1. Crea un processo per avere una buona organizzazione
Quando le informazioni, le comunicazioni e le cose da fare ti arrivano da diverse fonti, è fondamentale avere un buon piano per organizzarle. Alcuni designer e costruttori lavorano ancora con fogli di calcolo vecchio stile e documenti condivisibili. Questo metodo di lavoro potrebbe andare bene quando i progetti e i dipendenti sono pochi. Altri professionisti hanno bisogno di un sistema più strutturato, specialmente quando il ritmo del lavoro aumenta.
Cristina Bailey di Lasley Brahaney Architecture + Construction fa affidamento sul suo team e sulla comunicazione regolare per essere sempre al passo con i dettagli del progetto. «Ho una squadra ben organizzata e sempre sul pezzo», dice. «Facciamo una riunione ogni settimana per rivedere i progressi e risolvere eventuali problemi».
Phil Shearon di Shearon Design Collective punta sulla tecnologia. «Ogni mattina come prima cosa vado su Houzz Pro e controllo lo strumento di gestione dei contatti», dice. «Mi consente di essere sincronizzato con il team su progetti e scadenze e mi aiuta a non dimenticare le cose da fare ogni giorno».
Anche Wakeela Jones di CuttingEdge Built apprezza lo strumento di CRM del software gestionale di Houzz Pro. «Avere la possibilità di comunicare con i clienti tramite e-mail e SMS, organizzare i documenti, creare planimetrie e moodboard, preparare preventivi e fatture e avere accesso a tutte queste informazioni in un'unica piattaforma semplifica tantissimo il nostro lavoro», dice.
Qualunque sia il sistema che scegli, è importante trovare quello che funzioni meglio per te e utilizzarlo in modo coerente.
2. Scegli i giusti membri del team...
Se hai deciso di delegare determinati compiti (come la contabilità) a un professionista esterno o se devi assumere nuovi dipendenti, scegliere le persone giuste è essenziale per gestire la tua azienda senza intoppi. Tuttavia, l'attuale carenza di manodopera e la forte concorrenza del settore possono rendere tutto più difficile. La chiave è concentrarsi su ciò che puoi offrire ai dipendenti, e non sempre significa uno stipendio più alto.
«Sii disponibile a essere flessibile sui giorni o sugli orari di lavoro se hanno un contratto part-time. Se non sono previsti altri benefit aziendali, concentrati sui vantaggi che una piccola azienda come la tua può offrire ai dipendenti. Ad esempio un clima lavorativo migliore e maggiore autonomia», dice Shearon.
Anne Sciarrone di Anne Architecture assegna a ogni membro del team «la responsabilità su specifici progetti». E aggiunge «Dimostro quanto li apprezzo e quanto mi prendo cura di loro con un programma di lavoro flessibile e generosi benefit».
È importante che le descrizioni delle posizioni lavorative siano scritte in maniera appropriata. «Prima di pubblicare un'offerta di lavoro o di fare un colloquio, stabilisco bene quali responsabilità dovrà avere il nuovo dipendente e cosa potrà essere appreso con la formazione», dice Shearon. «In questo modo posso assicurarmi di assumere qualcuno che possa soddisfare i nostri bisogni più tangibili e che abbia il potenziale per crescere nelle piene responsabilità del suo ruolo».
3. ...E fidelizzali
Una volta che hai assunto le persone giuste, cerca di capire cosa le renderà felici del loro nuovo lavoro e della tua azienda nel suo insieme per non correre il rischio che vadano dalla concorrenza prima ancora che l'inchiostro sul contratto si sia asciugato. La designer d'interni Laura Grist fa il possibile per garantire l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei suoi dipendenti. «Assicurati che possano stare con la loro famiglia nei momenti importanti della vita. Come ad esempio il primo giorno di scuola dei figli o i colloqui con gli insegnanti. Saranno più motivati a lavorare con te e di conseguenza più produttivi», dice.
Jones coltiva le relazioni con i suoi dipendenti. «Essendo una piccola azienda, riusciamo ad andare incontro alle esigenze dei dipendenti, nonché formarli su competenze lavorative specifiche basate sulla nostra cultura aziendale», spiega. «Ci sforziamo di responsabilizzare ogni membro del team».
Shearon crea un ambiente lavorativo in cui i dipendenti si sentono supportati e apprezzati. «Ascolta le loro idee e i loro feedback. Supportali, valorizza il loro potenziale e rendili autonomi di svolgere il loro lavoro. Cerca di essere il loro leader, non il loro capo», dice.
Riserva la stessa attenzione anche ai membri del team che non sono dei veri e propri dipendenti. «Tratta tutti i tuoi fornitori e collaboratori con rispetto», dice Leo Lantz. «Magari un giorno potrebbero lavorare direttamente per te».
Nel suo webinar “Managing Growth” il business coach Mark Richardson afferma che avere il team giusto è uno dei cinque elementi essenziali per assicurarsi la crescita del proprio business. Padroneggiare il processo di selezione del personale, offrire percorsi di formazione e creare una sana competizione interna può aiutarti a costruire un team forte e una cultura aziendale orientata al successo. «La crescita aziendale può avere un significato diverso per ogni azienda, includendo spesso anche la realizzazione dei dipendenti», dice Richardson.
4. Assicurati clienti soddisfatti
Ottenere un numero elevato di progetti e raggiungere alti livelli di guadagni senza prestare attenzione alla soddisfazione del cliente non farà altro che danneggiare la tua attività nel lungo termine, con recensioni negative e meno clienti abituali. È quindi importante gestire le aspettative dei clienti fin dall'inizio. La chiave sta nel garantire una comunicazione e una pianificazione regolari e trasparenti.
«Per non deludere le aspettative cerca di non fare dubbie promesse in anticipo», dice l'interior designer Joe Sturgilll. Lantz è dello stesso avviso: «Stabiliamo sempre tempistiche realistiche per soddisfare le aspettative dei clienti», dice. «Se poi concludiamo prima, ai loro occhi diventiamo degli eroi!».
Man mano che il progetto avanza, è fondamentale mantenere i clienti costantemente aggiornati per evitare modifiche inaspettate e costose. «Ogni giorno inviamo messaggi ai nostri clienti per tenerli informati su condizioni, ritardi e progressi», dice il costruttore Bill Varian. Strumenti come gli appunti quotidiani condivisibili di Houzz Pro possono farti risparmiare molto tempo perché hai la possibilità di salvare le risposte più frequenti. Inoltre puoi includere note dettagliate e foto dei lavori in corso.
Houzz Pro riduce le lunghe conversazioni telefoniche e gli scambi di e-mail con i clienti. «Questi strumenti per noi onestamente sono stati rivoluzionari. Prima le comunicazioni con i clienti avvenivano tramite e-mail o telefonate, ora invece possiamo gestire direttamente tutto da un'unica pagina su Houzz Pro», dice John McClain. «Possiamo inserire i prodotti da proporre in un preventivo semplice ma dettagliato. Il cliente può approvare o meno ogni singola voce di preventivo. Apprezzo particolarmente questa funzionalità, perché i committenti sentono di avere il controllo sul progetto».
Jones aggiunge: «Invio regolarmente aggiornamenti ai clienti, in modo che la loro impazienza e frustrazione non vengano indirizzate in modo errato e compromettano il nostro rapporto di fiducia in futuro», dice. Il suo team si confronta regolarmente con i clienti anche su aspetti come la selezione dei prodotti e i possibili imprevisti. «Li prepariamo su eventuali ritardi nel tentativo di contenere la loro frustrazione».
Cerca anche di rendere i clienti consapevoli del loro ruolo. «Informo i clienti in anticipo sulle decisioni da prendere e sui pagamenti», dice Tara Veith. «Li avverto che l'indecisione allungherà le tempistiche e potrebbe aumentare i costi».
5. Destreggiati con cura tra i progetti
Una rapida crescita equivale a più progetti, più clienti, più attività di amministrazione. Ma non deve significare più stress. Grist crede nell'importanza del delegare alcuni compiti ad altre persone. Varian sottolinea quanto sia essenziale rispondere prontamente prima che le cose abbiano la possibilità di sfuggirci di mano. McClain punta sull'organizzazione del tempo: «In giorni specifici, l'intero team lavora a un progetto specifico, in modo da concentrarci su quel cliente e non disperdere l'attenzione lavorando su più clienti contemporaneamente nelle stesse giornate», spiega.
L'interior designer Brigid Wethington di B. Chic Interiors utilizza alcuni software che le permettono di mantenere un certo grado di equilibrio. «Grazie a Houzz Pro riesco a rimanere organizzata e gestire più clienti contemporaneamente», dice. Le fa eco anche Shearon: «Lavoriamo dalle nostre case, dalle case dei clienti, dal nostro studio, dalle caffetterie e persino dal cantiere. Utilizziamo l'app Houzz Pro per tutte le comunicazioni e questo ci aiuta ad avere un metodo di lavoro snello e organizzato», dice.
Tieni presente che in alcuni casi potrebbe avere senso rifiutare i progetti. «Abbiamo preso la decisione di crescere responsabilmente non accettando più progetti di quelli che il nostro team sia in grado di gestire agevolmente», dice Jones. «In questo modo offriamo un'attenzione speciale ai nostri clienti, garantendo un alto grado di eccellenza e ponendoci come i loro consulenti di fiducia».
6. Cerca costantemente ispirazioni
Essere in grado di concentrarti sulle parti del tuo lavoro che preferisci, piuttosto che in quelle che non ti piacciono, farà la differenza per aiutarti a mantenere un alto livello di produttività evitando il burnout. Qualunque cosa ti appassioni, assicurati di alimentare quella passione. Forse per te l'ispirazione arriva visitando un museo o un bel parco, oppure viaggiando, guardando video e ascoltando musica, o magari partecipando alle fiere di settore.
Molto probabilmente ti piace navigare in siti web dedicati al design d'interni e lasciarti ispirare dai progetti di altri professionisti del settore. L'interior designer Jill Nelson apprezza particolarmente l'ispirazione creativa offerta da Houzz. «È una grande risorsa per trovare nuove idee», dice. «Chiedo a ogni cliente di creare un Ideabook in modo che possiamo condividere le nostre idee e confrontarci facilmente».
A prescindere dal tuo metodo preferito per nutrire la creatività, ricorda che sfruttando la tecnologia e gli strumenti innovativi avrai sicuramente un notevole risparmio di tempo ed energie, soprattutto se la tua attività sta crescendo a passi da gigante.
