Come usare e personalizzare il monitoraggio shopping list

Il "Monitoraggio shopping list" di Houzz Pro, precedentemente chiamato "Monitoraggio progetti", è una piattaforma centralizzata in cui è possibile trovare tutte le informazioni finanziarie e relative agli acquisti, oltre a visualizzare lo stato di tutti i prodotti e servizi del proprio progetto, compresi i documenti a cui sono collegati, come fatture o ordini di acquisto. È anche possibile personalizzare il "Monitoraggio shopping list" per creare le proprie colonne e scegliere i dettagli da visualizzare, quindi esportarli per condividerli con i membri del team, i fornitori, i subappaltatori e i clienti.

Accedere al monitoraggio shopping list

Per accedere al monitoraggio shopping list di un progetto, vai alla panoramica del progetto e fai clic su "Monitoraggio shopping list" nella sezione "Pianificazione" del menu di sinistra.

Puoi anche accedere al monitoraggio dalla pagina delle shopping list cliccando sulla scheda "Monitoraggio" in alto.

Tutti i monitoraggi shopping list

Per passare rapidamente da un progetto all'altro e tenere traccia delle shopping list, puoi utilizzare il "Tutti i monitoraggi shopping list", che si trova nella sezione "Pianificazione" dell'icona "Cerca" nella barra di navigazione a sinistra. Utilizza il menu a tendina in alto a destra della pagina per selezionare un progetto e visualizzarne il monitoraggio specifico.

Cambiare visualizzazione

Il tuo monitoraggio offre visualizzazioni predefinite e la possibilità di crearne di personalizzate, così potrai trovare facilmente le informazioni che cerchi.

Visualizzazioni predefinite

Le quattro visualizzazioni predefinite - "Pianificazione", "Finanze", "Approvvigionamento" e "Tutto" - sono visualizzazioni a livello aziendale che consentono di filtrare rapidamente le informazioni a seconda della fase in cui si trova il progetto.

Per cambiare visualizzazione, è sufficiente cliccare su quella desiderata nella parte superiore del monitoraggio. Le colonne si aggiorneranno automaticamente per mostrare le informazioni pertinenti a ciascun tipo di visualizzazione. La prossima volta che aprirai il monitoraggio, verrà visualizzata l'ultima visualizzazione utilizzata.

Creare visualizzazioni personalizzate

Oltre alle visualizzazioni predefinite, è possibile creare visualizzazioni personalizzate nel monitoraggio shopping list per uso personale o aziendale.

Nota: solo i membri del team con l'autorizzazione "Gestire le visualizzazioni del monitoraggio shopping list" abilitata possono creare e modificare le visualizzazioni aziendali.

Per farlo, clicca su "Crea visualizzazione" nella parte superiore della pagina. Se non disponi dei permessi per le visualizzazioni aziendali, creerai una visualizzazione personale. Se disponi dei permessi per creare visualizzazioni aziendali, vedrai un menu a tendina in cui potrai selezionare "La mia visualizzazione" (solo tu potrai vederla dal tuo account personale) o "Visualizzazione azienda" (ogni membro del team avrà accesso a questa visualizzazione).

Inserisci un nome per la visualizzazione personalizzata e premi "Invio" sulla tastiera. Si aprirà la finestra "Personalizza la visualizzazione", nella quale potrai attivare o disattivare le colonne, aggiungere nuovi campi e modificare l'ordine delle colonne per la nuova visualizzazione. Al termine, clicca su "Salva". Per ulteriori informazioni su questa finestra, consulta la sezione "Personalizzare colonne" qui sotto.

Le tue visualizzazioni personalizzate appariranno accanto a quelle predefinite. Clicca sul menu a tendina "Altro" per visualizzare tutte le visualizzazioni, comprese quelle personali e quelle predefinite/aziendali (contrassegnate dall'icona di un edificio).

Puoi passare il mouse su una visualizzazione e cliccare sui tre puntini per aprire il menu delle azioni, dove puoi spostare in azienda, rinominare, duplicare, personalizzare o rimuovere. Solo i membri del team in possesso delle autorizzazioni necessarie potranno eseguire azioni sulle visualizzazioni aziendali personalizzate.

Puoi riordinare le visualizzazioni utilizzando i sei puntini a sinistra per trascinarle nella posizione desiderata.

Personalizzare colonne e visualizzazioni

Per personalizzare le visualizzazioni del tuo monitoraggio shopping list, puoi attivare o disattivare le informazioni desiderate e modificare l'ordine in cui vengono visualizzate. Questa funzione è disponibile solo nelle tue visualizzazioni personali. Per personalizzare una visualizzazione predefinita, devi prima duplicarla.

Per farlo, clicca sull'icona "Personalizza visualizzazioni" in alto a destra oppure utilizza il menu con i tre puntini accanto al nome di una visualizzazione e seleziona "Personalizza".

Verrà visualizzata la finestra modale "Personalizza la visualizzazione", impostata sulla visualizzazione attualmente selezionata. Per personalizzare una visualizzazione diversa, clicca sulla freccia di ritorno accanto al nome della visualizzazione e seleziona una nuova visualizzazione.

Per mostrare o nascondere le informazioni, utilizza i pulsanti di attivazione/disattivazione sulla destra. Per mostrare o nascondere rapidamente un'intera categoria di informazioni, utilizza il pulsante di attivazione/disattivazione accanto al nome della colonna principale (Dettagli, Specifiche, ecc.).

Creare una nuova colonna/campo
Per creare un nuovo campo nella colonna "Informazioni aggiuntive", clicca su "+ Aggiungi nuovo campo" nella parte superiore dei pulsanti.

Digita il nome del campo desiderato, seleziona il tipo di campo dal menu a tendina e clicca su "Salva" quando hai finito. Il nuovo campo verrà aggiunto in fondo all'elenco, sotto la voce "Informazioni aggiuntive".

Puoi inoltre aggiungere rapidamente un nuovo campo cliccando sull'icona "+" oppure su "+ Aggiungi nuovo campo" in un campo vuoto, all'interno della colonna "Informazioni aggiuntive".

Modificare l'altezza riga

L'impostazione predefinita della riga nel monitoraggio shopping list è "sovrapposto", che visualizza tre campi in un'unica colonna sovrapposti verticalmente, ottimizzando la visibilità dei dettagli del prodotto o del servizio e riducendo al minimo lo scorrimento orizzontale. Per una visualizzazione più ampia, è possibile impostare l'interlinea su "piatto", che presenta tutti i campi affiancati.

Riorganizzare gli elementi in verticale

Hai la possibilità di ordinare in modo personalizzato gli elementi nel monitoraggio, riorganizzandoli verticalmente nelle posizioni esatte che desideri. Per farlo, devi selezionare "Personalizzato" dal menu a tendina "Ordina per" nella parte superiore del monitoraggio. Una volta in modalità "Personalizzato", puoi utilizzare i 6 puntini a sinistra di ciascun elemento per trascinarli verticalmente nell'ordine desiderato. Questo ordine personalizzato rimarrà nella posizione in cui lo hai impostato, così potrai sempre tornare alla modalità "Personalizzato" per visualizzare la tua visualizzazione personalizzata.

Aggiungere elementi al monitoraggio shopping list

All'interno del monitoraggio di un progetto vedrai automaticamente tutti gli elementi che sono stati aggiunti a un documento relativo a quel progetto, come un preventivo o una fattura, nonché gli elementi aggiunti a una moodboard o a una shopping list.

Per aggiungere elementi o segnaposto al monitoraggio shopping list che non sono associati a un documento o a una shopping list, clicca su sulla seguente opzione nel pannello di destra:

I miei elementi: usa "I miei elementi" per aprire la tua raccolta e scegliere tra i tuoi prodotti, servizi o segnaposto. Puoi cliccare sul pulsante "Crea" per aggiungere manualmente un nuovo elemento o segnaposto, oppure utilizzare le opzioni di filtro e ricerca per trovare rapidamente un prodotto per nome, fornitore o categoria.

Puoi convertire in documenti questi elementi in bozza che hai aggiunto al monitoraggio quando sei pronto — scopri di più in Come utilizzare gli elementi bozza del progetto.

Modificare elementi nel monitoraggio

Per modificare i dettagli dei prodotti, hai due opzioni.

Modificare nella riga stessa

• Modifica i dettagli direttamente nel monitoraggio, ove possibile. Basta cliccare sul campo che desideri modificare e digitare o selezionare l'opzione aggiornata. Se si tratta di un campo di testo, premi "Invio" o clicca sul segno di spunta per salvare la modifica.

• Anche gli elementi con allegati esistenti possono essere gestiti direttamente nella riga dell'elemento. Basta cliccare sull'icona degli allegati per visualizzare l'anteprima, rinominare, scaricare, rimuovere o aggiungere altri file. Per saperne di più, consulta la guida Come usare gli allegati agli elementi.

Modificare nella panoramica dell'elemento

• Clicca sull'icona "i" all'estrema sinistra di un elemento per aprire la panoramica dell'elemento. Qui potrai visualizzare tutte le informazioni relative all'elemento, comprese le shopping list o i documenti a cui è collegato.
• Apri ciascuna scheda per modificare i dettagli del prodotto, dai dati finanziari al monitoraggio degli ordini, agli allegati e altro ancora.

Modificare più elementi contemporaneamente

Puoi modificare contemporaneamente determinati dettagli relativi a più elementi, come lo stato dell'ordine, le date di pianificazione, l'assegnatario e gli appunti. Ciò risulta particolarmente utile per gli elementi che hanno lo stesso fornitore o che fanno parte dello stesso ordine di acquisto.

Per farlo, seleziona gli elementi che desideri modificare spuntando la casella di controllo a sinistra di ciascuno di essi, quindi clicca su "Modifica" nel menu che appare nella parte inferiore del monitoraggio.

Nella finestra modale che si apre, aggiorna i dati necessari, quindi clicca su "Salva" per applicare le modifiche.

Tracciamento e stato dell'ordine

Tieni sotto controllo i tuoi ordini aggiornando lo stato di ciascun elemento. Puoi modificare lo stato dell'ordine direttamente nel monitoraggio, nella sezione "Tracciamento dell'ordine", oppure nella panoramica dell'elemento. Scegli da un elenco di stati predefiniti nel menu a tendina oppure crea stati personalizzati cliccando su "+ Aggiungi nuovo stato" in fondo all'elenco. Puoi rimuovere o modificare gli stati personalizzati direttamente dal menu a tendina.

Tieni presente che quando aggiorni gli stati degli ordini di un elemento nel monitoraggio, queste modifiche si rifletteranno nell'ordine di acquisto associato a tale elemento e viceversa.

Gli stati degli ordini sono contrassegnati da colori diversi, così puoi individuare facilmente quelli che richiedono la tua attenzione mentre dai un'occhiata al tuo monitoraggio. Puoi impostare i colori per i tuoi stati personalizzati per personalizzare ulteriormente la visualizzazione: i colori assegnati verranno applicati automaticamente a tutti gli elementi con quello stato in tutti i tuoi progetti.

Oltre allo stato dell'ordine, puoi anche aggiungere date specifiche relative all'ordine, tra cui la data dell'ordine, la data di spedizione prevista e quella effettiva, la data di consegna e così via. Per tenere tutto il tuo team aggiornato, puoi aggiungere il numero dell'ordine, il numero di tracciamento, il corriere e altre informazioni: in questo modo chiunque potrà verificare lo stato dell'ordine quando necessario.

La data dell'ordine, la data di spedizione e la data di consegna possono essere condivise con il cliente nella relativa shopping list. Assicurati che l'opzione "Mostra tracciamento dell'ordine" sia selezionata nelle impostazioni della visualizzazione cliente nella shopping list: in questo modo, quando il cliente cliccherà per visualizzare i dettagli di un elemento nella shopping list, vedrà tutte le date rilevanti.

Filtrare e cercare

Utilizza la funzione di ricerca per trovare rapidamente gli elementi nel tuo monitoraggio oppure personalizza la visualizzazione ordinando, organizzando e/o filtrando i risultati in base a diverse opzioni.

Visualizzare documenti collegati

Per tenere traccia di dove compare ogni elemento all'interno del progetto, utilizza la colonna "Status documenti". Qui potrai vedere tutti i documenti in cui l'elemento è attualmente utilizzato e potrai accedervi rapidamente cliccando sul nome del documento.

Assicurati che il campo "Status documenti" sia attivato per poter visualizzare i documenti collegati.

Convertire elementi in documenti

Puoi convertire gli elementi in bozza (ovvero quelli non associati ad alcun documento) in preventivi, fatture e ordini di acquisto direttamente dalla schermata di monitoraggio shopping list. Puoi convertire le shopping in un nuovo documento o in un documento esistente.

NB: per convertire gli elementi già associati a un documento, dovrai farlo direttamente dal documento a cui sono allegati. Puoi trovare questi documenti nella colonna "Status documenti" del monitoraggio e cliccare per aprire quelli che desideri visualizzare o modificare..

Convertire in nuovo documento

Seleziona gli elementi che desideri convertire in un unico documento utilizzando la casella di controllo situata all'estrema sinistra di ciascuno di essi, quindi fai clic su "Converti" nel menu che appare nella parte inferiore del monitoraggio. Fai clic su "In un nuovo documento".

Nella finestra che si apre, seleziona il tipo di documento in cui desideri convertire gli elementi (preventivo, fattura o ordine di acquisto). Verifica di aver selezionato gli elementi corretti, quindi clicca su "Converti elemento/i" in basso a destra. Verrai reindirizzato direttamente al nuovo documento appena creato.

Convertire in documento esistente

Seleziona gli elementi che desideri convertire in un unico documento utilizzando la casella di controllo situata all'estrema sinistra di ciascuno di essi, quindi fai clic su "Converti" nel menu che appare nella parte inferiore del tracker. Fai clic su "In un documento esistente".

Seleziona il tipo di documento dalle schede in alto, quindi scegli il documento specifico a cui desideri aggiungere le selezioni. Fai clic su "Avanti".

NB: i documenti approvati, rifiutati o emessi non possono essere modificati, pertanto non è possibile aggiungere elementi a essi.

Verifica di aver selezionato gli elementi corretti, quindi clicca su "Aggiungi" in basso a destra. Verrai reindirizzato direttamente al documento esistente.

Esportare il monitoraggio come shopping list FF&E (Excel o PDF) o scheda prodotto

Il monitoraggio shopping list è uno strumento indispensabile per i professionisti quando si tratta di tenere traccia dei dettagli, ma è anche una risorsa molto preziosa che può essere condivisa con tutte le parti interessate, inclusi subappaltatori, fornitori e clienti.

Sebbene la maggior parte dei tuoi processi di lavoro debba rimanere su Houzz Pro per garantire che tutto sia organizzato e aggiornato, potrebbero esserci casi in cui desideri esportare il monitoraggio shopping list per condividerlo. Puoi scaricarlo shopping list FF&E (acronimo inglese per Furniture, Fixture and Equipment, vale a dire arredi, arredi fissi e attrezzature) in formato Excel o PDF, oppure come scheda proditti. Ecco come fare:

Scaricare la shopping list FF&E (Excel)

1. Seleziona gli elementi che desideri includere nell'FF&E spuntando la casella a sinistra di ciascuno di essi. Se non selezioni alcun elemento, verrà incluso tutto ciò che è presente nella visualizzazione corrente.

Consiglio: usa i filtri nella parte superiore del monitoraggio per restringere la selezione in base a stato, spazio, fornitore, ecc. Le tue personalizzazioni verranno salvate per la prossima volta.

2. Fai clic sul pulsante "Esporta" in alto a destra nella pagina.

3. Seleziona "Scarica shopping list FF&E (Excel)".

4. Quando compare la finestra pop-up, seleziona "Personalizzato" o "Redditività" nella parte superiore.

• L'opzione "Redditività" presenta colonne preselezionate per offrirti una panoramica di profitti e costi; puoi comunque personalizzare l'esportazione selezionando elementi aggiuntivi.
• L'opzione "Personalizzato" ti permette di scegliere quali colonne includere o escludere a seconda delle tue esigenze. Ad esempio, se hai bisogno del documento per il tuo destinatario, puoi filtrare le informazioni irrilevanti, come il ricarico, il prezzo di vendita, ecc.

Nelle tue shopping list FF&E, le colonne saranno nello stesso ordine e corrisponderanno a quanto incluso nel monitoraggio. Puoi esportare con il nome originale del prodotto o con un nome rivolto al cliente, oppure entrambi. Quando esporti in Excel, puoi anche esportare le immagini nel tuo report Excel, invece del solo URL dell'immagine. Tieni presente che qualsiasi link alle immagini in un'esportazione Excel sarà accessibile per 1 settimana: per aggiornare l'accessibilità, scarica nuovamente il file.

Scaricare la shopping list FF&E (PDF)

1. Seleziona gli elementi che desideri includere nell'FF&E spuntando la casella a sinistra di ciascuno di essi. Se non selezioni alcun elemento, verrà incluso tutto ciò che è presente nella visualizzazione corrente.

Consiglio: usa i filtri nella parte superiore del monitoraggio per restringere la selezione in base a stato, spazio, fornitore, ecc. Le tue personalizzazioni verranno salvate per la prossima volta.

2. Fai clic sul pulsante "Esporta" in alto a destra nella pagina.

3. Seleziona "Scarica shopping list FF&E (PDF)".

4. Quando compare la finestra pop-up, scegli quali colonne desideri includere o escludere dall'esportazione FF&E.

Questa funzione è utile per personalizzare il documento in base al destinatario: i fornitori potrebbero aver bisogno di dettagli quali gli SKU e i nomi originali dei prodotti, mentre i clienti potrebbero richiedere informazioni quali il colore, le dimensioni o lo stato dell'ordine. Puoi esportare i dati con il nome originale del prodotto, con un nome destinato al cliente o con entrambi. Puoi filtrare le colonne irrilevanti, come il margine di ricarico, il prezzo di vendita, ecc., se condividi l'FF&E al di fuori del tuo team. Le colonne saranno nello stesso ordine e corrisponderanno a quelle incluse nel monitoraggio.

• Codici QR: per abilitare un codice QR per gli elementi che hanno un link al prodotto, assicurati di spuntare la casella "Codice QR al link del prodotto" nella sezione "Informazioni aggiuntive".
• Personalizzazione dell'intestazione: usa il menu a tendina "Visualizzazione dell'intestazione" per scegliere se vuoi che l'intestazione venga visualizzata sulla prima pagina, su tutte le pagine o su nessuna. Ciò include le informazioni sull'azienda, il logo, il nome del progetto e il nome del cliente.

Scaricare come scheda prodotti

1. Seleziona gli articoli che desideri includere nel foglio di lavoro spuntando la casella a sinistra di ciascuno di essi.

Consiglio: usa i filtri nella parte superiore del monitoraggio per restringere la selezione in base a stato, spazio, fornitore, ecc. Le tue personalizzazioni verranno salvate per la prossima volta.

2. Fai clic sul pulsante "Esporta" in alto a destra nella pagina.

3. Seleziona "Scarica schede prodotto".

4. Quando compare la finestra pop-up, seleziona le informazioni che desideri includere nelle schede prodotto utilizzando i pulsanti di attivazione/disattivazione accanto a ciascun elemento; assicurati di scorrere verso il basso per visualizzare tutte le opzioni disponibili, compresi i
codici QR al link del prodotto. Puoi anche ricevere una copia delle schede via e-mail selezionando la casella di controllo in fondo alla finestra.

5. Clicca sul pulsante "Scarica" per continuare.

6. Apri il file in PDF per controllarlo prima di inviarlo al destinatario.