Come invitare i subappaltatori a collaborare su Houzz Pro

Se lavori ai progetti con subappaltatori, Houzz Pro ti permette di collaborare e comunicare facilmente con loro affinché tutti siano allineati e aggiornati.

In questo articolo ti spieghiamo come aggiungere un subappaltatore, modificare i suoi dettagli, condividere informazioni e capire meglio la visualizzazione Houzz Pro del subappaltatore.

Aggiungere un subappaltatore

Vi sono tre modi per aggiungere un subappaltatore: puoi aggiungerlo dalla tua lista di subappaltatori, aggiungerlo a un progetto individuale o aggiungerlo in attività e/o nel cronoprogramma.

Dall'elenco di subappaltatori

Il modo più semplice per aggiungere un subappaltatore è attraverso dall'elenco dei subappaltatori nelle "Impostazioni aziendali".

Quando aggiungi un subappaltatore in questo modo, puoi scegliere di invitarlo a un progetto specifico, oppure puoi semplicemente aggiungere le sue informazioni senza aggiungerlo a un progetto. Questa è un'ottima opzione se vuoi documentare i subappaltatori con cui hai lavorato in passato e/o con cui desideri lavorare in futuro.

Quando aggiungi un subappaltatore in questo modo, il subappaltatore non riceverà un'e-mail a meno che non venga invitato a collaborare a un progetto specifico.

Come procedere:

1. Seleziona l'icona "Azienda" nella navigazione a sinistra.

2. Seleziona "Subappaltatori "dal menu di sinistra. In questa schermata vengono elencati tutti i subappaltatori esistenti. Per aggiungere un nuovo subappaltatore, fai clic sul pulsante "Aggiungi subappaltatore" in alto.

3. Verrà visualizzata una schermata in cui è possibile inserire le informazioni di contatto del subappaltatore, tra cui nome, e-mail, numero di telefono, nome dell'azienda e sito web, e dettagli generali, tra cui indirizzo, appunti e settori. Puoi anche aggiungere qualsiasi documento di certificazione pertinente del subappaltatore nella sezione "Aggiungi certificati".

Se non desideri invitare il subappaltatore a un progetto, salta la sezione "Invita al progetto" e fai clic sul pulsante "Aggiungi" in basso. Il subappaltatore verrà aggiunto all'elenco dei subappaltatori, ma non verrà inviato alcun invito.

4. Se desideri invitarli a un progetto, fai clic sulla sezione "Invita al progetto". È quindi possibile selezionare il progetto pertinente dal menu a tendina. Verranno visualizzate tutte le autorizzazioni concesse automaticamente ai subappaltatori nella sezione "Accesso subappaltatori" e optare di spedire un invito tramite e-mail e/o SMS.

5. Fai clic su "Aggiungi" per inviare. Il subappaltatore verrà aggiunto all'elenco dei subappaltatori e riceverà un invito a collaborare a quel progetto specifico.

Se non inviti il subappaltatore a un progetto specifico, noterai un'opzione "Invita" nella colonna "Progetti" dell'elenco dei subappaltatori. Fai clic qui per collaborare con loro su un progetto e inviare un invito.

Se il subappaltatore è già stato invitato a un progetto specifico, la colonna "Progetti" mostrerà il numero di progetti ai quali è già stato aggiunto. Puoi cliccare "Modifica" per vedere i progetti specifici ed effettuare modifiche se è necessario.

Da un progetto

1. Se desideri condividere un progetto specifico con un subappaltatore, apri il progetto in questione dal menu di navigazione a sinistra. Sul lato destro dello schermo, individua la sezione "Collaboratori" e clicca su "Gestisci" o sull'icona + accanto a "Subappaltatori".

2. Nella schermata "Gestisci i collaboratori", assicurati di trovarti nella scheda "Subappaltatori" nella parte superiore. Da qui, puoi cliccare su "Aggiungi al progetto" accanto a un subappaltatore esistente per invitarlo immediatamente, oppure cliccare su "Invita subappaltatori" per creare e invitare un nuovo subappaltatore.

3. Per un nuovo subappaltatore, inserisci tutte le informazioni di contatto. Nella sezione "Invita al progetto", il progetto pertinente dovrebbe essere già selezionato nel menu a tendina, ma puoi modificarlo se necessario. Puoi anche specificare se desideri inviare l'invito tramite e-mail, SMS o entrambi.

Clicca su "Invita" per inviare. Il subappaltatore verrà aggiunto al tuo elenco di subappaltatori e riceverà un invito a collaborare a quel progetto specifico.

Da attività e cronoprogramma

Per invitare un subappaltatore a un'attività specifica o a elemento di cronoprogramma, apri il cronoprogramma in questione e seleziona l'elemento o l'attività al quale desideri assegnarlo.

Da un elemento di cronoprogramma: fai clic sul menu a tendina del team e seleziona la scheda "Clienti e subappaltatori". Da qui è possibile fare clic su "Invita subappaltatore" e compilare i dati per invitarlo al progetto e assegnarlo all'elemento.

Da un'attività: fai clic sull'icona del team e seleziona la scheda "Clienti e subappaltatori" nel menu a discesa "Seleziona assegnatario". Da qui è possibile fare clic su "Invita subappaltatore" e inserire le informazioni per invitarlo al progetto e assegnarlo all'attività.

NB: se condividi con il subappaltatore solamente attività o elementi di cronoprogramma specifici, questi avranno accesso solo a tali elementi ma non all'intero cronoprogramma. Per scoprire come condividere l'intero cronoprogramma, consulta la sezione "Permessi del subappaltatore".

Consiglio: per dare rapidamente a un subappaltatore esistente l'accesso a un progetto e assegnargli un elemento di cronoprogramma o un'attività in un solo passaggio, fai clic su "Concedi accesso" accanto al suo nome nella sezione "Clienti e subappaltatori" dell'elenco a discesa degli assegnatari.

Modificare le informazioni dei subappaltatori

Una volta aggiunto un subappaltatore, è possibile visualizzare e modificare facilmente le informazioni nell'elenco dei subappaltatori. Per visualizzare i subappaltatori, seleziona prima l'icona "Azienda" nella navigazione a sinistra e poi "Subappaltatori" dal menu di sinistra. In questa schermata trovi un elenco di tutti i subappaltatori esistenti. Per modificare i dettagli del subappaltatore, clicca "Modifica" a destra.

Nella modalità "Modifica", nella parte superiore sono presenti le schede rilevanti: "Dettagli subappaltatore", "Progetti", "Contratti" e "Ordini di acquisto". Seleziona la scheda in base alle informazioni alle quali desideri accedere.

Dettagli subappaltatore

In questa scheda è possibile modificare le informazioni di contatto del subappaltatore (nome, azienda, sito web, numero di telefono) e i dettagli generali (indirizzo, appunti interni e settori, inclusa l'aggiunta di settori di attività personalizzati e la gestione di quelli esistenti).

NB: una volta invitato un subappaltatore a un progetto, non è possibile modificare il suo indirizzo e-mail.

Nella scheda "Dettagli subappaltatore" puoi anche caricare certificati importanti o documentazione assicurativa e concedere o revocare l'accesso a determinati progetti selezionando la casella di controllo del progetto. Nella parte inferiore della schermata di modifica è possibile rimuovere completamente il subappaltatore, se necessario.

Progetti

In questa scheda puoi facilmente vedere a quali progetti ha accesso un determinato subappaltatore, comprese le informazioni rilevanti sul progetto come la posizione, lo status e quando il subappaltatore ha visualizzato il progetto l'ultima volta. Clicca su qualsiasi progetto per essere reindirizzato alla panoramica del progetto.

Contratti

In questa scheda puoi visualizzare tutti i contratti inviati al subappaltatore specifico, compreso lo stato del contratto e le eventuali copie firmate. Fai clic su un contratto qualsiasi per aprire il documento oppure fai clic sulla copia firmata per aprirla nei file di progetto.

Ordini di acquisto

In questa scheda puoi visualizzare tutti gli ordini di acquisto associati al subappaltatore specifico, compresi il totale, l'importo pagato e il saldo. Fai clic su un ordine di acquisto per aprire il documento.

Caricare i certificati dei subappaltatori

Per ogni subappaltatore con cui lavori, puoi caricare certificati importanti o documentazione chiave direttamente nel suo file di subappalto. In questo modo avrai tutto ciò che ti serve in un unico posto per una rapida consultazione.

Per caricare la documentazione, accedi all'elenco dei subappaltatori, quindi fai clic su "Aggiungi certificato" (se attualmente non vi sono certificati caricati) oppure "Modifica" a destra del subappaltatore in questione. All'interno della modalità di modifica, c'è una sezione dedicata ai certificati in cui puoi caricare un file o trascinarlo dal desktop. Puoi aggiungere facilmente più file nella sezione "Certificati", nonché rimuovere i file non più necessari utilizzando il pulsante "Rimuovi".

Tipi di certificato

Puoi selezionare il tipo di documentazione dal menu a tendina "Seleziona il tipo di certificato" per ogni file caricato. Se non viene elencato un tipo pertinente, puoi aggiungerne uno proprio in fondo al menu a tendina.

Per gestire i tipi di certificato personalizzati, vai alla pagina principale "Subappaltatori" e seleziona "Gestisci i tipi di certificato" dal menu "Azioni" nella parte superiore.

Da qui puoi utilizzare le icone corrispondenti per modificare o rimuovere qualsiasi tipo di certificato personalizzato aggiunto.

Date di scadenza dei certificati

Puoi inoltre aggiungere una data di scadenza del certificato in modo da sapere quando ricontattare i tuoi subappaltatori per aggiornare le certificazioni. A tal fine, fai clic sull'icona a forma di matita accanto a "Scade il", direttamente sotto il nome del file del certificato, quindi seleziona una data.

Se inserisci una data di scadenza per il certificato di un subappaltatore, riceverai più notifiche in Houzz Pro nonché un'e-mail 1 giorno prima di tale data per informarti che quel certificato specifico deve essere aggiornato a breve. Sia il super amministratore che tutti i membri del team con le autorizzazioni pertinenti per i subappaltatori riceveranno una notifica.

Permessi del subappaltatore

Anche se condividi un progetto con un subappaltatore, questi non ha automaticamente accesso ai file, al cronoprogramma o agli appunti quotidiani. È necessario modificare manualmente le impostazioni di condivisione per ogni funzione che si desidera far visualizzare al subappaltatore - l'accesso viene impostato su base individuale

Condividere i file

Per condividere i file, accedi al tuo progetto e selezione "File e foto" dal menu di sinistra. Per il file o la cartella che desideri condividere, fai clic sui tre punti sul lato destro e seleziona "Gestisci i permessi" dal menu. Seleziona "Accesso" accanto al subappaltatore al quale desideri dare il permesso di visualizzare il file o la cartella. È anche possibile selezionare più file facendo clic sulle caselle di controllo per aggiornare le impostazioni tutte insieme. Per saperne di più.

Condividere gli appunti quotidiani

Per condividere gli appunti quotidiani, accedi al proprio progetto e selezionare Registri giornalieri dal menu di sinistra. Nella colonna "Condiviso con", fai clic sull'icona del team: seleziona "Accesso" accanto al subappaltatore al quale desideri dare il permesso di visualizzare l'appunto quotidiano. NB: solo subappaltatori che hanno fatto il login potranno creare appunti quotidiani. Per saperne di più.

Condividere il cronoprogramma

Per condividere il tuo cronoprogramma, vai sul tuo progetto e seleziona "Cronoprogramma" o dal menu di sinistra. Clicca sull'icona "Condividi" - puoi specificare "Accesso"/"Nessun accesso" accanto a ogni singolo subappaltatore. Se un subappaltatore è impostato su "Accesso", può visualizzare l'intero cronoprogramma. Se il subappaltatore è impostato su "Nessun accesso", può visualizzare solo le voci del cronoprogramma a lui assegnate. Per saperne di più.

Condividere le planimetrie 3D

Per condividere una planimetria 3D, vai al tuo progetto e seleziona "Planimetrie 3D" dal menu a sinistra, quindi apri le planimetrie che desideri condividere. Fai clic sull’icona "Condividi" nelle planimetrie: potrai quindi specificare "Accesso" o "Nessun accesso" accanto a ciascun subappaltatore. Se per un subappaltatore è impostato "Accesso", questi potrà visualizzare le planimetrie nel proprio pannello di controllo. Per saperne di più.

Pannello di controllo subappaltatori

Quando inviti un subappaltatore a collaborare a un progetto specifico, questo riceverà un'e-mail che lo invita a un progetto. Da qui, possono cliccare per accedere al loro pannello di controllo senza bisogno di fare il login. (I subappaltatori possono anche registrarsi per creare un account Houzz gratuito o accedere utilizzando il loro account Houzz Pro a pagamento.)

Una volta il subappaltatore accede al suo pannello di controllo, che contiene i dettagli del progetto condiviso, potrà contribuire dove necessario. Per ulteriori informazioni su cosa possono vedere e fare esattamente i tuoi subappaltatori nei loro pannelli di controllo, consulta Come utilizzare il pannello di controllo per subappaltatori, una guida creata per aiutare i tuoi subappaltatori a navigare nei progetti condivisi con loro.

Anteprima del pannello di controllo subappaltatori

Per visualizzare in anteprima ciò che il tuo subappaltatore vedrà nel suo pannello di controllo individuale del progetto, vai alla pagina di panoramica del progetto. Dal pannello di destra, puoi cliccare su "Pannello di controllo subappaltatori" nella sezione "Pannelli di controllo" oppure cliccare su "Gestisci" nella sezione "Collaboratori".

Se hai cliccato sulla sezione "Collaboratori", dalla scheda "Subappaltatori" puoi cliccare sul pulsante "Anteprima pannello di controllo subappaltatori" in alto, oppure sull'icona di anteprima accanto a un subappaltatore già invitato, per visualizzare la loro vista specifica.

Una volta nell'anteprima, puoi usare il menu a tendina in alto per vedere esattamente cosa vedranno i singoli subappaltatori nel loro pannello di controllo quando vi accederanno tramite il link nella loro e-mail. Se hanno un account Houzz Pro gratuito o a pagamento, avranno una visualizzazione leggermente diversa, ma con tutte le stesse informazioni (oltre agli appunti quotidiani se ne hai condivisi per quel progetto).

Per vedere come apparirà il loro pannello di controllo su diversi dispositivi, puoi utilizzare il pulsante Desktop / Mobile nella parte superiore.

Data dell'ultimo accesso

Per vedere quando un subappaltatore ha visualizzato l'ultima volta il proprio pannello di controllo, seleziona il subappaltatore pertinente dal menu a tendina. In alto a sinistra vedrai "Ultima visualizzazione gg/mm/aaaa". Se il subappaltatore non ha ancora visualizzato il proprio pannello di controllo, vedrai "Non visualizzato da [subappaltatore]".

Passare da un pannello di controllo all'altro (per i subappaltatori)

I subappaltatori spesso lavorano con più aziende e devono poter passare da un team all'altro per accedere a ogni pannello di controllo. Se scelgono di non iscriversi o accedere a Houzz Pro, dovranno accedere pannello di controllo subappaltatori di ciascun progetto individualmente, tramite il link contenuto nelle rispettive e-mail di invito. Se decidono di creare un account gratuito o di accedere, possono facilmente passare da un team all'altro usando uno dei due metodi disponibili.

La prima opzione consiste nel passare col mouse sull'icona dell'azienda nell'angolo in basso a sinistra dell'account. Poi basta cliccare sul team che il subappaltatore desidera aprire.

L'altra opzione è quella di cliccare sul nome del team in alto della homepage e selezionare dal menu a tendina il team al quale si desidera passare. Da lì il subappaltatore può accedere a qualsiasi progetto il professionista lo ha invitato a collaborare.

Chat subappaltatori

Una volta che un subappaltatore è stato aggiunto a un progetto specifico e ha accettato l'invito al progetto, potrai utilizzare la chat del progetto per comunicare e coordinarti con tale subappaltatore. I subappaltatori possono essere aggiunti solo a una chat specifica del progetto, non possono essere aggiunti a una chat generale. Solo i professionisti con pacchetti Custom possono includere i subappaltatori in una chat di progetto.

Per accedere alla chat, clicca sul pulsante "Chat progetto" sotto il nome del progetto (come mostrato di seguito). All'interno della chat, potrai avviare una nuova chat diretta con il subappaltatore, avviare una chat di gruppo che include il subappaltatore o aggiungere un messaggio a una chat esistente. Seleziona l'icona "Gestisci la chat" in alto per aggiungere o rimuovere persone, rimuovere la chat o disattivare le notifiche per quella chat specifica.

Il subappaltatore potrà rispondere alle chat, avviare una nuova chat con qualsiasi membro del team che fa parte del progetto, aggiungere persone alle chat che crea e lasciare una chat a cui è stato invitato. Non potrà avviare una chat con un altro subappaltatore o con il cliente, né rimuovere persone dalle chat o eliminare una chat.

Domande frequenti legate ai subappaltatori

Ecco alcune domande comuni su come invitare e collaborare con i subappaltatori.

1. Chi sono i subappaltatori?

Un subappaltatore è un professionista o un'impresa esterna che partecipa e collabora al tuo progetto. Non fa parte del tuo team, ma deve essere tenuto costantemente aggiornato sull'andamento del progetto. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un elettricista o di un falegname. 

2. Chi può invitare un subappaltatore?

L'amministratore dell'account può invitare un subappaltatore a partecipare, così come qualsiasi membro del team che abbia l'autorizzazione "Gestisci subappaltatori e fornitori" abilitata all'interno delle "Autorizzazioni amministrative".

3. Il subappaltatore deve avere un account Houzz Pro per essere invitato?

No, i subappaltatori non hanno bisogno di iscriversi a un account Houzz Pro. Potranno visualizzare e aggiornare il loro pannello di controllo subappaltatori per qualsiasi progetto a cui sono stati invitati senza effettuare il login. Tuttavia, una volta ricevuto l'invito, possono facilmente iscriversi a Houzz Pro (utilizzando la versione gratuita per subappaltatori), per accedere a funzioni extra nel loro pannello di controllo, come creare appunti quotidiani.

Se il subappaltatore è già iscritto a Houzz Pro, può usare quell'account per accettare il tuo invito e passare facilmente da un team all'altro o da un progetto all'altro nel suo account.

4. Come posso inviare nuovamente un invito a un subappaltatore?

Nel caso in cui un subappaltatore non riesca a trovare l'invito originale che hai inviato, puoi reinviarlo. Per inviare nuovamente un invito, accedi alla pagina di panoramica del progetto. Da lì, clicca su "Pannello di controllo subappaltatori" nella sezione "Pannello di controllo" nel pannello di destra. Nell'anteprima, utilizza il menu a tendina in alto per selezionare il subappaltatore pertinente, quindi clicca sul pulsante "Invia nuovamente l'invito" che appare in alto a destra nella pagina. Verrà inviato un nuovo invito.

5. Il subappaltatore al quale ho dato il permesso di accesso può partecipare solo a un progetto specifico o a tutti i miei progetti?

Anche quando aggiungi un subappaltatore nelle impostazioni generali, è necessario concedergli l'accesso a ogni singolo progetto. Puoi concedere l'accesso a progetti specifici quando modifichi le informazioni del subappaltatore (maggiori dettagli sopra).

6. Perché non riesco ad aggiungere un subappaltatore specifico alla chat di gruppo?

Se un subappaltatore specifico non compare tra le opzioni del menu a tendina della chat di gruppo, verifica innanzitutto che sia stato aggiunto al progetto. Se è stato aggiunto al progetto, è probabile che non abbia ancora accettato l'invito. Deve accettare l'invito al progetto dalla sua parte prima che tu possa iniziare a scambiare messaggi con lui nella chat di gruppo.

7. I subappaltatori possono modificare qualcosa nell'account o possono solo visualizzarlo?

Oltre a visualizzare ciò a cui hai loro concesso l'accesso, i subappaltatori possono compiere diverse azioni in base al loro stato di accesso, come caricare/scaricare foto, contrassegnare le attività come completate e aggiungere appunti. Ecco quali sono le azioni che i subappaltatori possono compiere quando non hanno effettuato il login rispetto a quando hanno effettuato il login:

Senza login:

• Foto: visualizzare, scaricare e caricare foto.
• Attività: visualizzare, aggiungere appunti, aggiungere foto, contrassegnarle come completate.
• Cronoprogramma: visualizzare gli elementi di cronoprogramma assegnati e contrassegnarli come completati, visualizzare il cronoprogramma completo.
• Appunti quotidiani: visualizzare appunti quotidiani.
• Contratti: visualizzare contratti.
• Ordini di acquisto: visualizzare ordini di acquisto.
• Chat: rispondere alle chat, avviare una nuova chat con i membri del team, uscire da una chat.
• Planimetrie 3D: visualizzare planimetrie.

Con login:

• Foto: visualizzare, scaricare e caricare foto.
• Attività: visualizzare, aggiungere appunti, aggiungere foto, contrassegnarle come completate e creare attività.
• Cronoprogramma: visualizzare gli elementi di cronoprogramma assegnati e contrassegnarli come completati, visualizzare il cronoprogramma completo.
• Appunti quotidiani: visualizzare e creare appunti quotidiani.
• Contratti: visualizzare contratti.
• Ordini di acquisto: visualizzare ordini di acquisto.
• Chat: rispondere alle chat, avviare una nuova chat con i membri del team, uscire da una chat
• Planimetrie 3D: visualizzare planimetrie.

8. Posso impostare autorizzazioni diverse per i vari subappaltatori?

Sì! L'accesso ad alcune funzioni può essere impostato individualmente per ogni subappaltatore, tra cui file, appunti quotidiani e cronoprogrammi. Per maggiori dettagli, consulta la sezione "Permessi del subappaltatore".

9. C'è un limite al numero di subappaltatori che posso invitare?

Non c'è limite al numero di subappaltatori che si possono invitare.

10. Come posso revocare l'accesso di un subappaltatore a un progetto specifico, ma mantenerlo invitato ad altri progetti?

Per rimuovere un subappaltatore da un progetto specifico, accedi alla panoramica del progetto. Da lì, clicca su "Gestisci" nella sezione "Collaboratori" nel pannello di destra. Individua il subappaltatore in questione, fai clic sui tre punti accanto al suo nome e seleziona "Rimuovi". È anche possibile rimuoverli da un progetto nella sezione "Subappaltatori", che si trova nel menu "Azienda". Fai clic per modificare il subappaltatore in questione, scorri fino alla sezione "Progetti" e deseleziona la casella a sinistra del progetto a cui desideri revocare l'accesso. L'accesso agli altri progetti rimarrà invariato, a meno che non lo modifichi.

11. Come si fa a rimuovere completamente un subappaltatore precedentemente invitato?

Per rimuovere completamente un subappaltatore precedentemente invitato, vai all'icona "Azienda" nella navigazione a sinistra. Da lì, fai clic su "Subappaltatori" nel menu di sinistra. Vai al subappaltatore in questione e fai clic su "Modifica". Nella modalità di modifica, scorri fino in basso e clicca "Rimuovi subappaltatori".

12. Come so se il subappaltatore ha aperto/visualizzato il progetto?

Se un subappaltatore ha aperto e visualizzato un progetto a cui lo hai invitato, vedrai un segno di spunta verde accanto al suo nome nella scheda "Subappaltatori" quando apri la schermata "Gestisci i collaboratori" dal pannello destro nella pagina di panoramica del progetto. Puoi vedere la data dell'ultima visualizzazione del pannello di controllo del progetto passando con il mouse sul segno di spunta e nella pagina "Anteprima pannello di controllo subappaltatori".