Le informazioni contenute in questo articolo non devono essere considerate come una consulenza legale, commerciale o fiscale. Ti invitiamo a chiedere consiglio al tuo consulente, avvocato o commercialista rispetto a come applicare queste informazioni alla tua specifica attività.
Sappiamo che il mancato pagamento da parte di un cliente può essere frustrante, ma è importante mantenere la propria professionalità, concedere il beneficio del dubbio e riconoscere che potrebbero sorgere imprevisti che impediscono di pagare entro i termini concordati. Nel campo della progettazione di interni possono verificarsi situazioni specifiche che è importante conoscere per prevenire i problemi nei pagamenti.
Esistono diversi modi per ridurre il rischio di pagamento mancato o in ritardo. Ad esempio inserire nel contratto una clausola sulle condizioni e i termini di pagamento e creare fatture complete di ogni dettaglio per effettuare il pagamento. Scopriremo anche cosa fare se un cliente insoddisfatto si rifiuta di pagare e quando è necessario intraprendere un'azione legale. Clicca su uno dei link qui sotto per leggere direttamente la sezione che ti interessa:
Cosa fare se un cliente non effettua un pagamento
Quando un cliente ha un pagamento in sospeso, è consigliabile non saltare a conclusioni affrettate o prendere subito misure più estreme. È necessario tenere presente che, in alcuni casi, potrebbe esserci una motivazione valida che giustifica il ritardo, quindi cerca di non avere una reazione troppo severa.
Ecco cosa fare se un cliente non paga i tuoi servizi di progettazione di interni e come puoi migliorare le tue azioni con un approccio ponderato che valuta ogni situazione caso per caso:
1. Invia un'e-mail di sollecito non appena la scadenza del pagamento è stata oltrepassata
Se il cliente non effettua un pagamento entro la data prestabilita, è preferibile non aspettare troppo (da 3 a massimo 7 giorni lavorativi) e inviare un'e-mail di gentile sollecito. Lasciare passare troppo tempo potrebbe ritardare ulteriormente i tempi di pagamento.
Nella prima e-mail di sollecito puoi usare frasi come "Vorrei assicurarmi che abbia ricevuto la fattura scaduta il [data]..." o "Vorrei verificare con te la fattura scaduta il [data] per sapere se hai delle domande…" ecc. In questo modo tieni aperte le possibilità che il cliente possa avere perso un'e-mail, che possa essersi semplicemente dimenticato o che abbia dei dubbi irrisolti. È molto importante menzionare la data di scadenza della fattura in questa e-mail in modo che il cliente legga esplicitamente il ritardo.
2. Chiama il cliente dopo qualche giorno dall'invio dell'e-mail di sollecito
Se sono trascorsi alcuni giorni e il cliente non ha ancora risposto alla tua e-mail, prova a ricontattarlo con una telefonata. Come saprai siamo inondati di e-mail ogni giorno e non sempre riusciamo a leggerle tutte, inoltre può anche succedere che alcune e-mail finiscano nella cartella di spam. Una telefonata può offrirti un secondo canale di comunicazione per raggiungere il tuo cliente e aiutarti a trasmettere un tocco personale. Durante la chiamata (o attraverso un messaggio vocale) chiedi cortesemente al cliente se ha ricevuto la fattura e l'e-mail di sollecito relativa al pagamento, menziona la data di scadenza della fattura e chiedigli se ha domande o se puoi essere di aiuto per quanto riguarda il processo di pagamento.
3. Invia un'e-mail o una lettera di recupero crediti
Se dopo aver inviato l'e-mail di sollecito e aver tentato di raggiungerlo al telefono, il cliente non ha ancora effettuato il pagamento, allora è il momento di inviare una lettera o un'e-mail di recupero crediti (di solito da 60 a 90 giorni dalla data di scadenza del pagamento). Questo tipo di comunicazione è più formale e dovrebbe includere tutti i dettagli della fattura originale (data di scadenza, metodi di pagamento accettati, ecc.). Al cliente viene dato un nuovo termine per il pagamento e vengono spiegati quali passaggi sarà necessario eseguire se non viene ricevuto entro tale data - compresa la possibilità di affidarsi a un'agenzia di recupero crediti o l'avvio di azioni legali.
4. Contatta un'agenzia di recupero crediti o di factoring
Prima di contattare un avvocato e portare il tuo cliente in tribunale, puoi richiedere la consulenza di un'agenzia di recupero crediti o di una società di factoring. Le agenzie di riscossione sono esperte nell'ottenere i pagamenti dai clienti insolventi, quindi puoi affidarti alla loro esperienza e alleggerirti dall'onere di riuscire a raggiungere il tuo cliente e riscuotere il pagamento. Le società di factoring invece "acquisteranno" la fattura del tuo cliente e ti daranno una percentuale dell'importo in anticipo. Se hai bisogno di liquidità immediata, questa potrebbe essere una buona opzione per te, ma tieni presente che queste società in genere hanno percentuali di commissione alte (trattengono dal 10 al 20% del credito).
5. Invia una lettera di messa in mora
Una letta di messa in mora è l'ultimo passo prima di intraprendere un'azione legale contro il tuo cliente. Questo ultimo sollecito può essere scritto da te o da un avvocato, anche se nel secondo caso tende ad avere un impatto maggiore. (Tratteremo le opzioni legali nella prossima sezione.)
Esempi di possibili scenari in cui un cliente non paga i tuoi servizi di progettazione di interni
Sappiamo che il mancato pagamento da parte di un cliente può essere frustrante, ma è importante mantenere la propria professionalità, concedere il beneficio del dubbio e riconoscere che potrebbero sorgere imprevisti che impediscono di pagare entro i termini concordati. Nel campo della progettazione di interni possono verificarsi situazioni specifiche che è importante conoscere per prevenire i problemi nei pagamenti.
Cosa fare se un cliente desidera un lavoro extra non concordato
In questo scenario, potresti aver riscosso il pagamento in anticipo per il progetto iniziale, ma in seguito il cliente ha richiesto delle modifiche o ha deciso di ampliare il progetto rispetto a quanto inizialmente concordato.
Per evitare pagamenti insoluti, puoi prendere in considerazione la tariffazione su base oraria, che aiuta il cliente a essere consapevole delle conseguenze delle modifiche in corso d'opera. Se hai preferito un preventivo a corpo, puoi includere nel contratto una clausola che specifica in anticipo il numero massimo di revisioni consentite per l'importo concordato. Un contratto chiaro e trasparente ti farà risparmiare tempo, denaro ed eventuali problemi in itinere.
Cosa fare se un cliente cambia idea su materiali o prodotti dopo la consegna dell'ordine
Quando un cliente vede dal vivo i mobili o gli articoli che ha ordinato può accadere che cambi idea. Ma se non hai addebitato al cliente una percentuale significativa o l'intero importo, potresti avere complicazioni con il pagamento del fornitore. Per mobili o prodotti personalizzati, è preferibile chiedere l'importo totale in anticipo in modo da tutelarti da questo potenziale rischio.
Cosa fare se un cliente si rifiuta di pagare
In altri casi, il cliente potrebbe rifiutarsi di effettuare il pagamento a causa di circostanze specifiche. Ecco come prepararti a queste situazioni:
- Cosa fare quando un cliente non è soddisfatto del risultato del tuo lavoro
Se il tuo cliente esprime la sua disapprovazione rispetto al risultato finale, organizza una telefonata o un incontro dal vivo per comprendere meglio le sue aspettative e affrontare la sua insoddisfazione. Potrebbe essere necessario riesaminare la proposta progettuale per assicurarsi che l'intervento completato sia in linea con quanto concordato nelle prime fasi della trattativa, cercando di capire se ci sono state delle lacune o quale potrebbe essere la causa dei problemi sollevati dal cliente. Cerca di capire esattamente cosa non ha funzionato per il cliente: ti aiuterà a risolvere la situazione e a essere maggiormente in grado di discutere le opzioni per negoziare un nuovo piano di pagamento o per rivedere il progetto. - Cosa fare se un cliente si trova in difficoltà economiche
A volte il cliente non ha effettuato un pagamento semplicemente perché non può. Potrebbe aver sopravvalutato i fondi a sua disposizione oppure potrebbe trovarsi a dover affrontare difficoltà economiche impreviste per una serie di motivi. Come sappiamo questo purtroppo nella vita può accadere, ma ciò non toglie che tu abbia diritto di ricevere il tuo pagamento. Prima di intraprendere un'azione più severa, prova a trovare un accordo con il cliente e stabilire un nuovo piano di pagamento oppure valuta se ci sono altre strade percorribili che possono risolvere la situazione (ad esempio un prestito personale).
Nei casi appena descritti ti consigliamo di mettere in pausa i lavori fino a quando i clienti non saranno in regola con i pagamenti. Se queste misure falliscono, potrebbe essere necessario intraprendere un'azione legale per riscuotere i pagamenti. Ecco alcune opzioni da considerare:
- Avviare una causa per controversie di modesta entità:
Il procedimento per le controversie di modesta entità consente di presentare in tribunale un reclamo nei confronti di un cliente. Tuttavia, questa procedura può richiedere molto tempo e impegno. - Consultare un avvocato:
Se il pagamento dovuto supera il limite stabilito nelle cause per controversie di modesta entità o se preferisci il supporto di un esperto in materia, puoi richiedere la consulenza di un avvocato. Cerca un professionista specializzato in piccole imprese o nel recupero crediti, e assicurati di soppesare le spese legali rispetto al pagamento da riscuotere per valutare se ne vale davvero la pena.
Come prevenire pagamenti mancanti o in ritardo
Se un cliente non paga una fattura per i tuoi servizi di progettazione di interni, potresti dover rivedere il tuo approccio di fatturazione per evitare queste spiacevoli situazioni in futuro. Ecco alcune strategie chiave:
- Struttura un tariffario per i tuoi servizi di progettazione di interni:
Quando redigi il contratto per il cliente, assicurati di includere tutte le informazioni sulle commissioni. La tua tariffa potrebbe cambiare da progetto a progetto, oppure potresti avere tariffe fisse per alcuni servizi e tariffe su base oraria per altri. In ogni caso, è importante assicurarti che i costi siano descritti in modo chiaro e dettagliato nella tua fattura, in modo da offrire la massima trasparenza al cliente. - Dettaglia le tariffe nel contratto:
Se stili un contratto per i tuoi clienti, includi le informazioni sulle tue tariffe e il programma di pagamento previsto. Non iniziare mai a lavorare su un progetto prima di aver ricevuto l'approvazione del cliente in forma scritta con data e firma - che si tratti del contratto o di un qualsiasi documento in cui sono indicate le tue tariffe e i termini di pagamento. Tutelarsi per iscritto è sempre fondamentale. - Stabilisci le aspettative in anticipo:
È fondamentale includere le date di scadenza delle fatture (in genere a 30 o 60 giorni) in modo che il cliente sappia esattamente quali sono i termini per effettuare il pagamento. Le penali per il ritardato pagamento sono efficaci per scoraggiare i clienti, quindi è consigliabile includerle nel contratto e in ogni fattura. - Chiedi un acconto e fattura in anticipo le ore di lavoro previste per il mese successivo:
Con questa strategia sarai in grado di avviare il progetto con una base economica in mano (l'acconto) e avrai la certezza che il lavoro svolto nel mese successivo ti verrà retribuito. In questo modo, non rischierai di dover anticipare spese o di non ricevere il pagamento che ti spetta per le ore lavorate. Ovviamente dovrai specificare le condizioni e i termini di pagamento nel contratto con il cliente. È consigliabile offrire anche una spiegazione a voce per chiarire in anticipo eventuali dubbi e domande.
Oltre a rivedere il tuo approccio di fatturazione e il contenuto delle tue fatture, dovresti anche assicurarti che i tuoi contratti siano il più chiari e comprensibili possibile. Premettendo che quanto segue non costituisce una consulenza legale, abbiamo raccolto alcuni consigli utili per migliorare i contratti di progettazione di interni, in modo da evitare problemi nei pagamenti:
- Innanzitutto il contratto deve includere la descrizione del progetto, i servizi forniti, la data di completamento prevista, le responsabilità del cliente, la struttura tariffaria, i metodi di pagamento accettati, le scadenze di pagamento, la clausola risolutiva, la data, la tua firma e quella del cliente.
- Descrivi chiaramente il preventivo e quali sono i servizi di base inclusi. Elenca anche eventuali servizi aggiuntivi e i rispettivi costi (ad esempio, cosa non è incluso nelle voci di preventivo). Un contratto esaustivo ti permetterà di offrire la massima trasparenza sui servizi concordati e su quelli non concordati per evitare malintesi.
- Descrivi il procedimento delle richieste di modifica e quali sono le possibili conseguenze sui costi finali se il cliente desidera modificare gli ordini e/o le lavorazioni previste a cantiere avviato. Una clausola che prevede il pagamento immediato nel momento in cui si decide la modifica - invece che dopo il completamento del progetto - contribuirà a evitare potenziali pagamenti in ritardo o in sospeso.
- Stipula che il pagamento per arredi e prodotti personalizzati debba essere effettuato in anticipo, per intero o in una percentuale appropriata (in modo che la tua impresa sia coperta dal punto di vista economico).
- Includi una clausola sui pagamenti in ritardo.
- Descrivi la tua politica per i mancati pagamenti e le misure che adotterai in questi casi. Potresti menzionare la collaborazione con un'agenzia di recupero crediti, il perseguimento di un'azione legale, ecc.
Conclusioni
Ora sai cosa fare quando un cliente non paga i tuoi servizi di progettazione di interni e quali sono i passaggi da intraprendere per assicurarti di ricevere il compenso che ti spetta. Conosci anche gli accorgimenti per migliorare le tue fatture e i tuoi contratti, in modo da prevenire questo tipo di problematiche.
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