Come usare le automazioni nei documenti

Quando crei documenti su Houzz Pro, puoi risparmiare tempo e aumentare l'efficienza grazie alla funzione di automazione, che consente di programmare automaticamente i passi successivi, i promemoria o i messaggi di ringraziamento.

Opzioni di automazione per tipo di documento

Le automazioni sono disponibili per i progetti e i contatti, anche se le opzioni di automazione per i contatti sono più limitate. Le opzioni di automazione variano anche per ogni tipo di documento e per ogni stato del documento. Ad esempio, non è possibile creare un'attività per un preventivo in ritardo se il documento è già stato parzialmente pagato.

Ecco un elenco delle automazioni disponibili per tipo di documento.

Preventivi

• Creare una fattura quando un preventivo è approvato
• Creare un'attività quando il preventivo è scaduto
• Inviare al cliente un promemoria via e-mail per la revisione del preventivo
• Inviare al cliente un promemoria via e-mail quando il preventivo è scaduto
• Inviare al cliente un promemoria via e-mail quando il preventivo ha un pagamento in ritardo
• Inviare un'e-mail di ringraziamento al cliente dopo l'approvazione del preventivo

Fatture

• Creare un'attività quando la fattura è scaduta
• Inviare al cliente un promemoria via e-mail per la revisione della fattura
• Inviare al cliente un promemoria via e-mail quando la fattura è scaduta
• Inviare al cliente un promemoria via e-mail quando la fattura ha un pagamento in ritardo
• Inviare un'e-mail di ringraziamento al cliente dopo che ha effettuato il pagamento della fattura

Richieste di modifica (solo per costruttori/imprese edili)

• Creare un'attività quando la richiesta di modifica è scaduta
• Inviare al cliente un'e-mail di promemoria per la revisione della richiesta di modifica
• Inviare al cliente un'e-mail di promemoria quando la richiesta di modifica è in ritardo

Come accedere alle automazioni

All'interno di tutti i documenti pertinenti, è possibile accedere alla funzione di automazione nello stesso modo, facendo clic sull'icona del fulmine nella parte superiore del documento, accanto al menu a tendina "Azioni".

Appaiono tre categorie di messaggi o azioni automatizzate: "Trigger per i passi successivi", "Promemoria per i clienti" e "Messaggi di ringraziamento".

Seleziona la categoria per visualizzare le opzioni di automazione. Puoi attivare e disattivare un'automazione facendo clic sulla barra di selezione a destra. Le preferenze vengono salvate automaticamente per tutti i documenti futuri dello stesso tipo.

Come modificare i dettagli dell'automazione

Una volta che hai attivato le automazioni, puoi modificare i dettagli specifici di ciascuna automazione facendo clic sul pulsante "Modifica".

In "Trigger per i passi successivi", puoi decidere se condividere automaticamente la fattura con il cliente, oppure se mantenere la fattura in formato bozza e inviarla manualmente in un secondo momento (solo per i preventivi).

Puoi altresì creare un'attività quando un preventivo è in ritardo e selezionare un nome per l'attività. Una volta completato questo step, fai clic su "Salva".

In "Promemoria per i clienti", puoi ricordare a un cliente di controllare un documento o rammentargli quando un documento o un pagamento è in ritardo. Puoi specificare la data di invio del promemoria e personalizzare l'oggetto e il messaggio dell'e-mail. Una volta completato questo step, fai clic su "Salva".

In "Messaggi di ringraziamento", puoi inviare un'e-mail di ringraziamento al cliente dopo l'approvazione di un documento. Puoi personalizzare l'oggetto e il messaggio dell'e-mail. Assicurati di fare clic su "Salva" una volta completato questo step.