Come raggruppare singoli elementi in preventivi e fatture

Il raggruppamento degli elementi è il modo perfetto per aggiungere un pezzo personalizzato al preventivo o alla fattura senza mostrare al cliente tutti i singoli componenti. Una sedia personalizzata, ad esempio, può includere tessuto, manodopera e altri materiali che possono provenire da più fornitori e richiedere ordini di acquisto separati. Con il raggruppamento degli elementi, per impostazione predefinita il cliente vede solo l'elemento principale, mentre l'elenco completo di componenti rimane visibile solo alla tua azienda nella versione interna dei documenti.

Tu e il tuo team vedrete questo:

Il tuo cliente invece vede questo:

Creare un gruppo da zero

Puoi creare dei gruppi da zero sia all'interno di un documento sia direttamente nella raccolta "I miei elementi". Diamo un'occhiata ad entrambe le opzioni.

Dalla raccolta "I miei elementi"

La tua raccolta "I miei elementi" si trova nella sezione "Raccolta" sotto l'icona "Azienda" nella navigazione a sinistra. Da qui puoi fare clic su "Crea nuovo" nell'angolo in alto a destra e poi "Gruppo" per crearne uno da zero.

Inserisci le informazioni pertinenti per il tuo nuovo gruppo, inclusi nome, categoria, descrizione e unità. Qui puoi caricare anche delle immagini per rappresentare il gruppo.

Inizia ad aggiungere elementi al gruppo utilizzando l'icona "I miei elementi" in alto a destra per selezionare elementi della raccolta esistenti. Puoi cliccare su una linea voce vuota per cercare e selezionare elementi esistenti o creare un elemento nuovo.

È importante compilare la quantità, l'unità, il costo ecc. corretti per i tuoi elementi del gruppo, poiché questo sarà la base per automatizzare i calcoli quando usi i gruppi nei tuoi documenti. Le modifiche verranno salvate automaticamente.

Da un preventivo o fattura

Se stai lavorando a un preventivo o a una fattura in cui non sono presenti gli elementi che desideri raggruppare, è sufficiente fare clic su "Crea gruppo" nella barra degli strumenti "Elementi".

In questo modo si creerà la struttura di raggruppamento, dove puoi inserire facilmente il titolo e la descrizione del gruppo (ciò che il cliente vedrà) e poi aggiungere i sub-elementi (ciò che tu e il tuo team vedrete).

Quando aggiungi un elemento al gruppo, assicurati di utilizzare l'icona "Aggiungi 1 elemento sotto" sul titolo del gruppo o su un elemento della riga all'interno del gruppo (1.1, 1.2 ecc.). Se desideri aggiungere al gruppo un elemento esistente che non è attualmente raggruppato, è possibile trascinarlo nel gruppo desiderato utilizzando i 6 punti a sinistra.

Creare un gruppo da elementi esistenti

Se stai lavorando a un preventivo o una fattura che contiene già gli elementi che desideri raggruppare, è sufficiente utilizzare le caselle di controllo per selezionare gli elementi, quindi fare clic su "Crea gruppo" nella barra degli strumenti "Elementi" oppure fai clic con il tasto destro del mouse e seleziona "+Crea nuovo gruppo" sotto l'opzione "Ragruppa", inserisci il nome del gruppo e premi il tasto "Invia/return".

Gli elementi selezionati sono ora numerati come componenti del gruppo (1.1, 1.2, 1.3 ecc.). Ora puoi aggiungere un titolo e una descrizione del gruppo per il cliente, nonché fare clic sulla foto per selezionare quella che desideri utilizzare come immagine di copertina (questo è applicabile solo se si utilizzano e si mostrano foto).

Se desideri aggiungere più elementi al gruppo, assicurati di utilizzare l'icona "Aggiungi 1 elemento sotto" sul titolo del gruppo o su un elemento all'interno del gruppo (1.1, 1.2 ecc.) quando si aggiunge un elemento al gruppo.

Se desideri aggiungere al gruppo un elemento esistente che non è attualmente raggruppato, è possibile trascinarlo nel gruppo desiderato utilizzando i 6 punti a sinistra oppure fare clic con il tasto destro del mouse sull'elemento in questione e selezionare il gruppo desiderato sotto l'opzione "Ragruppa".

Adeguare quantità e tasso per l'intero gruppo

Una volta che hai creato un gruppo e inserito tutte le informazioni relative all'unità, alla quantità e al costo di ciascuno componente, vedrai il costo totale del gruppo sull'elemento principale. Per impostazione predefinita, la quantità per questa riga sarà impostata su 1 unità. Per rappresentare con precisione al cliente la quantità che riceverà e il tasso per unità, passa il mouse sulla colonna "Quantità" e fai clic sull'icona della calcolatrice. Nella finestra a comparsa, assicurati che sia selezionata l'opzione "Ricalcolato il tasso". Regola la quantità che il cliente riceverà e vedrai un'anteprima del nuovo tasso per unità. Nota che in questo caso il totale non cambia.

Clicca su "Imposta", la nuova quantità, il tasso (e l'eventuale maggiorazione) verranno aggiustati nell'elemento principale.

Il metodo alternativo richiede di selezionare "Ricalcolato il costo totale", ma è utile solo nei casi in cui le quantità dei componenti si riferiscono a una singola unità. Ad esempio, aggiungi un gruppo di articoli per una porta (2 maniglie, 2 cerniere, 30 minuti di manodopera), il costo totale del gruppo rifletterà quello di una porta. Se il cliente ha bisogno di 4 porte in totale, devi selezionare "Ricalcola toil costo totale", immettere 4 per la quantità e il totale si adeguerà per includere il costo di 4 porte.

Salvare gruppi nella raccolta dai documenti

Dopo aver creato un gruppo all'interno di un preventivo o una fattura, puoi salvarlo nella tua raccolta per un uso futuro. Per farlo, clicca sui tre punti a destra dell'elemento principale del gruppo e seleziona "Salva nella raccolta". Il gruppo sarà ora disponibile per l'uso nei tuoi documenti e accessibile dalla tua pagina "I miei elementi" per modifiche e aggiornamenti.

Mostrare elementi raggruppati al cliente

Per impostazione predefinita, i componenti di un gruppo sono nascosti alla vista del cliente. Se desideri mostrare gli elementi del gruppo al cliente, è sufficiente fare clic sull'icona dell'occhio su uno degli elementi della riga. In questo modo verranno mostrate le opzioni di visibilità relative al gruppo, tra cui:

• Nascondi elementi
• Mostra elementi senza prezzi
• Mostra elementi con prezzi

Per verificare in qualsiasi momento la visibilità del cliente, passa il mouse sull'icona a forma di occhio per visualizzare le impostazioni attuali.

Per vedere esattamente ciò che vedrà il cliente, clicca su "Anteprima" nella parte superiore della pagina per visualizzare la schermata del cliente.

Creare ordini di acquisto da elementi raggruppati

Quando sei pronto a creare ordini di acquisto per gli elementi raggruppati, hai due opzioni.

Creare ordini di acquisto per tutte gli elementi in una volta sola: seleziona tutti gli elementi del gruppo utilizzando le caselle di controllo a sinistra, quindi scegli "Crea ordine di acquisto" dal menu "Azioni" nella parte superiore della pagina. Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il fornitore pertinente per ogni elemento e fai clic su "Crea ordini di acquisto". Verranno creati ordini d'acquisto separati per ciascun fornitore.

Creare gli ordini di acquisto uno alla volta: sull'elemento per il quale desideri creare un ordine di acquisto, fai clic con il tasto destro del mouse o con i tre puntini all'estrema destra e seleziona dal menu "Crea > Crea ordine dI acquisto". Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il fornitore interessato e fai clic su "Crea ordine di acquisto".

Gestire i gruppi

I gruppi creati e salvati sono accessibili nella pagina "I miei elementi", raggiungibile dall'icona "Azienda" nella navigazione a sinistra. Per visualizzare i gruppi, fai clic su "Gruppi" dii tipi di elementi in alto.

Da qui è possibile creare nuovi gruppi e gestire quelli esistenti, tra cui modificare, rinominare e archiviare. È sufficiente fare clic sui tre punti a destra del gruppo che desideri gestire e scegliere dal menu. Puoi anche modificare alcuni dettagli del gruppo direttamente in linea sull'elemento, come "Titolo", "Categoria" e "Unità" - per apportare ulteriori modifiche devi trovarti nella visualizzazione di modifica di un gruppo.