Come modificare le impostazioni dei documenti
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Ci sono molti modi per personalizzare i tuoi documenti su Houzz Pro. Qui esamineremo tutte le diverse impostazioni disponibili per modificare i tuoi documenti in modo da poter gestire la tua attività nel modo che funziona meglio per te e il tuo team.
Modificare i dettagli generali dei documenti
Hai bisogno di aggiornare le informazioni del documento, le informazioni cliente, le informazioni di fatturazione o le informazioni aziendali? Per visualizzare e modificare tutti i dettagli generali del documento in un unico posto, fai clic sull'icona della matita in alto a destra nella sezione "Informazioni generali".
Qui vedrai tre schede separate: "Azienda", "Cliente e fatturazione" "Documento". Clicca sulla scheda dove vuoi modificare i dettagli - assicurati di cliccare su "Salva" in fondo quando hai finito di apportare le modifiche.
Informazioni aziendali
La scheda "Azienda" consente di mostrare o nascondere le informazioni sulla tua azienda nel documento, nonché di impostare il titolare del documento e il limite di offerta. Le informazioni aziendali (nome, numero di telefono, indirizzo, numero di iscrizione all'albo ecc.) si riflettono in tutti i documenti e devono essere modificate dalla pagina Informazioni aziendali nella sezione "Impostazioni". Fai clic su "Modifica" nella parte superiore della scheda per accedere alle impostazioni e apportare le modifiche. Per saperne di più, consulta l'articolo Come aggiornare l'indirizzo aziendale.
Per nascondere alcuni aspetti delle informazioni aziendali, fai clic sull'icona dell'occhio accanto alle informazioni che desideri nascondere.
Logo nell'intestazione documenti
Modifica il logo dell'intestazione dei tuoi documenti direttamente da qualsiasi documento, facendo clic sull'icona "Modifica" al passaggio del mouse sul tuo logo. Seleziona il file che desideri caricare dal tuo dispositivo e il logo verrà aggiornato immediatamente.
NB: se modifichi il logo in un documento, il logo verrà modificato in tutti i documenti. Per saperne di più sui diversi tipi di logo, consulta l'articolo Come aggiungere il logo aziendale in Houzz Pro.
Informazioni documento
La scheda "Documento" consente di impostare elementi specifici del documento, tra cui la data di scadenza, la data di creazione, il tipo di documento, il titolo del documento, il codice del documento e i campi personalizzati. Ti facciamo notare che il tipo di documento e il codice del documento possono essere ripristinati ai valori predefiniti facendo clic sull'opzione accanto a ciascuno di essi.
Per ulteriori informazioni sui codici dei documenti e sulla data di creazione, consulta le rispettive sezioni riportate più avanti in questo articolo.
Puoi inoltre modificare il titolo, il tipo e il codice del documento senza aprire le impostazioni generali: basta cliccare sull'elemento che desideri modificare, inserire le modifiche e poi cliccare sull'icona a forma di spunta per salvare le modifiche.
Campi personalizzati
Aggiungi un campo personalizzato alle sezioni "Azienda" o "Documento", ad esempio il sito web, l'indirizzo e-mail o il link ai social media, cliccando su "Aggiungi un campo personalizzato" nella parte inferiore della scheda corrispondente e inserendo i dettagli. Puoi scegliere di aggiungere un link cliccabile o un campo di testo libero. Per rimuovere un campo personalizzato, clicca sull'icona del cestino accanto ad esso.
Informazioni cliente e fatturazione
La scheda "Cliente e fatturazione" ti offre il controllo completo sugli indirizzi, gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono da visualizzare sul documento. Puoi scegliere di mostrare o nascondere i dettagli del cliente e aggiungere indirizzi di fatturazione o di spedizione distinti, con la possibilità di applicare le modifiche a tutti i documenti collegati o di limitarle al documento corrente. Scopri di più sull'utilizzo di più indirizzi nella guida Come aggiungere più indirizzi a un progetto.
Modificare i codici documento
I codici documento (es: IN-10017) vengono assegnati automaticamente in base al tipo di documento (ES, PR, IN, PO ecc.) e all'ordine in cui il documento è stato creato nel tuo account (1001, 1002 ecc.). Puoi personalizzare il codice del documento su ogni singolo documento, ma tutti i documenti futuri genereranno il loro codice in base ai valori di default del sistema.
Se hai aggiunto un codice progetto a un progetto (disponibile nei dettagli del progetto), verrà automaticamente aggiunto al codice del documento per default (es: IN-BL-10017). I codici di progetto ti aiutano a decifrare rapidamente a quale progetto è associato il tuo documento/i tuoi documenti quando li visualizzi sulla piattaforma Houzz Pro.
Per modificare un codice documento, puoi aprire le impostazioni di "Informazioni generali" e cambiarlo nella scheda "Informazioni del documento", oppure puoi modificarlo direttamente sul documento e cliccare sull'icona di spunta per salvare.
Modificare la data di creazione dei documenti
Puoi personalizzare la data di creazione del documento, dandoti il controllo totale sulla contabilità e sulla presentazione dei documenti. Per modificare la data di creazione di un documento, fai prima clic sull'icona della matita in alto a destra nella sezione "Informazioni generali".
Nella finestra che si apre, trova il campo "Data di creazione" sotto la scheda "Informazioni del documento" e cliccaci sopra per far apparire un calendario dove puoi selezionare la data desiderata. Clicca su "Salva" per inviare la/le tua/e modifica/e.
Modificare i piani di pagamento
I piani di pagamento possono essere personalizzati per ogni documento in modo da poter creare un piano che si adatti al progetto specifico e alla tempistica. Nella sezione "Pagamenti" puoi creare un piano di pagamento, salvarlo come valore di default per tipo di documento e attivare i promemoria programmati per il cliente in modo da non dover rincorrere i tuoi soldi una volta inviato il documento.
Dai un'occhiata a queste risorse per saperne di più sulle impostazioni di pagamento per ciascun tipo di documento:
Termini e condizioni, promemoria
Le sezioni "Termini e condizioni" e "Promemoria" dei tuoi documenti sono completamente personalizzabili in base alle informazioni aggiuntive che desideri comunicare al cliente riguardo al progetto e/o al documento.
Usa le opzioni di formattazione in fondo a ciascuna sezione per personalizzare il testo a tuo piacimento.
Per visualizzare, modificare e salvare i modelli per "Termini e condizioni" e "Promemoria" per tipo di documento, fai clic su "I miei template" in fondo a ciascuna sezione.
Per saperne di più sull'uso dei template di "Termini e condizioni" e "Promemoria", consulta queste risorse:
Come utilizzare i template per termini e condizioni nei documenti
Firme nei documenti
Le firme possono essere raccolte per preventivi e ordini di acquisto. Per ogni documento può essere raccolta solo una firma del destinatario. Puoi modificare i titoli delle firme aziendali e dei clienti/fornitori/subappaltatori direttamente nel documento cliccandoci sopra, apportando modifiche e cliccando sul segno di spunta per salvare le modifiche.
Per visualizzare e modificare tutte le impostazioni delle firme, fai clic sull'icona della matita in alto a destra della sezione firma.
All'interno delle impostazioni della firma, puoi scegliere di visualizzare la firma della tua azienda come testo o scritta utilizzando il mouse per firmare. Fai clic su "Salva" una volta terminato per applicare le modifiche.
Mostrare/nascondere sezioni dei documenti
Hai il pieno controllo su ciò che il tuo cliente vede o non vede in ciascun documento modificando le impostazioni di visibilità per sezione. Puoi mostrare o nascondere le sezioni "File", "Termini e condizioni", "Promemoria" e "Firma" cliccando sull'icona dell'occhio in alto a destra di ciascuna sezione. Passa il mouse sopra l'occhio per vedere l'impostazione corrente. Puoi anche cliccare su "Anteprima" in cima al documento per vedere esattamente cosa vedrà il tuo cliente.