programmati e una voce è stata rifiutata, i pagamenti programmati verranno ricalcolati automaticamente in base alla percentuale.

Ad esempio: supponiamo che il documento abbia cinque voci per un totale di 1.500 euro, suddivise in tre pagamenti programmati di 500 euro, e che il cliente rifiuti una voce del valore di 300 euro. In questo modo il totale viene automaticamente portato a 1.200 euro.

Dato che i pagamenti programmati erano per un totale di 1.500 euro, il totale modificato verrà automaticamente suddiviso in tre pagamenti aggiornati di 400 euro ciascuno.

Se preferisci che i pagamenti funzionino in modo diverso, hai anche la possibilità di regolare manualmente i pagamenti programmati prima dell'approvazione del documento.