Prepararsi a condurre una conversazione difficile può essere utile a mantenere il controllo e favorire la produttività. Nel caso in cui debba comunicare notizie spiacevoli o porre domande complicate, questi consigli ti aiuteranno a gestire la situazione con tatto.
FISSARE UN APPUNTAMENTO
Se non si tratta di un’emergenza è preferibile fissare un appuntamento. In questo modo l’interlocutore potrà prepararsi mentalmente a intrattenere una discussione. È consigliabile però non lasciare passare troppo tempo da quando si fissa l’appuntamento alla data stabilita, per garantire che le notizie siano tempestive ed evitare inutili interpretazioni.
COMUNICARE FACCIA A FACCIA
La comunicazione non verbale, come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, può trasmettere molto più delle parole e alleggerire la discussione su argomenti spinosi. Quando possibile, è consigliabile incontrarsi di persona o utilizzare un programma di videochiamata.
PREPARARE UNA SCALETTA
A volte potrebbe sembrare superfluo, ma scrivere una scaletta o un intero discorso può permettere di gestire più agevolmente la conversazione. È buona prassi esercitarsi prima dell’incontro e imparare i punti salienti, in modo da mantenere il contatto visivo con l’interlocutore durante il dialogo.
CONDIVIDERE LA SOLUZIONE
Se il problema da comunicare è già stato risolto si può iniziare la conversazione con questa premessa. In caso contrario, puoi condividere il tuo piano d’attacco o chiedere all’interlocutore di contribuire alla sua risoluzione. Dopodiché è buona prassi inviare un’e-mail o un messaggio con il riepilogo dei punti chiave e gli step da seguire.
USARE IL TONO GIUSTO
Il tono di voce ha un grande impatto su come il messaggio viene percepito dall’interlocutore. L’argomento specifico della discussione detterà il tono giusto, ma in generale, è consigliabile parlare con gentilezza e fermezza per trasmettere fiducia e prevenire reazioni negative.
MOSTRARE EMPATIA
Per superare una discussione accesa o un disaccordo, il primo passo è comunicare all’altro che si comprende il suo punto di vista. Questo avrà un grande impatto e favorirà la ricerca di un compromesso. Inoltre è consigliabile praticare sempre l’ascolto attivo dando valore alle opinioni e ai sentimenti dell’altro.
MANTENERE UN DIALOGO COSTRUTTIVO
Se qualcuno dei partecipanti alla discussione alza la voce o utilizza un linguaggio inappropriato, puoi riportare il focus sul tema con una semplice frase come “Mi piacerebbe mantenere un dialogo costruttivo per favore”.
Puoi scaricare tutti i consigli in PDF a questo link.
