Come usare i template di attività
Ultimo aggiornamento:Usare le attività in Houzz Pro è un ottimo modo per mantenere i tuoi progetti e i tuoi contatti sotto controllo. Assegnando attività ai membri del team, ai subappaltatori e ai clienti, puoi garantire che tutti rispettino le scadenze affinché il progetto continui a progredire.
Anche se puoi facilmente creare attività personalizzate per ogni progetto (leggi questo articolo per saperne di più), puoi anche creare un template di attività. Un template è utile se segui spesso lo stesso processo, con le stesse attività, per la maggior parte dei tuoi progetti. All'inizio del tuo progetto, può aiutarti a risparmiare tempo di configurazione iniziale e assicurarti che nessun passaggio venga trascurato.
Puoi creare e utilizzare un template di attività dal tuo "Centro attività", così come da un singolo progetto o trattativa.
Creare template di attività nel centro attività
Il centro attività organizza tutte le tue attività attraverso tutti i progetti e i contatti, quindi è un posto perfetto per raggruppare le attività pertinenti da aggiungere al tuo template.
Per accedere al centro attività, fai clic sull'icona di ricerca dalla tua navigazione a sinistra e seleziona "Centro attività" sotto "Gestione".
Una volta nel centro attività, puoi sia salvare tutte le tue attività elencate in un template di attività, oppure puoi selezionare manualmente quali attività includere. Puoi utilizzare i filtri in cima alla pagina per restringere l'elenco delle attività se necessario.
Salvare tutte le attività: per salvare tutte le attività elencate in un template di attività, seleziona "Azioni" in cima alla pagina, quindi fai clic su "Salva tutto come template".
Selezionare manualmente le attività: per selezionare quali attività includere in un template di attività, fai clic sulla casella accanto all'elemento rilevante. Una volta completa la lista, fai clic su "Salva come template" in cima alla tua lista.
Apparirà una nuova schermata dove puoi salvare il tuo template di attività. Puoi scegliere di creare un nuovo template di attività o aggiungere le attività selezionate a un template esistente. Se stai creando un nuovo template, assicurati di dargli un nome.
NB: gli allegati, i commenti e i collegamenti al cronoprogramma non verranno trasferiti al template.
Sia per i template nuovi che per quelli esistenti, utilizza le levette accanto a "Membri del team" e "Subappaltatori" se desideri mantenere gli assegnatari attuali per le attività selezionate, e seleziona "Descrizione attività" se desideri includere i dettagli della descrizione nel template.
Una volta completato, fai clic su "Salva".
Creare template di attività in progetti e contatti
Puoi anche creare un template di attività all'interno di un singolo progetto o contatto. Per iniziare, trova il progetto o contatto dal quale desideri creare un template all'interno di "Progetti" o "Contatti" nella navigazione a sinistra, quindi seleziona "Attività ed elenco delle pendenze" dal menu a sinistra.
Da dentro l'elenco delle attività, puoi sia salvare tutte le tue attività elencate in un template di attività, oppure puoi selezionare manualmente quali attività includere. Puoi utilizzare i filtri in cima alla pagina per restringere l'elenco delle attività se necessario.
Salvare tutte le attività: per salvare tutte le attività elencate in un template di attività, seleziona "Azioni" in cima alla pagina, quindi fai clic su "Salva tutto come template".
Selezionare manualmente le attività: per selezionare quali attività includere in un template di attività, fai clic sulla casella accanto all'elemento rilevante. Una volta completa la lista, fai clic su "Salva come template" in cima alla tua lista.
Apparirà una nuova schermata dove puoi salvare il tuo template di attività. Puoi scegliere di creare un nuovo template di attività o aggiungere le attività selezionate a un template esistente. Se stai creando un nuovo template, assicurati di dargli un nome.
NB: gli allegati, i commenti e i collegamenti al cronoprogramma non verranno trasferiti al template.
Sia per i template nuovi che per quelli esistenti, utilizza le levette accanto a "Membri del team" e "Subappaltatori" se desideri mantenere gli assegnatari attuali per le attività selezionate, e seleziona "Descrizione attività" se desideri includere i dettagli della descrizione nel template.
Una volta completato, fai clic su "Salva".
Modificare un template di attività
Per modificare i tuoi template, puoi accedervi rapidamente nella sezione "Attività ed elenco delle pendenze" del tuo progetto o contatto: basta selezionare "Gestisci i template" nel menu a tendina "Azioni". Questo ti porterà alla sezione "Template".
Puoi anche andare direttamente alla sezione "Template" del tuo account. Per accedere, fai clic sull'icona "Azienda" dalla tua navigazione a sinistra e seleziona "Template". All'interno della sezione "Template", seleziona "Attività" dal menu a sinistra.
Qui, vedrai un elenco di tutti i tuoi template esistenti. Fai clic sull'icona a tre punti per modifiche rapide come "Usa il template", "Modifica", "Duplica", "Rinomina" e "Rimuovi". Fai clic sul template per fare modifiche più dettagliate.
Quando apri un template di attività, il menu a tendina "Azioni" ti consente di apportare modifiche all'intero elenco, inclusi "Duplica e modifica", "Archivia" e "Rimuovi". Puoi aggiungere rapidamente una nuova attività alla lista in alto o in basso del template. Per apportare modifiche a un'attività specifica, a un assegnatario, alla data di scadenza o alle etichette, fai clic sul titolo dell'attività o sull'icona rilevante.
Date di scadenza del template di attività
Poiché i template di attività possono essere applicati a più progetti con date di inizio diverse, le date di scadenza per ciascuna attività non possono essere definite da date specifiche. Invece, imposterai una data di scadenza che è x numero di giorni dal giorno di inizio del progetto a cui si applica. Ad esempio, se vuoi che un'attività scada 5 giorni dopo l'inizio del progetto, seleziona 5 nel menu a tendina.
Una volta completato, fai clic su "Applica".
Usare un template di attività
Se desideri applicare il template di attività a un progetto/contatto nuovo o esistente, puoi fare clic su "Usa il template" nel menu a tendina "Azioni" di un progetto o contatto individuale. Apparirà una finestra pop-up dove puoi selezionare un template di attività da quelli esistenti.
Puoi anche andare direttamente al template stesso. Per accedere, fai clic sull'icona "Azienda" dalla tua navigazione a sinistra e seleziona "Template". All'interno della sezione "Template", seleziona "Attività" dal menu a sinistra.
Seleziona il template rilevante dall'elenco dei template. In cima al template, fai clic su "Usa il template".
Apparirà una nuova schermata: seleziona il progetto/contatto rilevante (o creane uno nuovo), quindi seleziona una data di inizio per le attività (se non hai impostato date di scadenza nel template, ciò non verrà applicata). Se desideri inviare notifiche immediate agli assegnatari delle attività, assicurati che la casella di controllo accanto a "Invia notifiche via e-mail..." sia selezionata; se viene deselezionata, avrai la possibilità di notificare gli assegnatari in un secondo momento.
Una volta completato, fai clic su "Fatto". Le attività elencate appariranno ora per quel progetto/contatto.
Se opti di non inviare una notifica immediatamente ai destinatari in merito alle attività di un template applicato, puoi aprire i dettagli di un'attività all'interno del progetto e fare clic su "Invia e-mail sull'attività".
Per saperne di più sulle funzionalità delle attività di Houzz Pro, leggi Come creare e gestire le tue attività.