Come rimuovere o archiviare un documento
Ultimo aggiornamento:I documenti finanziari in Houzz Pro possono essere archiviati o rimossi, a seconda dello stato del documento. Sia i documenti archiviati che quelli rimossi saranno nascosti ai clienti ed esclusi dai budget e dai riepiloghi finanziari.
Rimuovere vs archiviare
- Documenti rimossi: possono essere recuperati (se la funzione di recupero dei documenti è abilitata), ma i pagamenti programmati, gli allegati, i destinatari e i collegamenti a indennità/ore/spese non verranno ripristinati.
- Documenti archiviati: possono essere visualizzati e/o duplicati e modificati in qualsiasi momento. Tutte le voci, i pagamenti programmati, gli allegati, i destinatari e i collegamenti a indennità/ore/spese rimangono intatti.
Per ulteriori informazioni sul ripristino dei documenti, consulta l'ultima sezione di questo articolo.
Preventivi
Per rimuovere o archiviare un preventivo, il documento deve trovarsi nello status "Inviato" o "Bozza"; i preventivi approvati, rifiutati, pagati, parzialmente pagati, fatturati e parzialmente fatturati non possono essere rimossi o archiviati nel loro stato attuale.
I preventivi in stato "Inviato" o "Bozza" possono essere rimossi o archiviati facendo clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e selezionando "Rimuovi" o "Archivia". Ti verrà chiesto di confermare l'azione.
Preventivi con pagamenti: i preventivi con uno o più pagamenti applicati non possono essere rimossi o archiviati. Per rimuovere o archiviare un preventivo pagato o parzialmente pagato, è necessario prima rimuovere i pagamenti.
Preventivi approvati o rifiutati: se un preventivo è stato completamente approvato o rifiutato, è necessario riaprirlo per modificarlo e renderlo disponibile per la rimozione o l'archiviazione. A tal fine, fai clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Riapri per modificare", quindi conferma che desideri riaprirlo - questo rimuoverà lo stato di approvazione e le firme elettroniche.
Preventivi fatturati: se un preventivo è stato parzialmente o interamente fatturato, non può essere rimosso o archiviato così com'è. È necessario rimuovere o archiviare la fattura o le fatture collegate, oppure rimuovere le voci della fattura o delle fatture originate dal preventivo.
Fatture
Per rimuovere o archiviare una fattura, il documento deve trovarsi nello status "Inviato" o "Bozza"; le fatture pagate, parzialmente pagate o emesse non possono essere rimosse o archiviate nel loro stato attuale.
Le fatture nello status "Inviato" o "Bozza" possono essere rimosse o archiviate facendo clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e selezionando "Rimuovi" o "Archivia". Ti verrà chiesto di confermare l'azione e ricordato di consultare il tuo commercialista se hai già depositato l'IVA.
NB: se la fattura è stata creata a partire da un preventivo, le voci della fattura saranno rinviate ai rispettivi documenti.
Fatture con pagamenti: le fatture con uno o più pagamenti applicati non sono disponibili per la rimozione o l'archiviazione. Per rimuovere o archiviare una fattura pagata o parzialmente pagata, è necessario prima rimuovere i pagamenti.
Fatture emesse: se una fattura è stata emessa, non sarà possibile rimuoverla o archiviarla, anche se è stata annullata. Per ulteriori informazioni sulle fatture emesse, consulta Come emettere una fattura e Come annullare una fattura già emessa.
Ordini di acquisto
Per rimuovere o archiviare un ordine di acquisto, il documento deve trovarsi nello status "Inviato" o "Bozza"; gli ordini di acquisto pagati, parzialmente pagati e approvati non possono essere rimossi o archiviati nel loro stato attuale.
Gli ordini di acquisto in stato "Inviato" o "Bozza" possono essere rimossi o archiviati facendo clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e selezionando "Rimuovi" o "Archivia". Ti verrà chiesto di confermare l'azione.
Ordini di acquisto con pagamenti: gli ordini di acquisto con uno o più pagamenti applicati non sono disponibili per la rimozione o l'archiviazione. Per rimuovere o archiviare un ordine di acquisto pagato o parzialmente pagato, è necessario prima rimuovere i pagamenti.
Ordini di acquisto approvati: se un ordine di acquisto è stato approvato, è necessario prima riaprirlo per modificarlo e renderlo disponibile per la rimozione o l'archiviazione. A tal fine, fai clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Riapri per modificare", quindi conferma che desideri riaprirlo: in questo modo verranno rimosse tutte le approvazioni e le firme elettroniche.
Richieste di modifica
Per rimuovere o archiviare una richiesta di modifica, il documento deve trovarsi nello status "Inviato" o "Bozza"; le richieste di modifica pagate, parzialmente pagate e approvate non possono essere rimosse o archiviate nel loro stato attuale.
Le richieste di modifica in stato "Inviato" o "Bozza" possono essere rimosse o archiviate facendo clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e selezionando "Rimuovi" o "Archivia". Ti verrà chiesto di confermare l'azione.
Richieste di modifica con pagamenti: le richieste di modifica con uno o più pagamenti applicati non saranno disponibili per la rimozione o l'archiviazione. Per rimuovere o archiviare una richiesta di modifica pagata o parzialmente pagata, è necessario prima rimuovere i pagamenti.
Richieste di modifica approvate: se una richiesta di modifica è stata approvata, è necessario riaprirla per modificarla e renderla disponibile per la rimozione o l'archiviazione. A tal fine, fai clic sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Riapri per modificare", quindi conferma che desideri riaprire - questo rimuoverà qualsiasi approvazione e firma elettronica.
Ripristinare documenti rimossi o archiviati
Ripristinare documenti rimossi
Se desideri ripristinare i documenti rimossi, devi prima abilitare la funzione "Recupero documenti", che è disabilitata per impostazione predefinita.
NB: solo il super amministratore può ripristinare i documenti rimossi.
Per abilitare il recupero dei documenti, vai su "Impostazioni" nel menu di navigazione a sinistra, quindi nella sezione "Documenti aziendali". Seleziona la scheda "Funzionalità", quindi fai clic sul pulsante di attivazione/disattivazione accanto a "Ripristina i documenti rimossi", nella sezione "Recupero documenti".
Una volta abilitata, l'opzione "Rimosso" apparirà nel filtro "Tipo" nelle pagine dell'elenco dei documenti. Tutti i documenti che rimuovi verranno visualizzati qui.
Per ripristinare un documento rimosso, passa il mouse sul documento e clicca su "Ripristina" all'estrema destra.
Conferma che desideri ripristinare il documento. Questo apparirà ora nell'opzione "Attivo" sotto il filtro "Tipo".
Verranno ripristinati solo il documento e le voci di riga. I pagamenti programmati, gli allegati, i destinatari e i collegamenti relativi a indennità, ore e spese non vengono ripristinati. I documenti ripristinati tornano con lo stato "Bozza" e la visibilità "Privato".
Duplicare e modificare documenti archiviati
Sebbene non sia possibile ripristinare direttamente un documento archiviato, è possibile visualizzarlo e duplicarlo per utilizzarlo nello stesso progetto o in uno diverso, se necessario. Il duplicato conterrà tutti i dettagli e gli elementi presenti nel documento originale, comprese le voci di riga, i pagamenti programmati, gli allegati, i destinatari e i collegamenti relativi a indennità, ore e spese.
Per duplicare e modificare un documento archiviato, utilizzare l'icona "Cerca" nella barra di navigazione a sinistra per aprire l'elenco completo dei documenti in base al tipo che si sta cercando ("Tutti i preventivi", "Tutte le fatture", ecc.).
Successivamente, utilizza il filtro "Tipo" nella parte superiore e seleziona "Archiviati" per visualizzare i documenti archiviati. Fare clic sul titolo del documento che desideri visualizzare e/o duplicare.
Una volta che hai aperto il documento archiviato, clicca sul menu "Azioni" nella parte superiore della pagina e seleziona "Duplica e modifica", quindi scegli se desideri duplicarlo in questo progetto o in un altro (nuovo o esistente).