Come creare e applicare acconti

Houzz Pro semplifica la gestione delle finanze dell'azienda, consentendo di creare e applicare acconti. Gli acconti ti permettono di ricevere un pagamento anticipato per i tuoi servizi e/o il tuo tempo. Questi pagamenti possono poi essere applicati a documenti finanziari, come fatture e preventivi, a seconda delle necessità.

Creare un acconto

Puoi creare un nuovo acconto direttamente dalla homepage di Houzz Pro o all'interno di un progetto specifico. Vediamo come:

Dalla homepage

Nella homepage di Houzz Pro puoi creare rapidamente un acconto cliccando sull'icona "Acconto" nella sezione "Crea nuovo" oppure utilizzando il menu a tendina "Crea nuovo" nella sezione "Documenti finanziari" e selezionando "Acconto".

Quindi, seleziona un progetto esistente per l'acconto o aggiungi un nuovo nome al progetto. Fai clic su "Crea acconto" per continuare.

Da un progetto

Vai all'icona "Progetti" nel menu di sinistra e seleziona il progetto in questione. Dal menu di sinistra del progetto, seleziona "Acconti e crediti" dalla sezione "Finanze".

Assicurati che nel menu in alto sia selezionata la scheda "Acconti". Per creare un nuovo acconto, seleziona "Nuovo acconto" sulla destra.

Inserire i dettagli dell'acconto

Una volta creato l'acconto, puoi inserire tutte le informazioni relative all'acconto, tra cui il titolo, la quantità, l'unità (ore, pezzi, metri/centimetri, nessuna o personalizzata) e il costo per quantità. Una volta completato, verrà visualizzato il totale.

Programmare pagamenti

Sotto i dettagli dell'acconto, è possibile personalizzare il piano di pagamento e registrare un pagamento quando viene effettuato. Se necessario, è anche possibile suddividere l'acconto in più pagamenti programmati.

Anteprima e condivisione

Una volta completato l'acconto, è possibile visualizzare facilmente l'anteprima e la condivisione con il cliente. Per visualizzare l'anteprima prima dell'invio, seleziona il pulsante "Anteprima" nella parte superiore della schermata di modifica del documento. Da qui è possibile apportare qualsiasi modifica a ciò che il cliente vede: si possono rimuovere i prezzi degli articoli, le colonne o i dettagli della descrizione dell'articolo.

Una volta pronti per la condivisione, è possibile scaricare in formato PDF, copiare il link o fare clic su "Invia" in modalità "Anteprima" o "Modifica" del documento.

Visualizzare acconti

Il nuovo acconto verrà ora visualizzato nella pagina "Acconti e crediti" del progetto. Potrai cercare e ordinare tutti gli acconti precedenti.

Aggiungere commenti negli acconti

Una volta condivisa la richiesta per un acconto con il cliente, puoi comunicare con lui (e con i membri del team) direttamente sul documento utilizzando la funzione di commento in alto. In questo modo è possibile fare facilmente riferimento ai dettagli del documento di cui si sta discutendo e mantenere le conversazioni organizzate. Per saperne di più, consulta Come aggiungere un commento nei documenti in Houzz Pro.

Modificare o rimuovere un acconto

Puoi modificare o rimuovere un acconto esistente nella pagine "Acconti e crediti" del progetto in questione.

NB: una volta che l'acconto è parzialmente o interamente pagato, non può essere modificato o rimosso.

Per rimuovere un acconto, clicca sui tre puntini a destra e seleziona "Rimuovi". Ti verrà chiesto di confermare l'operazione, la quale non potrà essere annullata.

Per rimuovere un acconto in un documento, apri l'acconto, clicca il menu "Azioni" in alto e seleziona "Rimuovi". Ti verrà chiesto di confermare l'operazione, la quale non potrà essere annullata.

Per modificare un acconto, clicca sul nome dell'acconto nella lista per aprire il documento. Una volta aperto, puoi fare le modifiche necessarie, che verranno salvate automaticamente.

Applicare un acconto

Una volta creato un acconto e ricevuto il pagamento, è possibile applicarlo a un pagamento programmato sulla fattura o sul preventivo per quel progetto.

Come procedere:

1. L'acconto deve essere pagato prima di essere applicato a un documento. Ricorda di registrare manualmente il pagamento nella pagina degli acconti.

A tale scopo, fai clic sul pulsante "Registra il pagamento" accanto al pagamento programmato e inserisci i dettagli del pagamento. È possibile selezionare se desideri inviare al cliente una ricevuta. Una volta inviato, l'acconto verrà visualizzato come pagato.

2. Una volta che l'acconto è stato registrato come pagato, sarà possibile applicarlo a un pagamento elencato nella fattura o nel preventivo solo per quel progetto.

Apri il documento in questione e accedi alla sezione dei pagamenti programmati. Fai clic su "Registra il pagamento". A questo punto sarà possibile selezionare "Applica acconto" dal menu a tendina. Sarà possibile utilizzare l'intero importo o un importo parziale e conservare il resto per un altro pagamento programmato.

Una volta completato, fai clic su "Fatto".

3. Verrà quindi visualizzato un nuovo pagamento che riporta l'importo specificato dall'acconto. Anche l'importo del pagamento iniziale verrà aggiornato con il nuovo importo dovuto.

Creare un credito da fatture con pagamenti di acconti applicati

Se una fattura pagata ha un pagamento di anticipo applicato e si tenta di creare un credito riducendo il valore in dollari della fattura stessa, la differenza di valore verrà prima restituita ai pagamenti di anticipo originali. Eventuali fondi residui che desideri accreditare e che non provengono da pagamenti di anticipo applicati verranno trovati come credito separato nel progetto.

Ad esempio: 

• Hai una fattura di 1000 € e hai applicato il pagamento di un acconto per l'intero importo di 1000 € a quella fattura.
• Quando tenti di creare un credito per un elemento restituito per un importo di 500 €, questi 500 € verranno restituiti al pagamento originale dell'acconto e si dovrebbe vedere il saldo di questo acconto aumentare di 500 € nella scheda "Crediti/Acconti" del progetto. Non troverai questi 500 € come credito separato nel progetto stesso. 
• Inoltre, il pagamento applicato registrato sulla fattura stessa si ridurrà di conseguenza.