Come creare contratti in Houzz Pro

La funzionalità "Contratti" di Houzz Pro è un potente strumento che ti aiuta a gestire con facilità i contratti legalmente vincolanti. Puoi caricare rapidamente i contratti esistenti, partire da uno dei nostri template o creare il tuo da zero, quindi personalizzare e formattare facilmente il contratto con il nostro editor intuitivo e le funzionalità di testo intelligente. I tuoi clienti, fornitori e subappaltatori si sentiranno sicuri di ricevere un contratto professionale e tu sarai tranquillo di avere accordi firmati per portare avanti i tuoi progetti.

Creare un nuovo contratto

Puoi creare un nuovo contratto utilizzando un template, importando un PDF esistente o partendo da zero. Per farlo, fai clic sull'icona "Contratto" nella sezione "Crea nuovo" della tua homepage, oppure naviga nella sezione "Contratti" all'interno di un progetto o contatto e fai clic su "Nuovo contratto" in alto a destra. Entrambe le opzioni aprono un menu in cui puoi selezionare il metodo di creazione del contratto: "Da zero", "Carica" o "Dal template".

Dal template

Per creare un contratto da un template, seleziona "Dal template" nel menu a tendina "Nuovo contratto". Nella finestra di dialogo che si apre, fai clic su "Crea" su un template per selezionarlo.

Il nuovo contratto verrà creato a partire dal template. Inserisci i dati pertinenti e personalizza il contenuto per adattarlo ai dettagli del progetto.

Caricare un contratto

Per caricare un contratto esistente, seleziona "Carica" nel menu a tendina "Nuovo contratto". Si aprirà il browser del sistema, dove si potrà selezionare il file che si desidera caricare. Il contratto importato verrà convertito in un formato modificabile, in modo da poterlo aggiornare e personalizzare secondo le necessità.

Da zero

Per creare un contratto da zero, seleziona "Da zero" nel menu a tendina "Nuovo contratto". Si aprirà un contratto vuoto che potrai costruire come desideri, utilizzando le varie personalizzazioni disponibili nello strumento. Puoi iniziare a digitare il contratto direttamente sulla pagina o copiare e incollare il testo da Word, PDF o Documenti Google.

Aggiungere destinatari

Dopo aver creato il contratto utilizzando uno dei metodi sopra indicati, puoi aggiungere un destinatario. Eseguire questa operazione prima di iniziare a personalizzare il contratto ti consentirà di sfruttare appieno alcune funzionalità, come il testo intelligente. Utilizza il modulo "+ Aggiungi destinatario" in alto a sinistra del contratto per scegliere il cliente, un fornitore o un subappaltatore dalla scheda pertinente.

Se stai inviando un contratto a un subappaltatore, questo dovrà essere invitato al progetto. Se non è già stato invitato, vedrai la voce "Concedi accesso" accanto al suo nome. Cliccando su questa voce, vedrai una finestra modale di invito con la possibilità di aggiungere una breve nota all'invito al progetto.

Personalizzare il contenuto

Grazie al nostro intuitivo editor, puoi personalizzare il contratto con pochi clic, tra cui l'aggiunta del logo, la formattazione del testo e l'inserimento di testo intelligente.

Aggiungere il logo

I loghi saranno aggiunti ai nuovi contratti (creati da zero) per impostazione predefinita. Se rimuovi il logo, i contratti futuri non lo conterranno e dovrai aggiungerlo manualmente. Per aggiungere il tuo logo manualmente, clicca sul contratto in cui desideri inserirlo, quindi clicca sull'icona "Immagini" nella barra degli strumenti in alto, passa con il mouse su "Inserisci il logo" e seleziona il tuo logo.

Una volta inserito il logo, puoi ridimensionarlo selezionandolo e trascinando gli angoli o i lati per ingrandirlo o rimpicciolirlo. Puoi anche cliccare e trascinare l'intero logo per spostarlo in un punto diverso all'interno del contratto.

Consiglio: una volta spostato o ridimensionato il logo nella posizione desiderata, salva il contratto come template in modo che sia sempre nel posto giusto.

Immagini

Per aggiungere un'immagine, clicca sul contratto in cui desideri inserirla, quindi clicca sull'icona "Immagini" nella barra degli strumenti in alto. Puoi selezionare "Inserisci immagine da file" per scegliere tra i file di progetto e le foto esistenti, oppure "Carica dal computer".

Una volta che hai inserito l'immagine, puoi ridimensionarla selezionandola e trascinandone gli angoli o i lati per ingrandirla o rimpicciolirla. Puoi anche cliccare e trascinare l'intera immagine per spostarla in un altro punto del contratto.

Formattare il testo

Utilizza la barra degli strumenti di formattazione del testo nella parte superiore del contratto per aggiungere titoli, creare elenchi, evidenziare il testo, regolare l'allineamento, inserire collegamenti e altro ancora.

Consiglio: qualsiasi titolo verrà automaticamente visualizzato nella struttura sul lato sinistro, consentendo a te e al destinatario di navigare facilmente all'interno del contratto.

Aggiungere caselle e liste di controllo

Puoi aggiungere facilmente una casella di controllo o creare un'intera lista di controllo in un contratto utilizzando l'opzione casella di controllo che si trova nel menu a tendina "Elenchi" nella barra degli strumenti di formattazione. Questa funzione è perfetta per far sì che il cliente, fornitore o subappaltatore prenda atto di termini specifici all'interno del contratto.

Per impostazione predefinita, le caselle di controllo possono essere selezionate solo dal professionista, ma è possibile consentire ai destinatari di selezionare le caselle di controllo (vedi sotto).

Per consentire ai destinatari di selezionare le caselle di controllo quando visualizzano il contratto, assicurati di aver selezionato "Consenti ai destinatari di selezionare le caselle di controllo" nella schermata di invio.

Se l'opzione è abilitata, il destinatario può fare clic per spuntare un elemento e utilizzare la funzione di commento in alto per aggiungere ulteriori dettagli, se necessario.

Testo intelligente

Utilizza i nostri campi di testo intelligente per riempire automaticamente dettagli come le informazioni sul cliente/fornitore/subappaltatore, l'indirizzo del progetto e persino i dati dei documenti finanziari (ad esempio, il totale stimato). Il testo intelligente inserisce i dati direttamente dai dettagli del progetto, evitando di dover andare avanti e indietro per trovare le informazioni rilevanti per completare il contratto.

Per inserire il testo intelligente, fai clic sulla posizione del testo che desideri aggiungere o evidenzia il testo che desideri modificare, quindi apri il menu "Testo intelligente" in alto a destra. Qui puoi scegliere i dettagli che desideri riempire automaticamente. Noterai che il testo intelligente nel contratto apparirà leggermente diverso dal testo normale quando sei è in modalità di modifica; questo apparirà come testo normale quando visualizzerai l'anteprima della vista del destinatario.

Salvare il contratto come template

Risparmia tempo nei progetti futuri creando e riutilizzando i template di contratto. A tale scopo, apri il contratto del quale desideri creare un template, quindi apri il menu "Azioni" in alto e fai clic su "Salva come template".

Inserisci il nome per il tuo template per identificarlo più facilmente in futuro. Clicca "Salva".

Puoi trovare tutti i template dei tuoi contratti nella sezione "Template" che si trova all'interno della sezione "Azienda" nella navigazione a sinistra.

Raccogliere firme e iniziali

La nostra funzione di firma elettronica garantisce che i tuoi contratti siano legalmente vincolanti. Non ci sono implicazioni legali diverse tra le modalità di firma dei contratti e dei preventivi/proposte, quindi è una questione di preferenza su quale tipo di documento si sceglie di raccogliere una firma e/o le iniziali.

Per impostazione predefinita, i contratti includono spazi per la firma dell'azienda e del destinatario (cliente/fornitore/subappaltatore) nella parte inferiore del documento. Questi possono essere rimossi cliccando sull'icona del cestino accanto ad essi.

Inserire firme e iniziali

Per aggiungere firme o iniziali in un contratto, apri il pannello "Firma elettronica" in alto a destra del documento. Clicca nel contratto nel punto in cui desideri inserire la firma o le iniziali, quindi clicca su "Inserisci" accanto all'opzione "Firma elettronica" che desideri aggiungere. La descrizione sotto ogni firma/iniziale può essere personalizzata in base alle tue esigenze semplicemente cliccando nel campo.

Contratti firmati

Quando il destinatario firma il contratto, la data viene aggiunta automaticamente e una copia firmata viene inviata a te (il professionista), a qualsiasi amministratore e al destinatario. Inoltre, una copia in PDF del contratto firmato viene aggiunta automaticamente ai file e alle cartelle del progetto, visualizzabili nel pannello di controllo clienti o subappaltatori e nella lista dei contratti, come mostrato di seguito.

Inviare contratti clienti, fornitori e subappaltatori

Una volta che il contratto è pronto, è possibile scegliere tra diversi metodi per inviarlo al destinatario. A tale scopo, fai clic su "Anteprima" nella parte superiore del contratto.

Assicurati che l'anteprima sia corretta, perché è esattamente il modo in cui il destinatario visualizzerà il contratto. Se tutto sembra a posto, puoi scegliere di scaricare un PDF da inviare, copiare un link da condividere o inviare direttamente da Houzz Pro.

Se invii direttamente da Houzz Pro, ti verrà richiesto di compilare un messaggio da inviare insieme al contratto. Per allegare il contratto in formato PDF all'e-mail, accertati che la casella di controllo sia selezionata. Fai clic su "Invia" per condividere il contratto via e-mail.

Una volta che hanno condiviso il contratto, i destinatari potranno visualizzare il contratto e firmarlo (se applicabile). I clienti possono anche aggiungere commenti al contratto, a cui potrai rispondere, come illustrato nella sezione successiva.

Commentare nei contratti (solo per contratti con clienti)

Una volta che hai condiviso il contratto con il cliente, puoi comunicare con lui (e con i membri del team) direttamente sul documento utilizzando la funzione di commento in alto. In questo modo è possibile fare riferimento facilmente ai dettagli del documento di cui si sta discutendo e mantenere le conversazioni organizzate. Per saperne di più, leggi Come aggiungere commenti ai documenti in Houzz Pro.

Visualizzare notifiche e attività

Riceverai notifiche quando un contratto viene aperto, visualizzato e firmato. Tutte le azioni rilevanti vengono inoltre registrate nella panoramica attività, che si trova in fondo a ciascun contratto e che può essere facilmente utilizzato in caso di controversie legali.

Impostare azioni automatizzate (solo per contratti con clienti)

Tieni sotto controllo le scadenze dei contratti e ottimizza le risposte ai contratti firmati con azioni automatizzate. Fai clic sull'icona a forma di saetta nella parte superiore di un contratto per impostare le automazioni, compresi i promemoria per la revisione del contratto da parte del cliente e i messaggi di ringraziamento alla firma. È possibile attivare/disattivare ogni opzione di automazione o aprire le impostazioni facendo clic su "Modifica".

Nella schermata "Modifica le automazioni" puoi personalizzare i messaggi inviati - utilizza gli attributi per inserire automaticamente le informazioni sul cliente e sul progetto. Puoi adeguare l'intervallo di tempo prima dell'invio di un messaggio automatico utilizzando il menu a tendina. Fai clic su "Salva" per apportare le modifiche.

Visualizzare tutti i contratti

Puoi visualizzare i contratti di tutti i progetti in un unico posto navigando alla pagina "Tutti i contratti", che si trova sotto l'icona "Cerca" nel menu di sinistra. Qui puoi visualizzare rapidamente lo stato di tutti i contratti, consentendo di seguire quelli che potrebbero richiedere attenzione. Utilizza le opzioni di ricerca e di filtro in alto per restringere il campo a contratti specifici.