Come gestire il budget dei tuoi progetti

La gestione del budget è una parte fondamentale della gestione della tua attività. La funzionalità "Budget" di Houzz Pro (solo per i pacchetti Custom) consente di monitorare facilmente i costi stimati del progetto rispetto ai costi effettivi. In questo modo garantisci che il progetto sia sempre in regola dal punto di vista finanziario.

Per saperne di più su questa funzionalità, leggi questo tutorial passo dopo passo.

Come accedere al tuo budget

Puoi accedere alla funzione di budget in diversi punti del progetto.

Budget nel menu a sinistra

Un modo per farlo è cliccare sull'icona "Progetti" nella navigazione a sinistra e selezionare il progetto in questione. Clicca su "Budget" nel menu di sinistra, alla sezione "Finanze".

Pagina dei preventivi di progetto

Puoi accedere al budget anche nella sezione "Preventivi" del tuo progetto. Clicca sull'icona "Progetti" nella navigazione a sinistra, seleziona il progetto in questione, quindi seleziona "Preventivi" nel menu a sinistra. I dettagli del budget sono riportati sul lato destro dei preventivi del progetto.

Se è già stato creato un budget, fai clic su "Vai al budget" sotto "Costo effettivo" per visualizzare i dettagli del budget.

Se non hai ancora creato un budget per il progetto in questione, ti verrà chiesto di creare un budget.

Panoramica del progetto

Infine, puoi visualizzare un riepilogo del budget nella pagina di panoramica del progetto. Per visualizzare i dettagli completi del budget e apportare modifiche, fai clic su "Panoramica completa".

Panoramica del budget di progetto

La pagina del budget di progetto offre una visione completa delle finanze, in modo da poter esaminare i costi preventivati rispetto a quelli effettivi. Questi costi vengono compilati solo dai documenti e dagli strumenti finanziari di Houzz Pro. Al momento non è possibile importare le spese da Excel o altre fonti.

Poiché i documenti e gli strumenti finanziari di Houzz Pro sono elementi chiave del budget, è importante crearli prima di iniziare il budget. Se hai bisogno di aiuto per la creazione di documenti finanziari, leggi le informazioni sulla creazione di preventivi, fatture, richieste di modifica, ordini di acquisto e tempi e spese nel nostro Help center.

All'interno del budget del progetto, i costi preventivati revisionati nonché i costi effettivi, la varianza e i costi fatturati (se abilitati) sono visualizzati in alto.

Il costo preventivato revisionato include i costi previsti dei tuoi preventivi di progetto e delle richieste di modifica del progetto.

Il costo effettivo include i costi degli ordini di acquisto nonché delle entrate delle ore e delle spese del progetto.

Il costo di varianza mostra la differenza tra i due costi precedenti. Una differenza di costo positiva

Il costo fatturato mostra l'importo totale e la percentuale del progetto che è stato fatturato al cliente. Puoi attivare e disattivare il costo fatturato se lo desideri (vedi sotto).

Puoi anche vedere il preventivo revisionato, il costo effettivo, la varianza e il costo fatturato per ogni elemento.

Nel menu a tendina Visualizza per: puoi visualizzare il tuo budget per categoria o spazio e successivamente generare un report. Se hai abilitato i codici di costo, potrai definire il budget per elemento di costo o codice di costo.

Espandi tutto/Comprimi tutto espande o comprime tutte le categorie con un solo clic, consentendoti di visualizzare una panoramica dettagliata o generale del budget.

Nel menu a tendina Azioni puoi esportare il budget esistente in un file Excel. Se hai condiviso il budget nel pannello di controllo clienti, puoi revocare l'accesso da qui.

La funzione Anteprima e condividi ti consente di visualizzare in anteprima il tuo budget e personalizzare le colonne da mostrare prima di condividerlo nel pannello di controllo clienti (maggiori dettagli di seguito).

In Impostazioni budge puoi sincronizzare i documenti con il tuo budget (maggiori dettagli di seguito) e personalizzare le colonne visualizzate.

Personalizzare le colonne

Per impostazione predefinita, il budget includerà i costi fatturati e l'IVA, e raggrupperà sia i costi che il margine di ricarico in un'unica colonna "Prev. originale" (come mostrato sopra). La colonna "Prev. revisionato" includerà le richieste di modifica per riflettere un preventivo aggiornato man mano che si verificano le modifiche.

Se preferisci, hai la possibilità di escludere i costi fatturati e l'IVA e/o suddividere i costi originali preventivati nella colonna "Costo" e nella colonna "Margine di ricarico revisionato" (come mostrato di seguito).

Per apportare queste modifiche personalizzate, seleziona "Impostazioni budget", quindi "Personalizza le colonne" nel menu in alto. Attiva o disattiva le colonne a seconda di ciò che desideri visualizzare. Seleziona "Resetta alle impostazioni predefinite" per tornare alle impostazioni originali: l'impostazione predefinita prevede che "Costo revisionato" e "Margine di ricarico revisionato" siano disattivati.

Una volta apportate le modifiche, fai clic su "Salva".

NB: se hai attivato i codici di costo, il formato del tuo budget sarà leggermente diverso. I codici di costo che hai definito saranno inclusi nei dettagli del tuo budget e potrai filtrare il budget in base al codice di costo. Potrai anche visualizzare il budget in base al codice di costo o all'elemento di costo, a seconda delle tue preferenze.

Per ulteriori informazioni su come funziona il tuo budget con i codici di costo, consulta Dove usare i codici di costo in Houzz Pro.

Come impostare il budget

Quando accedi al budget del progetto per la prima volta, questo sarà vuoto, come mostrato qui. È necessario selezionare i preventivi, le richieste di modifica, gli ordini di acquisto, le entrate di tempo e le entrate di spesa da collegare al budget.

A tale scopo, seleziona il pulsante "Impostazione budget" nella parte superiore della schermata.

Qui viene visualizzato un elenco di tutti i documenti esistenti per quel progetto, compresi "Preventivi", "Richieste di modifica" e "Ordini di acquisto".

Per impostazione predefinita, il budget includerà i margini di ricarico nei calcoli. Se preferisci escludere i margini di ricarico, disattiva la levetta accanto a "Margine di ricarico". NB: indipendentemente da questa impostazione, gli importi fatturati includeranno sempre i margini di ricarico.

Utilizza il menu a tendina "Status" per filtrare lo stato del documento, tra cui "Bozza", "Inviato", "Approvato", "Parzialmente pagato" e "Pagato". I preventivi includono anche "Scaduto", "Fatturato" e "Parzialmente fatturato".

Fai clic sulla casella di controllo accanto ai documenti pertinenti per includerli nel budget. Una volta selezionati i documenti pertinenti, fai clic su "Salva". Il budget mostrerà ora una ripartizione dei costi basata sulle informazioni dei documenti.

Sincronizzazione con il budget dal preventivo

Un altro modo per sincronizzare un documento con il budget è il documento stesso (disponibile solo per i preventivi).

Per iniziare, apri il preventivo in questione. Nella parte superiore del documento sarà presente l'icona "Sincronizza con il budget". Fai clic sull'icona e seleziona "Sincronizza con il budget" per aggiungere il documento al budget del progetto. Per rimuovere la sincronizzazione del documento, fare clic su "Scollega". Fai clic su "Visualizza e aggiorna ora" nel popup per visualizzare direttamente i dettagli del budget.

Una volta completata la sincronizzazione, l'icona del budget sul preventivo verrà visualizzata come sincronizzata; ciò apparirà anche nella pagina "Tutti i preventivi", come mostrato di seguito.

Aggiungere spese al budget di progetto

Per avere una panoramica completa del budget del progetto, è necessario inserire anche le spese o i costi effettivi.

Puoi collegare i documenti degli ordini di acquisto esistenti in "Impostazioni budget" e puoi anche inserire le entrate di tempo e spesa esistenti in una voce specifica.

Per collegare un'entrata delle spese o delle ore a una voce specifica, clicca sulla voce corrispondente nel tuo budget.

Qui è possibile filtrare tra le spese documentate, le entrate di tempo e gli ordini di acquisto per questo progetto. Dall'elenco, fai clic su "Collega" per aggiungere la spesa alla voce selezionata. Fai clic su "Scollega" se desideri rimuoverla.

Se desideri modificare una voce esistente in questo elenco, è sufficiente fare clic sulla voce o sulla spesa che desideri modificare. Verrà visualizzata una nuova schermata di modifica: effettua le modifiche e fai clic su "Salva".

Una volta completate tutte le voci di tempo e spesa, fai clic su "Salva elemento del budget".

NB: gli ordini di acquisto vengono visualizzati solo se sono già stati collegati a un ordine di acquisto in "Impostazioni budget". Puoi scollegare un ordine di acquisto solo da questa schermata. Per aggiungere un ordine di acquisto, vai in "Impostazioni budget" e segui la procedura descritta sopra.

Condividere il budget

Una volta che hai creato il budget del progetto, puoi condividerlo direttamente con il cliente tramite il pannello di controllo dedicato. In questo modo il cliente avrà una visione in tempo reale dello stato finanziario del progetto, compresi il costo totale e l'importo già fatturato.

Hai il pieno controllo su ciò che viene condiviso con il cliente. Puoi personalizzare le colonne da visualizzare, gli allegati relativi alle spese da condividere e il livello di dettaglio da fornire su categorie specifiche, codici di costo o voci di spesa.

Per condividere il budget di un progetto, clicca sul pulsante "Anteprima e condividi" in alto a destra dello schermo.

Verrà visualizzata una nuova schermata in cui potrai selezionare ciò che il cliente vedrà. Seleziona la casella accanto alle voci che desideri includere: se la casella non è selezionata, il cliente non potrà visualizzare quei dettagli.

Puoi personalizzare se includere o meno:

• Colonne specifiche
• Margine di ricarico nei costi preventivati
• IVA
• Allegati
• Totali del budget
• Totali di categoria
• Ripartizione delle voci per riga

Man mano che apporti modifiche, l'anteprima del budget a sinistra si aggiornerà in modo da poter vedere ciò che vedrà il tuo cliente. Clicca su "Condividi" una volta che sei pronto.

Nella schermata successiva, seleziona "Pubblicato" dal menu a tendina del pannello di controllo clienti: potrai sempre tornare a questo menu per modificare le impostazioni di accesso in un secondo momento. Clicca su "Salva" per completare l'operazione.