Come strutturare i preventivi per un monitoraggio reale - migliori pratiche
Ultimo aggiornamento:Il tuo preventivo non è solo un prezzo per il tuo cliente: è la base per il tuo budget, il monitoraggio dei costi e la tua redditività. Un preventivo ben strutturato semplifica tutto il resto. Un preventivo strutturato male crea lavoro amministrativo, dati inaffidabili e punti ciechi nella tua attività. Esaminiamo le migliori pratiche su come costruire il tuo preventivo.
Inizia dalla tua attività
Prima di creare il tuo preventivo, chiediti:
- Come monitoro i costi oggi?
- Come mi vengono fatturati i costi: materiali e manodopera insieme, chiavi in mano o separatamente?
- Su cosa voglio effettivamente avere visibilità?
La struttura del tuo preventivo dovrebbe riflettere il modo in cui la tua azienda già opera, non costringerti in un nuovo sistema.
L'errore n° 1 da evitare
L'errore più comune nella preventivazione è creare voci di spesa di importo elevato con tutti i dettagli sepolti nella descrizione.
Esempio: lavori di cantiere - 25.000 € (include sgombero, livellamento, permessi e ingegneria)
Questo sembra organizzato, ma si disgrega velocemente. Non puoi monitorare i costi effettivi rispetto a quegli elementi nascosti, vedere dove hai superato il budget o usare quei dati per migliorare i preventivi futuri.
NB: se è nella descrizione, non puoi monitorarlo. Se vuoi monitorarlo, deve avere la sua voce di costo dedicata.
La soluzione è semplice: o lo mantieni ad alto livello e accetti quel grado di visibilità, oppure lo suddividi in voci reali e tracciabili. L'importante è non rimanere a metà strada.
Costruire il tuo preventivo: due decisioni chiave
Quando crei un preventivo, prendi due decisioni separate:
- Granularità: quanto dovrebbe essere dettagliata ogni voce?
- Struttura: come dovrebbe essere organizzato il preventivo nel suo complesso?
Queste sono scelte indipendenti ed entrambe sono importanti. Esaminiamole nel dettaglio.
Granularità: quanto devi scendere nel dettaglio?
Non c'è un'unica risposta giusta: dipende da cosa vuoi monitorare.
Alto livello (comune nelle nuove costruzioni)
Una singola voce per fase o mestiere:
- Lavori di cantiere; 25.000 €
- Struttura/Intelaiatura: 80.000 €
Ideale quando subappalti il lavoro, ricevi offerte combinate per manodopera e materiali e tracci la redditività per fase.
Dettagliato (comune nelle ristrutturazioni e nei progetti Design-Build)
Molteplici voci per fase:
- Manodopera struttura
- Materiali struttura
- Attrezzature
Ideale quando tracci manodopera e materiali separatamente e desideri una maggiore visibilità sui costi nel tempo.
Consiglio: suddividi le cose solo fino al punto in cui effettivamente le monitori e le gestisci. Chiediti: "Voglio sapere se questa specifica parte del lavoro ha generato profitti o perdite?" Se sì, rendila una voce a sé. Se no, tienila raggruppata.
Struttura: allinea il preventivo al modo in cui ricevi le fatture
La struttura del preventivo dovrebbe corrispondere a come il denaro circola effettivamente nella tua azienda.
- Se ricevi fatture con importi combinati: il tuo carpentiere invia una singola fattura che copre sia manodopera che materiali. Una singola voce "Struttura" potrebbe essere sufficiente.
- Se vieni fatturato separatamente: la manodopera viene fatturata dal carpentiere e i materiali provengono dal fornitore di legname. Suddividi in "Manodopera struttura" e "Materiali struttura" in modo da poter tracciare ciascuna voce in modo indipendente.
NB: non creare più dettagli di quanti i tuoi dati reali possano supportare. Una struttura extra che non corrisponde al modo in cui arrivano i costi crea solo più lavoro.
Come organizzare il tuo preventivo
Oltre alla granularità, devi decidere come organizzare il preventivo nel suo complesso. Ci sono tre approcci comuni.
Opzione 1: basato sulle fasi
Organizzato per mestiere o fase di costruzione:
- Lavori di cantiere
- Struttura
- Impianto elettrico
- Impianto idraulico
Ideale per nuove costruzioni e flussi di lavoro guidati dai mestieri, in cui i costi vengono tracciati ad alto livello per fase.
Opzione 2: basato sugli spazi
Organizzato per spazio o area:
- Soggiorno
- Bagno principale
- Cucina
Ideale per ristrutturazioni in cui i clienti prendono decisioni stanza per stanza e l'ambito può variare a seconda dello spazio.
Opzione 3: ibrido (spazio + fase)
Organizzato per spazio, con le fasi dettagliate all'interno di ciascuna:
- Cucina → demolizione, armadietti, impianto idraulico, impianto elettrico
- Bagno di servizio → demolizione, piastrelle, impianto elettrico
Questo offre il meglio di entrambi i mondi: i clienti possono vedere i costi per stanza e tu puoi ancora capire i costi per tipo di lavoro.
Avanzato: dettaglio a livello di gruppo
Per preventivi altamente dettagliati, specialmente quando acquisti direttamente tutti i materiali, puoi utilizzare i "Gruppi" per raggruppare elementi correlati:
- Gruppo Cartongesso → lastre di cartongesso, stucco, viti per cartongesso, nastro per giunti, manodopera per posa e finitura
Consiglio: organizza il tuo preventivo nel modo in cui il tuo cliente comprende il lavoro e la tua azienda ha bisogno di tracciarlo. Per le nuove costruzioni, solitamente funziona meglio l'approccio per fasi. Per le ristrutturazioni, tendono a funzionare meglio gli approcci per spazio o ibridi.
Categorie vs. codici di costo
Entrambi i sistemi dipendono da un preventivo ben strutturato per funzionare in modo efficace.
Con le categorie:
- Flessibile e veloce da impostare
- Le spese sono collegate alle categorie o agli elementi di costo in modo manuale
- Funziona bene per un tracciamento più semplice o ad alto livello
Con i codici di costo:
- Più strutturato e coerente
- Collega automaticamente preventivo, budget e costi effettivi
- Richiede un'impostazione e un utilizzo coerenti da parte di tutto il tuo team
NB: i codici di costo non aggiustano un preventivo strutturato male, ma ne amplificano uno ben strutturato.
Migliori pratiche per i preventivi
- Creare template per risparmiare tempo: creare template di preventivo ti aiuta ad avviare nuovi progetti più velocemente. Costruisci i tuoi template con più dettagli di quelli che pensi ti serviranno, poi rimuovi ciò che non si applica e regola le quantità da lì. Questo previene di tralasciare parti del lavoro, funge da lista di controllo integrata e ti aiuta a muoverti più velocemente in ogni nuovo progetto.
- Mostrare ai clienti ciò di cui hanno bisogno - tracciare ciò di cui hai bisogno: non devi scegliere tra la chiarezza per il cliente e il dettaglio interno. In Houzz Pro, puoi mostrare ai clienti i totali ad alto livello mantenendo una struttura interna dettagliata. Questo evita che i clienti si sentano confusi, pur offrendoti la visibilità finanziaria per gestire bene la tua attività.
- Evitare di sovrastrutturare: avere più struttura non è sempre un bene. Se il tuo team non riesce a mantenere costantemente il sistema (registrando tempi e spese nei codici giusti, ogni singola volta), non funzionerà. I segni che ti sei spinto troppo oltre includono: registrazione delle spese incoerente, un processo di configurazione che richiede più tempo del lavoro stesso e report di cui non ti fidi.