Come creare crediti

A volte i costi del progetto sono inferiori a quelli preventivati - oggetti vengono restituiti o i clienti cambiano idea. Se ti trovi in questa situazione, puoi creare un credito, il che significa che il cliente avrà a disposizione dei fondi residui da utilizzare per il progetto.

Puoi creare un credito per una fattura o un preventivo che è già stato contrassegnato come pagato.

NB: non è possibile creare un credito per una fattura emessa; per farlo, è necessario annullare la fattura e duplicarla per creare una nuova versione da modificare.

Creare un credito

Per creare un credito, devi trovarti in un documento già contrassegnato come pagato. Una volta entrati nel documento pagato, hai a disposizione diverse opzioni per creare un saldo negativo che può essere convertito in un credito nel progetto. Vediamo le varie opzioni:

Restituire un elemento

Nelle fatture pagate, se è necessario restituire un elemento e riaccreditare l'importo esatto al cliente, puoi utilizzare l'icona con i tre puntini a destra della voce per aprire il menu e selezionare "Restituisci l'elemento".

In questo modo si creerà automaticamente una voce direttamente sotto l'originale, con importi negativi per i costi, i margini di ricarico, le spese di spedizione, ecc. Nel titolo della nuova voce comparirà anche la dicitura (restituito), a indicare che l'elemento è stato restituito.

Duplicare e modificare un elemento

Un'altra opzione per creare un credito è duplicare una voce e modificare i dettagli del costo per mostrare un credito. A tale scopo, utilizza l'icona dei tre puntini a destra della voce per aprire il menu e selezionare "Duplica".

Verrà visualizzato un duplicato esatto della voce direttamente sotto. In questa nuova voce è possibile modificare il titolo e/o la descrizione per indicarne il motivo, ad esempio "Ha cambiato idea" "Restituzione" o "Adeguamento di prezzo". Aggiorna quindi tutti i dettagli del prezzo, compresi costo, margine di ricarico o spedizione, utilizzando un importo negativo. Il saldo negativo verrà visualizzato nel totale in fondo al documento.

Aggiungere un nuovo elemento

Per inserire un credito non direttamente collegato a un'altra voce, è possibile aggiungere una nuova entrata. A tal fine, basta digitare il titolo e/o la descrizione per far capire al cliente a cosa serve il credito. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un credito per referenze o di un credito promozionale. Assicurati di inserire un numero negativo per il costo e di regolare di conseguenza il margine di ricarico, l'IVA o le spese di spedizione. Una volta inserito, sul documento verrà visualizzato un saldo negativo che include il credito della nuova voce.

Rimuovere un elemento

È anche possibile rimuovere un elemento da un documento pagato per creare un credito per l'importo della voce rimossa. Tuttavia, utilizzando questo metodo, sarà difficile individuare la fonte specifica (ad esempio, il prodotto o il servizio) del credito, nel caso in cui tu debba fare riferimento ad esso in un secondo momento. Per rimuovere un elemento, utilizza l'icona dei tre puntini a destra della voce per aprire il menu, quindi selezionare "Rimuovi". L'elemento non apparirà più sul documento e verrà visualizzato un saldo negativo che include il costo di tale elemento.

Convertire un saldo negativo in un credito

Una volta che hai un saldo negativo su un documento pagato, sia che provenga da uno dei metodi sopra indicati o da un pagamento in eccesso, puoi trasformarlo in un credito. Ecco come fare:

Preventivi: nella sezione "Totale" del preventivo, fai clic su "Crea un credito" sotto la voce "Saldo dovuto" negativo.

Appare un pop-up che ti chiede di confermare la creazione di un credito per l'importo indicato. Clicca "Crea" per confermare.

Fatture: puoi creare crediti nelle fatture in due modi diversi, a seconda che tu sia pronto o meno a emettere la fattura. Se sei pronto a emettere la fattura, che bloccherà il documento da ulteriori modifiche, fai clic su "Azioni" in alto a destra e su "Emetti la fattura".

Questa azione darà a questa fattura un numero progressivo e la documenterà a fini fiscali e contabili. Una volta emessa, verrà creato un credito per il saldo negativo, che potrà essere utilizzato per il progetto.

Se non sei pronto a emettere la fattura ma desideri creare un credito, fai clic su "Crea un credito" sotto il saldo negativo dovuto nella sezione "Totale" della fattura. Verrà visualizzato un pop-up che chiederà di confermare la creazione di un credito per l'importo indicato. Fai clic su "Crea" per confermare.

Applicare un credito

Una volta creato un credito, è possibile applicarlo come pagamento per altri documenti. È sufficiente selezionare "Applica credito" dal menu a tendina del tipo di pagamento quando si registra un pagamento. Il credito disponibile viene visualizzato di seguito. Se il credito disponibile è superiore al pagamento registrato, l'importo del pagamento verrà detratto dal credito e l'importo rimanente sarà disponibile per i pagamenti futuri.

Se il credito disponibile è inferiore all'importo del pagamento, verrà applicato il credito disponibile e verrà programmato un nuovo pagamento per il resto del saldo dovuto, in modo da poter utilizzare un altro metodo di pagamento.

Visualizzare i crediti del progetto

Per vedere i crediti di un progetto specifico, torna alla pagina di panoramica del progetto e fai clic su "Acconti e crediti" nel menu di sinistra. Cliccando sulla scheda "Crediti" in alto, potrai vedere il saldo totale dei crediti disponibili e tutti i crediti creati. Passa il mouse sull'icona delle informazioni per visualizzare il documento originale e il riferimento del pagamento per un singolo credito. Nella colonna "Applicato a" è possibile vedere a quali documenti è stato applicato un credito.

Creare un credito da fatture con pagamenti di acconti applicati

Se una fattura pagata contiene un pagamento di un acconto applicato e tenti di creare un credito riducendo il valore in euro della fattura stessa, la differenza di valore verrà prima restituita ai pagamenti di anticipo originali. Eventuali fondi residui che desideri accreditare e che non provengono da pagamenti di acconti applicati verranno trovati come credito separato nel progetto.

Ad esempio: 

• Hai una fattura di 1000 € e hai applicato il pagamento di un acconto per l'intero importo di 1000 € a quella fattura.
• Quando tenti di creare un credito per un elemento restituito per un importo di 500 €, questi 500 € verranno restituiti al pagamento originale dell'acconto e si dovrebbe vedere il saldo di questo acconto aumentare di 500 € nella scheda "Crediti/Acconti" del progetto. Non troverai questi 500 € come credito separato nel progetto stesso. 
• Inoltre, il pagamento applicato registrato nella fattura stessa si ridurrà di conseguenza.