Come gestire i tuoi contatti
Ultimo aggiornamento:Dalla sezione "Contatti" di Houzz Pro, puoi gestire facilmente le informazioni e le comunicazioni relative ai tuoi contatti, in modo da tenere traccia di tutti i potenziali clienti. Grazie a una serie di funzionalità come messaggi, appunti, file, preventivi e tante altre, hai a disposizione i migliori strumenti possibili per convertire i potenziali clienti in clienti effettivi.
In questo articolo imparerai a visualizzare tutti i tuoi contatti, modificare o eliminare un contatto, creare nuovi contatti, convertire contatti in progetti e modificare le informazioni dei contatti come la fonte del contatto e la fase.
Visualizzare tutti i contatti
È possibile visualizzare e accedere a tutti i contatti esistenti utilizzando l'icona "Contatti" nella navigazione a sinistra. Se passi sopra l'icona, vedi un elenco di contatti non letti e letti, in modo da poter esaminare e seguire rapidamente i nuovi contatti che arrivano.
Clicca sull'icona "Contatti" per vedere un'elenco completo degli stessi. Su questa pagina puoi visualizzare tutti i tuoi contatti, che sono organizzati in modo chiaro e ordinato permettendoti così di vedere a colpo d’occhio lo stato di ogni contatto. Puoi visualizzare le informazioni di ogni contatto dalla panoramica, oppure usare la barra di ricerca e/o i filtri per trovare uno specifico contatto.
- Nome del contatto: puoi scegliere un nome in base al tipo di progetto o a qualsiasi altro criterio.
- Fase: grazie alla possibilità di contrassegnare ogni contatto in base alla fase, ti aiuta a visualizzare rapidamente lo stato in cui si trova la trattativa e a individuare i prossimi passi da intraprendere per ottenere il lavoro (troverai maggiori informazioni sulle fasi più avanti in questo articolo).
- Nome del cliente: il nome e i dettagli dei clienti rimangono connessi al contatto. Se al contatto non è stato aggiunto alcun cliente, seleziona "Aggiungi un cliente" per associarne uno.
- Luogo: indica in quale città si trova il potenziale cliente.
- Attività: attività correlate ai progetti che vanno completate o che sono in ritardo.
- Tipo di progetto: specificare il tipo di progetto è utile per comprendere meglio l'obiettivo.
- Fonte del contatto: attraverso quale canale hai ricevuto il contatto (troverai maggiori informazioni sulle fasi più avanti in questo articolo).
- Etichette: le etichette personalizzate usate per organizzare i tuoi contatti secondo il flusso di lavoro della tua azienda (leggi Come organizzare i contatti con le etichette per saperne di più).
- Utile previsto e Profitto previsto: aggiungere i dettagli economici del progetto ti permette di vedere le potenziali entrate e i guadagni attesi.
- Contatto creato: la data la quale il contatto è stato creato.
- Ultima attività: indica quando è stata l'ultima volta in cui hai interagito con il contatto.
- Responsabili (manager): qui puoi verificare se hai assegnato uno specifico contatto a un membro del tuo team.
- Icona calendario: appare nel caso in cui sia stata fissata una riunione con il cliente tramite l'integrazione del calendario.
- Icona messaggio: appare nel caso in cui il cliente ti abbia inviato un messaggio che non hai ancora letto.
Puoi personalizzare facilmente le colonne dei contatti, in modo da visualizzare solo le informazioni necessarie. Per saperne di più sulla personalizzazione, leggi Come personalizzare la panoramica dei contatti.
Cercare i contatti per filtri o per fasi
Nella parte superiore dell'elenco dei contatti hai a disposizione la barra di ricerca per cercare un contatto con una parola chiave oppure puoi utilizzare i filtri "Tipi di progetto", "Fonti del contatto", "Etichette", "Responsabili" o Messaggi.
A sinistra dell'elenco dei contatti puoi vedere le varie fasi della trattativa e il numero dei tuoi contatti attualmente in ciascuna fase.
Ogni contatto può infatti trovarsi in una specifica fase:
- Nuovo: qualsiasi contatto ricevuto a cui non hai ancora risposto.
- Sollecito effettuato: dopo che avrai risposto al primo messaggio, il cliente verrà spostato in questa fase.
- Connesso: una volta ricevuta la risposta del cliente, passerà in questa fase.
- Appuntamento fissato: se avete concordato una riunione, il contatto si sposta automaticamente in questa fase e i dettagli della riunione potranno essere visualizzati nella sezione "Prossimi appuntamenti" dall'elenco dei contatti.
- Preventivo inviato: dopo aver inviato il tuo preventivo, il cliente verrà spostato in questa fase.
- Ottenuto: qui sono elencati i contatti che sono stati convertiti in progetti.
Man mano che vai avanti con la trattativa, le fasi verranno aggiornate automaticamente per riflettere l'avanzare dei tuoi progressi. Se ci sono stati dei progressi al di fuori della piattaforma, puoi aggiornare la fase manualmente dall'elenco dei contatti (direttamente dal menu a tendina nella colonna "Fase") o entrando nella scheda dello specifico contatto.
Se alcune di queste fasi non sono rilevanti per la tua attività, puoi nasconderle o aggiungerne nuove. Per saperne di più, leggi Come personalizzare le fasi di contatto.
Visualizzare uno specifico contatto
Per accedere alla scheda di un contatto, vai all'elenco dei contatti e clicca sul contatto desiderato.
Si aprirà una pagina da cui è possibile comunicare con il contatto tramite e-mail. Da questa stessa schermata puoi visualizzare in alto la cronologia delle attività relative al contatto.
Sul lato sinistro di questa pagina puoi navigare alle funzionalità rilevanti al progetto, compresi i dettagli della panoramica del progetto, gli appunti, le attività, le planimetrie 3D, il cronoprogramma, i file, il computo metrico, i contratti e i preventivi. Puoi anche usare il menu di creazione rapida per aggiungere una nuova attività, un appuntamento, un contratto, un preventivo, una planimetria 3D e tanto altro. Puoi anche convertire il contatto in progetto, oppure selezionare altre azioni tra cui "Stampa", "Posponi", "Archivia" o "Rimuovi".
Sul lato destro di questa pagina puoi visualizzare le informazioni sul cliente, i dettagli del contatto, la fase e altro. Da qui puoi anche assegnare un responsabile al contatto: seleziona semplicemente il nome di un membro del team dal menu a discesa "Manager del contatto".
Modificare o rimuovere un contatto
Se devi modificare o eliminare un contatto, puoi farlo facilmente dall'elenco dei contatti. Passa il mouse sul contatto, poi clicca l'icona dei tre puntini a destra: da qui puoi selezionare "Modifica", "Posponi", "Archivia" o "Rimuovi".
Cliccando su "Modifica", si aprirà una schermata dalla quale è possibile inserire ulteriori dettagli sul cliente o sul progetto.
Cliccando su "Rimuovi", si aprirà una schermata dalla quale è possibile fornire le motivazioni sul perché desideri rimuovere questo contatto. Si tratta di un'utile modalità per fornire feedback sui contatti che non sono idonei o che sono spam, in modo da poter migliorare la ricezione di contatti in futuro.
Modificare o rimuovere dalla pagina di un contatto specifico
Se preferisci è possibile modificare o eliminare un contatto anche dalla scheda specifica di quel contatto.
Per modificare un contatto, seleziona l'icona a matita in alto a sinistra del tuo schermo accanto al nome del contatto.
Per rimuovere un contatto, seleziona "Altre azioni" dal menu a sinistra, quindi clicca su "Rimuovi".
Creare un nuovo contatto
Quando ricevi un messaggio tramite Houzz Pro in merito a un potenziale progetto, in automatico viene creato un contatto a cui viene assegnata la fase "Nuovo".
Se ricevi un contatto da un altro sito web, tramite il passaparola o attraverso qualsiasi altro canale, puoi aggiungere manualmente i dettagli nella piattaforma.
Accedi all'elenco dei contatti e clicca semplicemente sul pulsante "Aggiungi contatti" in alto a destra. Puoi selezionare una tra le opzioni "Crea nuovo contatto", "Importa da file" o "Importa da e-mail".
Se selezioni "Crea nuovo contatto", dovrai inserire manualmente il nome del contatto, il nome del cliente, l'indirizzo del contatto, la fonte del contatto, la fase del contatto, le etichette del contatto e la descrizione. Per il nome del cliente, puoi inserire il nome direttamente oppure selezionarlo dall'elenco dei clienti esistente. Per quanto riguarda l'indirizzo, puoi specificare sia l'indirizzo del contatto che quello del cliente, se diversi.
Fai clic su "Informazioni aggiuntive" per aggiungere ulteriori dettagli, come il tipo di progetto, la data di inizio, il fatturato stimato, l'utile e il budget.
Una volta completato, fai clic su "Crea contatto".
Il nuovo contatto appare ora nella tua lista dei contatti.
Fonti dei contatti
Durante la creazione di un nuovo contatto puoi specificare la fonte del contatto, in modo da tenere traccia dei canali di acquisizione clienti più efficaci per la tua attività.
Dalla schermata "Crea nuovo contatto" - o attraverso la modifica di un contatto esistente - vai alla voce "Fonte" del contatto per selezionare l'opzione più pertinente dal menu a tendina.
Puoi anche aggiungere le tue fonti personalizzate cliccando su "Gestisci le fonti dei contatti" nella parte inferiore del menu a tendina.
Si aprirà una nuova finestra dalla quale è possibile selezionare la categoria pertinente e digitare manualmente la nuova fonte.
Convertire un contatto in progetto
Se hai ottenuto un contatto e desideri convertirlo in un progetto ufficiale, puoi farlo nella panoramica dei contatti.
A tale scopo, fai clic sull'icona "Contatti" nella navigazione a sinistra, quindi seleziona il contatto in questione dal menu. Nella pagina di riepilogo del contatto, seleziona il pulsante "Converti in progetto" nel menu a sinistra.
Viene visualizzata una schermata nella quale puoi inserire i dettagli del progetto, tra cui la fonte del contatto, la data di inizio prevista, l'utile e il profitto previsti. Tutte queste informazioni sono facoltative e vengono utilizzate per l'analisi dei contatti, per cui puoi lasciarle in bianco se lo preferisci. Assicurati di fare clic su "Converti" per completare l'operazione.
Il tuo contatto apparirà ora nell'elenco come progetto. Una volta convertito in progetto, l'indirizzo del contatto indicato diventerà l'indirizzo del progetto.
NB: al momento non è possibile convertire un progetto in un contatto.