Come usare i tuoi template per promemoria nei documenti
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La sezione "Promemoria" dei tuoi documenti è un luogo in cui puoi aggiungere qualsiasi nota per il tuo cliente, in aggiunta alla sezione "Termini e condizioni". Per risparmiare tempo e snellire il processo, puoi creare template di promemoria da salvare e utilizzare per tutti i progetti futuri.
Accedere ai tuoi template per promemoria
Per accedere ai template, apri un documento che con lo status "Bozza" e vai alla sezione "Promemoria" in basso. Successivamente clicca su "I miei template" in basso a destra della sezione.
Si apre la finestra "Template per promemoria" dove puoi creare, cercare, modificare e rimuovere template per promemoria. Qui puoi anche impostare template per promemoria quale default per i progetti o l'azienda.
Creare un nuovo template per promemoria
Per creare un template per promemoria, clicca su "Nuovo" in alto a destra oppure - se è il tuo primo template - puoi cliccare sul link "Crea un nuovo template" al centro della finestra. Inserisci il titolo e il testo desiderato.
Nel template hai la possibilità di aggiungere un attributo, vale a dire un segnaposto che verrà sostituito con il nome del cliente, il nome della tua azienda, ecc. Questo attributo apparirà tra parentesi quadre, ad es. "Salve [Contact First Name]," (come vedi dall'esempio gli attributi appariranno in inglese nel template). Questo è un ottimo modo per aggiungere un tocco personale ai promemoria senza dover digitare ogni volta i nomi.
Hai anche la possibilità di impostare un template per promemoria quale default per un progetto e selezionare i documenti (preventivo, fattura, acconto, odine d'acquisto, richiesta di modifica) ai quali applicarlo. Impostando un template come predefinito per i progetti non sovrascriverà i promemoria di progetto inviati in passato.
Una volta che hai finito, clicca su "Salva" per salvare il messaggio quale template per promemoria future oppure su "Salva e aggiungi" per salvarlo quale template e aggiungerlo direttamente quale messaggio al documento attuale.
Impostare come default per i progetti e modificare/rimuovere un template
Puoi impostare un template come default per i progetti e modificarlo/rimuoverlo in un secondo tempo: accedi a "I miei template", passa col mouse sul template desiderato e clicca sui tre puntini che appariranno sulla destra.
Impostare i template aziendali predefiniti
Per impostare un template aziendale predefinito, che fungerà quindi da template predefinito per i promemoria per tutti i progetti, gli utenti amministratori possono cliccare "Salva come predefinito" nella parte superiore della sezione "Promemoria" una volta che il testo è stato inserito.
Questa operazione salverà i "Promemoria" come "Promemoria predefiniti (sistema)" e li applicherà ai nuovi documenti, senza sovrascrivere i termini dei documenti esistenti. Puoi modificare i template predefiniti in qualsiasi momento nella schermata "Template aziendali di default", come descritto di seguito.
NB: l'impostazione di un template predefinito di progetto sovrascrive il template aziendale predefinito in tutti i nuovi documenti di tale progetto.
Modificare i template aziendali predefiniti
Per modificare le impostazioni predefinite dell'azienda, fai clic su "Definisci le impostazioni aziendali" nella parte superiore della schermata "Template per promemoria", a cui puoi accedere facendo clic su "I miei template" in fondo alla sezione "Promemoria" del documento.
Qui puoi impostare i template aziendali predefiniti per termini e condizioni, promemoria ed e-mail. Basta selezionare il template che desideri impostare come predefinito dell'azienda per ogni sezione e tipo di documento.