Come creare ordini di acquisto
Ultimo aggiornamento:Gli ordini d'acquisto ti permettono di comunicare facilmente con fornitori o subappaltatori in merito ai prodotti, materiali e servizi che desideri acquistare e al contempo rimanere aggiornato sullo stato di ogni singolo articolo. Puoi inoltre utilizzare gli ordini di acquisto come ordini di lavoro per i subappaltatori, delineando i servizi e la manodopera richiesti per il progetto in questione.
Convertire preventivi in ordini d'acquisto
Converti in pochi clic voci di preventivi in ordini d'acquisto: tutte le informazioni di prodotto importanti verranno riprese.
Ecco come funziona:
1. Seleziona le voci che desideri includere spuntando la relativa casella. Seleziona "Azioni > Crea ordine d'acquisto".
2. Nella finestra pop-up seleziona il corretto fornitore o subappaltatore per gli elementi non ancora assegnati e conferma il venditore/subappaltatore per gli elementi già raggruppati e assegnati.
3. Clicca "Crea ordini d'acquisto"
NB: tutti gli elementi selezionati verrano contrassegnati come "approvati" nel preventivo originale se non erano ancora contrassegnati come tali.
Se assegni un servizio o un elemento a un subappaltatore, questo dovrà essere invitato al progetto. Se il subappaltatore non è già stato invitato, accanto al suo nome comparirà la voce "Concedi accesso". Se fai clic su questa opzione, verrà visualizzata una maschera di invito con la possibilità di aggiungere una breve nota all'invito al progetto.
Se hai creato ordini d'acquisto per più di un fornitore o subappaltatore, verrai indirizzato alla sezione "Ordini d'acquisto" del tuo progetto dove puoi visualizzarli.
Se hai creato un singolo ordine d'acquisto per un solo fornitore o subappaltatore, verrai indirizzato direttamente a tale ordine d'acquisto.
Creare ordini di acquisto da zero
Per creare ordini d'acquisto da zero, clicca il pulsante "Crea ordine d'acquisto" nella sezione "Ordini di acquisto" di qualsiasi progetto oppure dalla pagina "Tutti gli ordini di acquisto" nella sezione "Finanze".
Selezionare un fornitore o subappaltatore
Successivamente, ti viene chiesto di selezionare un fornitore o subappaltatore per il nuovo ordine di acquisto. Cerca i fornitori/subappaltatori inserendo il loro nome o selezionandoli dal tuo elenco per inserire automaticamente le loro informazioni relative a spedizione e fatturazione. Puoi anche aggiungere un indirizzo di spedizione personalizzato o modificare informazioni di fatturazione e spedizione direttamente nel nuovo ordine di acquisto.
Clicca "Crea" per iniziare ad aggiungere elementi e modificare l'ordine d'acquisto.
Se stai creando un ordine di acquisto o un ordine di lavoro per un subappaltatore, questo dovrà essere invitato al progetto. Se il subappaltatore non è già stato invitato, accanto al suo nome comparirà la voce "Concedi accesso". Se fai clic su questa opzione, verrà visualizzata una maschera di invito con la possibilità di aggiungere una breve nota all'invito al progetto.
Personalizzare gli ordini d'acquisto
Gli ordini d'acquisto sono completamente personalizzabili: puoi modificare ogni informazione, sia che si tratti di aggiungere colonne personalizzate, modificare dettagli di spedizione, programmare pagamenti e tanto altro.
Modificare i dettagli generali
Per modificare dettagli generali di un documento - comprese le Informazioni di documento, Informazioni azienda, Informazione fornitore/subappaltatore e Informazioni sulla spedizione, clicca direttamente in qualsiasi sezione oppure cliccare l'icona matita in alto a destra per accedere a tutti i dettagli in una finestra.
Consiglio: se stai creando un ordine di lavoro, cambia il titolo del documento e aggiungi un tipo di documento personalizzato, come "Ordine di lavoro".
Impostare i termini di pagamento e date di fatturazione
Hai il controllo totale su termini di pagamento, data di fatturazione, scadenza e data di creazione. Clicca la relativa voce in alto al documento per effettuare le impostazioni.
Aggiungere elementi
Per aggiungere elementi all'ordine di acquisto, fai clic nel campo "Aggiungi elemento" del documento per inserire manualmente le informazioni. Puoi creare un nuovo elemento o cercare e selezionare un elemento esistente. Sotto ogni elemento è presente la raccolta "I miei elementi" o "Elementi del progetto", per specificare la provenienza dell'elemento. Fai clic su un elemento per aggiungerlo direttamente all'ordine di acquisto. Da qui puoi fare clic su qualsiasi colonna e modificare le informazioni, come la quantità o il costo.
Il menu sulla destra del tuo documento ti permette di accedere agli elementi da varie fonti:
- I miei elementi: elementi dalla tua raccolta di prodotti ed elementi
- Template: elementi dai tuoi template di documenti esistenti
- Preventivi recenti: elementi di altri preventivi di tutti i tuoi progetti
Utilizza i filtri e la barra di ricerca per trovare rapidamente gli elementi desiderati, quindi fai clic sugli elementi da aggiungere all'ordine di acquisto. Una volta aggiunti, puoi aggiornare manualmente i dettagli, come le descrizioni, la quantità o marcare un elemento come soggetto all'IVA.
Tenere traccia dello stato di ogni elemento
Puoi tener traccia dello stato di ogni elemento e dell'intero ordine d'acquisto. Nella colonna "Stato dell'ordine" seleziona dal menu a discesa lo stato rilevante per ogni elemento. Puoi anche creare uno stato d'ordine personalizzato cliccando "Aggiungi nuovo status". Se ci sono più elementi con stati diversi, lo stato complessivo dell'ordine di acquisto nella parte superiore del documento cambierà in "In corso" per riflettere gli stati misti.
Se nell'ordine d'acquisto è presente un solo elemento, lo stato generale dell''ordine d'acquisto rifletterà sempre lo stato di quell'elemento.
Se ci sono più articoli nell'ordine d'acquisto e tutti hanno lo stesso stato, lo stato generale dell'ordine d'acquisto rifletterà lo stato condiviso.
Puoi anche selezionare lo stato complessivo dell'ordine per l'intero ordine d'acquisto dal menu a tendina in alto, per modificare tutti gli elementi nello stato dell'ordine selezionato; potrai ancora aggiornare gli stati dei singoli elementi in seguito, ma lo stato complessivo dell'ordine d'acquisto tornerà a "In corso" se sono misti.
Interior designer: lo stato dell'ordine di ogni elemento viene ripreso anche nel monitoraggio progetto. Se effettui delle modifiche allo stato dell'ordine dal monitoraggio progetto, queste verranno aggiornate anche nell'ordine d'acquisto e vice versa.
Allegare file
La sezione "File" degli ordini di acquisto è un luogo ideale per aggiungere foto o specifiche dei prodotti che desideri condividere con il fornitore o subappaltatore o per tenere traccia delle ricevute/fatture/conferme d'ordine dei fornitori/subappaltatori. Fai clic su "Allega i file" per allegare i file e le foto del progetto esistenti o caricarne di nuovi dal computer. Fai clic su qualsiasi file allegato per visualizzarne immediatamente l'anteprima, oppure fai clic sui tre puntini su un file per rinominarlo, scaricarlo o rimuoverlo.
La sezione "File" può essere visibile o nascosta al fornitore/subappaltatore facendo clic sull'icona dell'occhio nell'angolo in alto a destra. Assicurati di visualizzare l'anteprima dell'ordine di acquisto prima di inviarlo al fornitore/subappaltatore.
Anteprima e condivisione dell'ordine di acquisto
Prima di inviare l'ordine d'acquisto, puoi visualizzarlo in anteprima e scegliere esattamente l'aspetto che avrà il fornitore o subappaltatore. Per primo, seleziona il pulsante "Anteprima" in alto a destra dello schermo.
Successivamente, controlla le impostazioni nella sezione "Personalizza ciò che il fornitore/subappaltatore può vedere" nel pannello di destra.
Puoi trovare ulteriori informazioni sulle opzioni di anteprima degli ordini di acquisto in questo articolo: Come personalizzare ciò che il cliente può vedere nei documenti finanziari.
Quando l'ordine d'acquisto è pronto, fai clic su "Invia" (sia dalla modalità di modifica sia di anteprima). Puoi scrivere un messaggio e-mail personalizzato o utilizzare i template di messaggio salvati. Una volta che il fornitore/subappaltatore avrà ricevuto l'e-mail, egli potrà visualizzare l'ordine di acquisto direttamente dal proprio computer, telefono o tablet.
Stampare, scaricare ed esportare
In alternativa, puoi optare di stampare l'ordine di acquisto per condividerne una copia fisica, di scaricarlo e allegarlo a un'e-mail o di esportarlo in Excel. A tal fine, apri il menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Scarica come PDF", "Esporta in Excel o "Stampa", a seconda dell'azione desiderata. È anche possibile scaricare un PDF utilizzando l'icona di download nella parte superiore della pagina.
Registrare i pagamenti negli ordini di acquisto
Una volta ricevuta la fattura dal fornitore o subappaltatore per gli articoli, puoi registrare i pagamenti effettuati per l'ordine nel tuo ordine di acquisto. Questo servirà solo per i tuoi registri finanziari e il tuo fornitore/subappaltatore non vedrà questi pagamenti registrati.
Per registrare un pagamento, vai alla sezione "Pagamenti" e fai clic su "Programma un pagamento".
Per impostazione predefinita, il primo pagamento sarà impostato per l'intero importo dell'ordine di acquisto. Puoi aggiungere più pagamenti alla pianificazione facendo clic su "Programma un pagamento". Fai clic su qualsiasi campo di ciascun pagamento per modificarne il nome, l'importo, i termini e la data di scadenza.
Per registrare un pagamento, fai clic su "Registra il pagamento" a destra del pagamento. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona il Metodo di pagamento, la data e il numero di riferimento (questo è un buon posto per registrare un numero di assegno o di conferma). Fai clic su "Fine" per registrare i dettagli del pagamento.
Nella colonna "Stato", accanto al pagamento registrato, compare la dicitura "Pagato". Puoi fare clic sul nome del pagamento per visualizzarne i dettagli, compresi il metodo e il numero di riferimento. Per rimuovere un pagamento, fai clic sui tre punti a destra e seleziona "Rimuovi pagamento".
Organizzare e tenere traccia delle finanze
I tuoi ordini d'acquisto verranno inclusi anche nel tuo report delle transazioni in uscita che ti permette di tener traccia di tutto il denaro in entrato e in uscita.
Approvare, contrassegnare come fatturato e altre azioni
Oltre a creare un'anteprima dell'ordine d'acquisto e a condividerla, puoi anche usare il pulsante "Altre azioni" per approvare l'ordine di acquisto, segnarlo quale fatturato, duplicarlo o modificarlo, scaricarlo quale PDF, esportarlo in Excel, stamparlo, archiviarlo e rimuoverlo. È possibile inoltre unire ordini di acquisto e scaricare schede prodotto.
Modificare un ordine di acquisto approvato
Una volta approvato un ordine di acquisto, dovrai riaprirlo se sono necessarie modifiche. Il fornitore o il subappaltatore non saranno informati della riapertura dell'ordine di acquisto per la modifica fino a quando non lo condividerai nuovamente con loro.
Come procedere:
1. Apri l'ordine di acquisto che desideri modificare. Seleziona il menu a tendina "Azioni" e seleziona "Riapri per modificare".
2. Un popup ti chiederà di confermare che desideri riaprire l'ordine di acquisto.
NB: quando esegui questa operazione, le firme elettroniche e le approvazioni verranno rimosse. Dopo aver apportato le modifiche, dovrai ricondividere il documento con il tuo fornitore o subappaltatore per la firma e l'approvazione.