Come impostare i codici di costo in Houzz Pro

Per le imprese edili e i costruttori che gestiscono budget più consistenti, i codici di costo sono uno strumento essenziale per organizzare e monitorare i costi dei progetti. Garantiscono una contabilità efficiente per l'intera attività, consentendo di ottenere un quadro più chiaro della situazione finanziaria.

Aggiungendo i codici di costo a Houzz Pro, potrai tenere traccia in modo coerente di ogni euro speso e confrontare facilmente i costi stimati con quelli effettivi, semplificare la rendicontazione e analizzare le prestazioni nel tempo. Vediamo cosa sono i codici di costo, come attivarli e come incorporarli in Houzz Pro.

Cosa sono i codici di costo?

I codici di costo sono identificatori, una combinazione di numeri e fasi chiave del progetto, che aiutano a organizzare e monitorare i costi del progetto. Ogni codice di costo funge da contenitore o cartella che raggruppa spese simili in un unico posto. Ad esempio, è possibile avere un codice di costo univoco per ogni fase del lavoro, tra cui pre-costruzione, lavori in cantiere, fondazioni, struttura, impianto elettrico, impianto idraulico e altro ancora.

L'obiettivo dei codici di costo è quello di creare coerenza tra i progetti. Le imprese edili e gli appaltatori creano in genere un elenco principale di 80-120 codici di costo. I codici di costo seguono l'ordine del processo di costruzione, iniziando con i lavori di preparazione e terminando con la fase finale. Non tutti i codici di costo vengono utilizzati per ogni progetto: ad esempio, se hai codici di costo per l'architettura del paesaggio inclusi nei tuoi codici di costo di base per un progetto che riguarda l'intera casa, ma non stai realizzando l'architettura del paesaggio per questo progetto, non sono necessari codici di costo per l'architettura del paesaggio per il progetto. Allo stesso tempo, i codici di costo sono standardizzati e non vengono creati per un progetto specifico: i professionisti utilizzano lo stesso elenco di codici di costo ogni volta e non ne aggiungono di nuovi per ogni progetto.

Categorie vs. codici di costo

Gli appaltatori che desiderano un maggiore controllo sui costi di lavoro, sulla fatturazione e sulla rendicontazione possono scegliere di passare dal sistema standard a livello singolo di Houzz Pro al sistema più avanzato dei codici di costo. A differenza delle categorie, che raggruppano semplicemente gli elementi per settore o fase, i codici di costo utilizzano una struttura a due livelli che rispecchia il modo in cui i professionisti esperti organizzano i budget e tengono traccia dei dati effettivi sul campo. Con i codici di costo, è possibile suddividere ogni fase di un progetto con maggiore granularità, collegarla al monitoraggio dei tempi, alle spese e alle modifiche degli ordini e generare report che offrono una visione reale della redditività. Si tratta di una svolta rivoluzionaria per i team che già collaborano con contabili o ragionieri, o per coloro che sono pronti a espandere le proprie attività con una fatturazione basata sulle fasi e un monitoraggio più approfondito dei costi di lavoro.

Struttura dei codici di costo

Il sistema dei codici di costo è composto da due parti distinte: una categoria di costo e un codice di costo.

Una categoria di costo è un raggruppamento più ampio utilizzato per organizzare i codici di costo in fasi significative del progetto, come la struttura o l'impianto idraulico. Può anche combinare alcune fasi che si integrano logicamente in base all'ordine di costruzione.

Un codice di costo è un raggruppamento più specifico che viene memorizzato in una categoria di costo più ampia, come materiali idraulici, manodopera idraulica e impianti idraulici.

Sia le categorie di costo che i codici di costo lavorano insieme per creare un sistema di codici di costo: le categorie di costo sono i cassetti principali dell'archivio, mentre i codici di costo sono le cartelle all'interno di ciascun cassetto.

Preventivare con codici di costo o elementi di costo

Quando imposti i codici di costo in Houzz Pro, dovrai decidere se effettuare il preventivo per codici di costo o per elementi di costo. Probabilmente segui già uno dei due metodi nel tuo preventivo. Ecco le principali differenze per aiutarti a determinare quale metodo si adatta meglio al tuo processo di preventivazione.

Preventivare in base ai codici di costo

• Approccio di livello superiore, meno granulare
• Preventiva ogni codice e assegna un costo all'importo in euro, senza suddividere ogni costo (esempio: 1800 finestre e porte - 10.000 euro)
• Spesso utilizzato dai professionisti che effettuano preventivi sulla base dei dati di progetti passati o di offerte precedenti per lavori chiavi in mano

Preventivare per elementi di costo

• Approccio più dettagliato e granulare
• Scompone i codici di costo in costi granulari, inclusi materiali specifici ed elementi di manodopera (esempio: chiodi per telai, pannelli in cartongesso, ore di manodopera)

Chi utilizza i codici di costo?

I codici di costo sono utilizzati principalmente da imprese edili e studi di progettazione e costruzione che gestiscono lavori di grandi dimensioni con budget dettagliati.

NB: poiché i codici di costo influiscono sulla contabilità e sull'organizzazione finanziaria complessiva della tua attività, ti invitiamo a consultare il tuo contabile o commercialista prima di implementarli per la prima volta. I codici di costo sono destinati a professionisti che li conoscono bene e che calcolano attivamente i costi dei loro progetti.

Come attivare i codici di costo

Se utilizzi i codici di costo per la prima volta in Houzz Pro, dovrai prima attivarli. L'attivazione dei codici di costo avrà effetto solo sui progetti futuri e non su quelli attuali.

Per iniziare, clicca sull'icona "Azienda" nella barra di navigazione a sinistra, quindi seleziona "Categorie" dal menu. Nella parte superiore della pagina "Categorie", seleziona "Imposta codici di costo".

Verrà visualizzata una nuova schermata. Nello step 1, è possibile scegliere tra due opzioni:

• Crea o importa nuovi codici di costo: questa opzione consente di importare un elenco esistente di codici di costo o creare manualmente un nuovo elenco di codici di costo. Selezionando questa opzione, verranno archiviate tutte le categorie esistenti attualmente in uso. Inoltre, tutti gli elementi presenti in "I miei elementi" verranno rimossi dalle categorie: sarà necessario riassegnarli ai codici di costo (per ulteriori informazioni, clicca qui).
• Utilizza le categorie attuali: questa opzione utilizzerà le categorie esistenti in Houzz Pro e consentirà di aggiungere codici di costo a tali categorie. Si tratta dell'opzione migliore se sono già stati aggiunti codici di costo alle categorie esistenti.

Nello step 2, dovrai scegliere la tua preferenza di preventivazione predefinita (leggi Preventivare con codici di costo o elementi di costo sopra per ulteriori informazioni). Puoi creare un

• Preventivo per codici di costo: prezzi a livello di riepilogo meno dettagliati
• Preventivo per elementi di costo: prezzi dettagliati per elementi più granulari

Seleziona il cerchio accanto all'opzione preferita, quindi fai clic su "Attiva i codici di costo".

Se selezioni Crea o importa nuovi codici di costo, puoi utilizzare:

• I miei codici di costo esistenti: importa un elenco dei tuoi codici di costo esistenti
• Crea nuovi codici di costo: per iniziare ad aggiungere manualmente singoli codici di costo, fai clic sulla x nella finestra popup per tornare alla pagina dei codici di costo.

Importare codici di costo

Se selezioni "I miei codici di costo esistenti", dovrai caricare un file contenente i codici di costo esistenti che desideri aggiungere a Houzz Pro. Assicurati di fare clic su "Scarica il template" per verificare che il tuo file abbia il formato corretto.

Apri il template e inserisci i dati relativi al codice di costo nei campi appropriati, oppure copia la formattazione del template nel tuo file in modo che corrisponda.

Per un'importazione corretta, assicurati che:

• Ogni voce contenga i campi obbligatori: codice della categoria, nome della categoria, codice di costo, nome del codice costo.
• Il file sia in formato Excel o CSV.
• Il file contenga un massimo di 500 voci.

Una volta completato il file, salvalo come CSV o Excel. Nella schermata di importazione, clicca su "Naviga" e allega il file, oppure trascinalo nella casella.

Se l'operazione ha esito positivo, verrà visualizzato un messaggio che indica il numero di righe rilevate dal sistema nel file. Clicca su "Avanti".

Nella schermata successiva, dovrai mappare le colonne del tuo file ai campi di Houzz Pro. Controlla le mappature per assicurarti che le colonne corrispondano ai campi corretti di Houzz Pro. Verranno importate solo le colonne che mappi; puoi selezionare "Ignora" nel menu a tendina per saltare l'importazione di determinate colonne. Clicca su "Avanti" quando hai finito di mappare.

Controlla il riepilogo dei dettagli dei tuoi codice di costo, quindi fai clic su "Importa" una volta completato.

Se il file è stato importato correttamente, verrà visualizzata una conferma del numero di entrate importate con successo. Fai clic su "Fine" per tornare alla pagina "Codici di costo e categorie".

Creare nuovi codici di costo

Se decidi di creare manualmente tutti i tuoi codici di costo direttamente all'interno di Houzz Pro, puoi farlo.

Per iniziare, vai alla pagina "Codici di costo", quindi inserisci il "Codice della categoria" e il "Nome della categoria" che desideri creare. Fai clic su "Aggiungi".

Il nome della nuova categoria apparirà sotto l'elenco dei codici di costo. Per aggiungere codici di costo più specifici sotto questa categoria, clicca su "Aggiungi codice di costo".

Digita il numero e il nome del codice costo, quindi fai clic su "Aggiungi".

È possibile continuare a creare categorie e codici di costo fino al completamento dell'elenco principale.

Rimuovere i codici di costo

Se desideri rimuovere una categoria o un codice di costo (indipendentemente da come è stato aggiunto), puoi farlo dalla pagina "Codici di costo".

Per iniziare, individua la categoria o il codice di costo che desideri rimuovere. Trova l'icona con i tre puntini sul lato destro, quindi seleziona "Archivia".

Questa categoria o codice costo verrà ora rimosso dall'elenco attivo dei codici costo, il che significa che non potrai più utilizzarlo nei documenti finanziari o in altre funzioni di Houzz Pro.

Se desideri ripristinarlo e attivarlo nuovamente, individua il filtro "Mostra" nella parte superiore della pagina "Codici di costo", quindi seleziona "Archiviati" dal menu a tendina. Clicca sull'icona con i tre puntini a destra del codice costo pertinente, quindi seleziona "Disarchivia".

Il codice costo sarà nuovamente attivato e disponibile per un utilizzo futuro.

Disattivare i codici di costo

Se attivi i codici di costo e decidi che non sono adatti alla tua azienda, puoi disattivare completamente il sistema dei codici di costo. In questo modo tutti i codici di costo verranno rimossi dai progetti futuri, ma non avranno alcun effetto sui progetti esistenti che già utilizzano i codici di costo.

NB: non è consigliabile passare continuamente dai codici di costo alla modalità precedente, perché ciò potrebbe influire sull'organizzazione dei documenti e sulla contabilità e/o sui registri contabili.

Per disattivare i codici di costo, clicca sull'icona "Azienda" nella barra di navigazione a sinistra, quindi seleziona "Codici di costo" nel menu. Una volta nella pagina "Codici di costo", seleziona "Disattiva i codici di costo" dal menu a tendina "Azioni".

Verrà visualizzata una nuova schermata per confermare che desideri disattivare i codici di costo. Fai clic su "Disattiva codici di costo" per continuare.

Il tuo account tornerà ora al sistema di categorie di base senza codici di costo.

Usare i codici di costo in Houzz Pro

Una volta creato l'elenco principale dei codici di costo, potrai utilizzare i codici di costo dappertutto in Houzz Pro, all'interno dei documenti finanziari, delle shopping list e del budget. Leggi Dove usare i codici di costo in Houzz Pro per saperne di più.

Per impostazione predefinita, le autorizzazioni relative ai codici di costo saranno abilitate per tutti i membri del team. Ciò consentirà loro di creare, modificare o rimuovere i codici di costo. Se desideri disabilitare l'accesso per membri specifici del team, leggi Come impostare i permessi in Houzz Pro per ulteriori informazioni.